O sucesso de um evento depende de muitos fatores que vão além do seu conceito e do que ele oferece ao público. Com isso, um dos principais erros cometidos pelos produtores, por exemplo, é gastar muito tempo com planejamentos e organizações de operação técnica, mas pouco tempo – chegando até mesmo não investir atenção – na comunicação e na divulgação de seus eventos.

Para que essa divulgação aconteça de forma assertiva, é necessário montar um bom plano de comunicação, que contemple todos os aspectos e informações importantes para que o seu evento se torne conhecido do público e, consequentemente, o mesmo seja bem-sucedido. Essa é a chave de um plano de comunicação: definir como um possível público do seu evento ficará sabendo do mesmo.

E é claro que explicaremos do que se trata exatamente esse plano de comunicação para divulgação de eventos e como montar um modelo que poderá ser usado em todos os seus projetos. Vamos lá!

O que é um plano de comunicação e como montá-lo?

O plano de comunicação é um documento que servirá de guia para todos os esforços de comunicação em relação ao seu projeto, incluindo os investimentos que serão necessários para a divulgação do mesmo.

Apesar de ser um documento completo e importante, o plano de comunicação não é exatamente algo muito difícil de ser feito e, para montá-lo, basta organizar tudo em uma planilha.

Essa planilha deverá conter todas as informações indispensáveis para a divulgação do seu evento, por isso, montá-la pela primeira vez pode ser um pouco trabalhoso e demorado. Mas, o lado bom desse empenho é que, uma vez preenchida a planilha, você poderá usá-la em outros momentos, principalmente conferindo e analisando o que deu certo ou não, quais foram os resultados obtidos, o que precisa mudar para melhorar, o que faltou ou o que sobrou etc.

Vale ressaltar que, apesar de criar o plano de comunicação uma única vez, é importante sempre atualizá-lo, principalmente após cada iniciativa colocada em prática, e cada resultado obtido. Mas para cada novo projeto (um outro evento), um novo plano deve ser montado com as características deste.

Não existe exatamente um padrão formal ou um passo a passo a ser seguido para montar o seu plano de comunicação. Mas esse plano deve responder duas questões importantes:

Quais são as melhores formas (meios, mídias e canais) de fazer a divulgação do seu evento?

Quanto tempo essa divulgação deve durar em cada meio? (em seguida, você também vai precisar pensar no conteúdo de cada meio, que informações divulgar, em que meios, ao longo do tempo)

Com isso, sua planilha deverá ter, basicamente, essas duas informações: os meios (mídias) e a frequência com que tudo será trabalhado.

Em um exemplo prático, você pode escolher divulgar o seu evento através da sua própria página no Facebook, usando um anúncio pago que rodará pela plataforma por uma semana. Isso quer dizer que você escolheu um meio pago (Facebook Ads), com frequência de 7 dias.

É claro que outros pontos devem ser considerados, como o alcance, que nada mais é que o número de pessoas que precisam ser atingidas com a divulgação do seu evento. O alcance, porém, está diretamente ligado às definições de mídias e frequência de uso, afinal, são elas que determinarão que viu a sua divulgação. Por exemplo, também pelo Facebook, ao escolher seu público, objetivo do anúncio e a verba a ser investida, a própria ferramenta te informa quantas pessoas você “alcançará” x dia de divulgação. 

Lembre-se: quanto mais presente seu evento estiver na cabeça do público, melhor serão os resultados obtidos. Assim, tenha em mente que uma boa divulgação de evento precisa acontecer com, no mínimo, com 15 dias de antecedência.

Quais meios fazem parte de um planejamento de comunicação

Dentro do plano de comunicação é importante definir quais serão os meios que servirão para divulgar o seu evento. Para facilitar essa listagem, uma sigla pode ajudar bastante a simplificar o entendimento: PEPP. Mas, o que é PEPP?

PEPP é uma abreviação para os quatro tipos de meios que você pode usar para a divulgação de eventos:

Meios Próprios

Meios Espontâneos

Meios Parceiros

Meios Pagos

Definir esses meios ajuda a saber, entre outras coisas, quais serão as mídias que precisarão de investimento financeiro, e quais não precisam. E é importante dizer que eles podem ser usados combinados ou não. Ou seja, você pode usar apenas um deles, ou dois, ou todos, de acordo com a características do seu evento.

Os Meios Próprios são todos aqueles que você pode ativar sem precisar pagar. Entre os exemplos estão postagens orgânicas (não pagas) em redes sociais, envio de newsletters, postagens em um site ou blog que você já tenha, entre outros. Se por acaso você tem um bar, você pode simplesmente escrever numa placa (ou parede) a data do seu próximo evento. Este não deixa de ser um Meio Próprio, é seu e você não paga para ativá-lo. Vale ressaltar que anúncios pagos em redes sociais não entram nessa categoria, já que precisam de um investimento em dinheiro.

Os Meios Espontâneos são, como o nome já diz, “espontâneos”. É difícil ter controle sobre eles em relação ao número de pessoas que serão atingidas. Ao mesmo tempo, essa é uma forma poderosa de convencimento, e usa artifícios que aumentam o boca a boca sobre o seu evento. Aliás, o boca a boca é justamente o que os Meios Espontâneos são voltados a atingir.

Ações de guerrilha entram nesse nicho, ou outras formas trabalhadas por meios mais especializados, como agências de relações públicas e assessorias de imprensa.

Os Meios Pagos são, de fato, todos aqueles que você investe dinheiro em troca de um resultado premeditado. Essa é sempre a primeira ideia que vem à cabeça das pessoas quando o assunto é divulgação de eventos (mas agora você sabe que essa não é a única opção).

Entre as opções que podem ser exploradas nos meios pagos estão outdoors, espaços comerciais (rádio, jornal, TV), postagens pagas em redes sociais, produção de flyers e cartazes, contratação de influenciadores digitais e todas demais formas da “publicidade tradicionais”.

Por fim, os Meios Parceiros são aqueles que acontecem, quase sempre, como permuta, já que não terão custo algum para o produtor de evento. Um influenciador digital, por exemplo, pode fazer a divulgação do seu evento em troca de um ingresso para o mesmo. Algumas marcas e empresas também podem fazer o mesmo tipo de divulgação em troca de um espaço dentro do evento para divulgarem seus próprios produtos e/ou serviços.

É claro que, quando pensamos em custo-benefício, os meios parceiros são opções atraentes. Mas, em todos os casos é necessário levar em consideração aspectos que são específicos de cada evento, como o público-alvo, por exemplo. Afinal, de nada vale apostar e investir em um meio de divulgação no qual o seu público não está.

Como saber se meu plano de comunicação vai dar certo?

Apesar das projeções, para saber se um plano de comunicação dará certo ou não, é preciso colocá-lo em ação, ou seja, realizar todas as definições que ali foram organizadas. Assim,  na hora de montar a divulgação do seu evento, toda atenção e informação faz diferença para garantir bons resultados de primeira.

Com o passar do tempo, fica mais fácil conferir o feedback dos resultados e avaliar o que deu certo ou não, e assim fazer os ajustes necessários para otimizar ainda mais a divulgação do seu evento.

Para conferir mais dicas de como preparar uma divulgação para o seu evento, continue acompanhando nossos posts aqui no Blog da Sympla. Até o próximo!