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É de extrema importância que todo produtor saiba como funciona a logística de eventos e como é feita a sua organização de forma eficiente. Afinal, ela envolve diversas áreas, como o planejamento, a escolha do local, a gestão do estoque e cadeia de suprimentos, entre outras.
Organizar um evento de sucesso exige uma ótima gestão de logística. Dessa forma, o produtor se previne contra eventuais erros durante o evento, está preparado para imprevistos, além de garantir a boa experiência dos participantes.
Para entender melhor o assunto, acompanhe neste artigo:
- o que é logística de eventos?
- qual é a importância da logística de eventos?
- como implementar a logística de eventos?
O que é logística de eventos?
A organização de um evento não é uma tarefa simples, há vários detalhes que precisam ser pensados. Para que tudo saia como planejado, o profissional deve utilizar a logística para manter a situação sob controle, resolver pendências, emergências e garantir o bom andamento do evento.
Mas o que é a logística de eventos?
Os seus principais componentes são:
- a etapa de definição de datas e horários;
- planejamento de entregas (como equipamentos que serão utilizados no evento e diversos outros materiais que serão utilizados ou oferecidos para o público);
- montagem e desmontagem do evento (palcos, cenários, stands, etc);
- garantir o funcionamento de tecnologias necessárias para o evento;
- serviços de apoio (equipe médica, vigilância, staffs para tirar dúvidas, etc).
Como implementar a logística de eventos?
Para garantir o sucesso do evento, coloque em prática as principais etapas da logística. Veja a seguir algumas dicas do que o produtor deve fazer para implementar essa demanda.
Faça o planejamento
Independentemente do tipo de evento, é imprescindível planejar tudo o que deve ser feito. Esse plano deve conter as informações necessárias para garantir que todas as etapas sejam feitas de maneira correta — do pré ao pós evento.
Por exemplo, defina com antecedência:
- qual é o perfil do público;
- qual será o orçamento disponível;
- uma estimativa da quantidade de participantes;
- o tema do evento;
- a data e localização;
- serviços e facilidades que vai oferecer durante;
- alimentação, coffee-break;
- entre outros.
Priorize a estrutura do local
Imprevistos acontecem, então é sempre bom pensar em soluções para possíveis problemas a fim de evitá-los. Portanto, — até por questão de segurança — escolher um local para o evento com uma ótima estrutura é essencial.
Dessa forma, caso aconteça chuva muito forte, queda de energia ou alguma outra situação do tipo, ter uma estrutura preparada fará toda a diferença. Tenha a proteção necessária, utilizando equipamentos como geradores, ofereça pontos de acessibilidade, entre outros meios de solução para esses imprevistos.
Defina as funções de cada equipe
É praticamente impossível realizar todo o evento sozinho, sendo assim, o produtor precisa definir bem a função das equipes e deixar cada uma responsável por um setor. Por exemplo, delegar alguém para ser responsável por organizar o translado de participantes e outro para cuidar da parte de alimentação.
Tenha fornecedores de qualidade
Escolher estrategicamente os fornecedores é uma tarefa importantíssima. Eles precisam entregar o que foi solicitado, no tempo combinado. Usando o exemplo citado acima, sobre alimentação, imagine que algo aconteça e a comida que seria oferecida para os participantes não é entregue?
Seria uma situação muito incômoda para todos. Por isso, conte com fornecedores e contratos que evitem esse tipo de risco. O que é válido não só para os alimentos no evento, mas para todo o resto.
Conclusão: os pilares para uma logística de eventos eficiente
Por fim, fica evidente que cada etapa de um evento deve ser bem planejada, por isso, é importante que o organizador conte com uma equipe bem treinada e capacitada para garantir o sucesso da produção.
Por esse motivo, investir na capacitação da equipe — com treinamentos estratégicos (de como fazer um ótimo evento) e técnicos (para lidar com todos os detalhes de segurança, infraestrutura e tecnologia) — é fundamental.
Já que organizar um evento demanda diversos esforços, o produtor pode criar um checklist com todas as pendências. Assim, ele terá maior controle sobre o que já está resolvido e o que ainda precisa ser feito. Isso auxilia a melhorar a logística de eventos.
O que colocar nesse checklist?
Essa lista deve conter os detalhes pendentes, assim como os contatos de prestadores de serviços. Assim, qualquer um que ficar responsável pelo evento e tiver esse documento, saberá o que fazer.
Outro ponto de atenção é buscar parceria com fornecedores e prestadores de serviços de qualidade e que possam suprir as demandas do evento.
A execução da logística do evento é o que vai garantir a montagem correta das estruturas, a movimentação estratégica de pessoas e objetos, assim como o cumprimento da programação no tempo certo, sem imprevistos.
Além de pensar na logística, saiba como fazer o controle financeiro para o seu evento e entenda por que ele também é fundamental.