Quando o produtor começa o planejamento de um evento, uma das primeiras providências, também uma das mais importantes, é a escolha do local mais adequado. São diversos tipos de eventos, com características diferentes, portanto, cada qual precisa de um espaço ideal que vai além do conceito de comportar o número de participantes.

O primeiro passo para definir o local é fazer um levantamento de todos os itens essenciais para a realização do evento. Tenha em mãos um checklist completo com as informações referentes ao público estimado, energia elétrica, equipe, atrações, equipamentos, necessidade de área aberta ou não. É importante, inclusive, realizar pesquisas sobre o melhor tipo de espaço para determinada categoria de produção, além de se atentar à época do ano para ter noção do tempo, algo imprescindível para eventos em locais abertos. Depois, saia em busca do lugar perfeito!

A seguir, temos dicas valiosas que irão auxiliar na escolha do local correto para cada tipo de evento.

Palestras, Conferências e Congressos

A realização de eventos com caráter de reunião de discussão, como palestras, conferências e congressos, possuem algumas demandas específicas que devem ser consideradas. O local deve ser em formato de auditório, possuir boa acústica, contar com cadeiras confortáveis, ter boa iluminação e permitir o uso de equipamentos como projetor, caixas de som, microfone, dentre outros.

Visite o local e analise cada detalhe como um espaço para disponibilizar água e café para os participantes ou fazer um coffee break, até instalações elétricas, número de banheiros e saídas de emergência. Verifique também o tipo de mobiliário utilizado e sua conservação. Todos esses pontos são decisivos para o aproveitamento da produção.

#DicaSympla: Agora você já pode baixar os e-books para se profissionalizar ainda mais na produção de congressos, seminários e conferências:

Cursos e Workshops

Eventos com caráter educacional precisam de especial atenção quanto ao espaço no qual serão realizados. O foco do produtor é priorizar que a mensagem do educador, palestrante ou seminarista alcance a todos os participantes de forma clara. Portanto, em cursos e workshops, o local deve possuir cadeiras confortáveis, um palco, equipamentos eletrônicos para som e imagem e acústica impecável.

Dependendo da proposta do evento, ele pode ocorrer em um auditório ou em salas com mesas. Se o curso ou workshop for realizado com uso de materiais específicos ou até de computadores, defina o tamanho das mesas e o espaçamento entre elas. Isso influenciará no tamanho do local a ser alugado e quantos computadores ele oferece e, caso você mesmo produza este espaço, irá influenciar na escolha do fornecedor de mesas que atenda às suas necessidades.

Shows e apresentações culturais

A realização de shows e apresentações culturais deve ser realizada em locais que já possuem uma estrutura básica para a montagem do palco, instalação de equipamentos e movimentação dos participantes. O local ainda precisa possuir uma área para os artistas e sua equipe, com camarim e banheiros exclusivos.

Verifique a acústica do local, pois para produções culturais ou shows, uma boa sonorização é indispensável. Caso seja necessária a contratação de um palco grande e transporte de diversos equipamentos, verifique com o responsável pelo local todas as exigências e restrições, como largura e altura do palco, iluminação e voltagem das tomadas, dentre outros pontos importantes. Observe, ainda, se é melhor optar por um espaço a céu aberto ou fechado. Caso a época seja chuvosa, você poderá planejar antecipadamente medidas para evitar transtornos como acidentes em áreas molhadas, dificuldade de chegada das pessoas, dentre outros.

Independentemente do tamanho do local, ele deve possuir uma área adequada para a montagem de um bar onde os participantes encontrarão as bebidas e, conforme o caso, as comidas. Esta área deve ser estratégica, possuir fácil acesso e o tamanho dela deve sem compatível com o número de pessoas presentes. Isso significa que o bar deve ser grande para comportar diversos funcionários atendendo caso haja muita gente no local, ou ser pequeno em caso contrário. Definir o tamanho do bar é essencial para não gerar longas filas e deixar os participantes irritados.

A tradição do espaço escolhido também conta muito para atrair as pessoas. Realizar um show de rock em um local com constantes apresentações de grupos de pagode com certeza não será bem-visto pelo público desejado.

Eventos empresariais

Coquetéis, lançamento de produtos, comemoração pelo alcance de metas, treinamento de funcionários, encerramento e abertura de projetos são eventos que merecem uma atenção especial quanto ao lugar de realização. O local de eventos empresariais deve comportar o público estimado de forma confortável, com espaço suficiente para circulação de pessoas, instalação de buffet e decoração. Leve em consideração a facilidade de acesso, afinal seu público não irá se deslocar para locais muito distantes para participar do evento de sua empresa.

Eventos esportivos

Ao produzir eventos esportivos, é importante focar não somente no conforto do público, como também no dos atletas. Dependendo do tipo de esporte, escolha o local mais adequado para a prática dele. Isso significa não fazer adaptações para modificar o espaço pois apenas assim você garante que os atletas tenham segurança. Se o evento é um jogo de vôlei de praia, será que vale à pena cobrir com areia um espaço usado para futebol? É possível transformar uma área asfaltada usada por ciclistas se o evento for uma corrida de atletismo? Geralmente, mudanças simples são aceitáveis, como colocar uma rede de vôlei em uma quadra de futsal. Porém, alterações maiores como as primeiramente citadas, não são aconselháveis para o bem dos atletas pois dificultam a prática do esporte.

Para os espectadores, o espaço deve dispor de estrutura organizada: banheiros com fácil acesso, mobilidade entre os assentos, locais estratégicos para o fornecimento de bebidas e comidas e boa visibilidade para todos. É importante, ainda, verificar o espaçamento entre o local da prática esportiva e o público. Ambas as partes precisam estar seguras, sendo a primeira protegidas de boladas ou coisas do tipo e a segunda, sem correr risco de invasões por parte dos fãs.

Eventos Religiosos

A produção de eventos religiosos é conhecida por reunir um grande número de pessoas. Conforme o tipo e o objetivo do evento, haverá uma demanda diferente. Se houver uma apresentação artística para um grande público, as medidas são as mesmas encontradas no tópico sobre Shows e Apresentações culturais. Porém, se o evento religioso tiver um caráter educativo ou de reunião de discussão, se oriente com as dicas dos tópicos Palestras e Congressos ou Cursos e Workshops.

Geralmente, os grupos de uma igreja, por exemplo, fazem o que chamamos de retiro, que são encontros de até mais de um dia que podem acontecer em parques, fazendas, pousadas. Nestes casos, deve-se escolher bem o local, que deve dar estrutura para todos os participantes e ainda contar com lugares para possíveis reuniões, com microfones e som disponíveis.

Itens importantes para a escolha do local para qualquer evento

Algumas dicas valem para todos os tipos de eventos, uma delas é ter cuidado com a segurança. Escolha um local que seja seguro para os convidados e para equipe que irá trabalhar. Para isso, verifique se o alvará de funcionamento está em dia, assim como as avaliações do Corpo de Bombeiros. Saídas de emergência, extintores e geradores de energia são itens fundamentais e devem estar bem sinalizados.

Também observe os sanitários disponíveis, a quantidade deve estar de acordo com o público estimado e a localização deles deve ser de fácil acesso e reconhecimento. Além disso, verifique o estado de conservação geral do local como pintura, piso, carpete e escadas, afinal, estruturas comprometidas podem causar acidentes.

A localização do evento está diretamente ligada ao sucesso da produção pois também é responsável pela adesão e satisfação do público.

E aí, está pronto para providenciar o local do seu evento? Fique de olho nas particularidades de cada tipo e se oriente com estas dicas para escolher o espaço ideal. Com certeza você não terá problemas!


#DicaSympla: você produz eventos e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então, conheça a Sympla!