Por #EquipeSympla
Ouvir sua banda favorita em uma apresentação ao vivo é emocionante e revigorante. A adrenalina presente em shows musicais é capaz de deixar o dia de qualquer pessoa mais feliz. Mas você faz ideia do trabalho que acontece por trás dos bastidores?
O trabalho é árduo, e alguns detalhes são essenciais para o sucesso do evento. Para te ajudar a entender como organizar um evento musical, preparamos um guia rápido para quem está começando esse tipo de produção. Confira a seguir.
Como escolher a melhor data para o meu evento musical?
A data de realização do evento é fundamental durante a organização de um evento musical. Essa decisão é tão importante que pode definir o sucesso ou o fracasso do seu evento, por isso, é preciso muito cuidado.
Verifique se há eventos previstos na data pretendida na mesma cidade ou regiões próximas que possam dividir o público que poderia ir ao seu show. Essa informação é valiosa para evitar uma divisão do público.
Outro ponto a considerar é a proximidade de feriados. Isso pode ser prejudicial para o seu evento, caso a cidade de realização do evento não seja turística.
Escolha o local ideal para o evento
O primeiro passo para o produtor escolher o local ideal do evento é avaliar o número do público estimado para o evento. Quantas pessoas você espera receber?
Essa informação faz toda a diferença para a escolha do evento. Por exemplo, você poderá descartar espaços muito grandes se o seu evento tiver público reduzido.
Outro ponto é entender se o evento será em local fechado ou aberto. Existem especificações para cada tipo de espaço. Locais fechados demandam atenção à circulação de ar, localização e quantidade de banheiros disponíveis, acessibilidade e acústica.
Verifique também o histórico de eventos realizados no local. Se a casa é conhecida por receber eventos musicais do estilo punk, dificilmente ela atrai o público gospel. Lembre-se sempre de solicitar previamente o alvará de funcionamento para seu evento.
#DicaSympla: Como escolher o local adequado para seu evento
Tenha um check-list do evento e orçamento detalhado
Faça um check-list com todos os serviços que precisam ser contratados e todas as coisas que devam ser compradas. Esta lista irá ajudar você a ter o controle das atividades e a não esquecer nada, juntar informações como o contato dos responsáveis pelas atividades e dos fornecedores, e ainda ter o controle dos prazos.
Depois, faça o orçamento detalhado para te ajudar no controle total de cada gasto.
#DicaSympla: para transformar essas ações em vendas reais, sem improviso, a Sympla Store permite integrar na venda do ingresso, produtos, kits e benefícios extras, tudo no mesmo fluxo de compra. Assim, você organiza a oferta, facilita a decisão do público e amplia o potencial de faturamento do evento.
Faça contratações estratégicas para o evento
Na etapa de contratações é preciso recrutar uma equipe qualificada. O produtor deve contar com um grupo de profissionais experientes na área de eventos. Vale lembrar que não podem faltar equipes de som, montagem, limpeza e segurança.
Na parte técnica, procure profissionais renomados, investigue possíveis processos na justiça e busque o máximo de referências. Muitas vezes, um pequeno erro de equipes técnicas pode prejudicar o resultado final do seu evento.
Quem também merece atenção é a contratação do próprio artista. Em um evento musical, essa contratação é extremamente valiosa. Lembre-se de buscar um convidado que se encaixe na identidade da produção e no seu orçamento. Além do cachê, observe as exigências da atração e não deixe de inserir cláusulas que protejam a organização do show em caso de contratempos.
Atenção às taxas do ECAD para eventos musicais
Antes de qualquer evento musical, é necessário cumprir as obrigações com o órgão de fiscalização dos direitos autorais. Estamos falando do ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição).
Normalmente, em um show são apresentadas músicas de diferentes compositores. Se esse for o caso do seu evento, é preciso pagas as taxas equivalentes ao direito autoral dessas músicas. O valor cobrado pelo ECAD varia de acordo com o evento. Consulte o regulamento de arrecadação do ECAD.
Planeje a divulgação e a venda de ingressos
A chave para o sucesso de público de qualquer evento é uma boa divulgação. Utilize veículos de comunicação locais, e-mail marketing e as redes sociais. Escolha os que fazem sentido para apoiar seu evento a chegar até o público ideal.
Por exemplo, você pode fechar anúncios em rádios em troca de cortesias para os ouvintes e funcionários. A utilização de promotores ou influenciadores é também uma solução com baixo custo e bons resultados.
No digital, você pode aquecer sua audiência e divulgar as informações do evento de forma criativa. Por exemplo, articulando algum conteúdo com o artista convidando para o evento. Também considere sorteios na rede social do próprio evento.
Atenção com equipamentos e a passagem de som
Verifique com os músicos e DJ’s todos os equipamentos necessários para a realização da apresentação com suas devidas especificações. Lembre-se também dos equipamentos de iluminação e som.
É importante inserir no cronograma do evento um momento especial para a passagem de som. Ela deve ser realizada com antecedência para que haja tempo para solucionar eventuais problemas.
Por fim, não abra mão de geradores! A falta de energia pode fazer com que o evento acabe antes da hora. Se o produtor tiver geradores potentes à disposição, o show vai continuar com energia de sobra no palco e na pista.
Estruture a programação completa do evento
Tenha definida a programação de seu evento. Além de garantir que tudo aconteça no momento certo, você evita percepções negativas de parceiros e do público. Atrasos para iniciar o show causam um grande desconforto.
Inclua na programação todas as apresentações a serem realizadas, como DJ’s, bandas de abertura e a atração principal. Considere todas as trocas de figurino, instrumentos e das atrações em si. Quanto mais organizada a programação, mais atrativa ela fica.
Fechando o borderô
O borderô é a receita do evento. Nele devem constar todas as informações financeiras sobre o seu evento. Isso inclui os valores das contratações, a receita dos ingressos e qualquer tipo de movimentação de dinheiro que tenha ocorrido no evento. Em suma, borderô é o que chamamos de fechamento. Além disso, ele é um documento para análise e utilização em eventos futuros.
Com o borderô em mãos, você ainda pode conquistar mais patrocinadores. Afinal, uma administração organizada, com boa receita fortalece negociações.
Essas são apenas algumas dicas para ajudar você nessa grande tarefa que é a organização de um evento musical. Cuide de cada detalhe e atenção e siga nossas dicas e faça um evento de sucesso.
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