A produção de eventos é uma atividade bastante trabalhosa. São diversas etapas que precisam ser seguidas à risca para garantir sucesso à produção. Uma das etapas mais importantes para o planejamento de um evento é a visita técnica.
É nessa fase que o produtor conseguirá validar, por exemplo, questões importantes como ambientação, cenografia e acessibilidade. É preciso, no entanto, ter um olhar criterioso ao analisar alguns pontos críticos. Neste texto, a Sympla listou tudo o que o produtor não pode deixar escapar em uma visita técnica. Confira na leitura.
O que é visita técnica para eventos e qual a importância dessa etapa?
A visita técnica é uma vistoria prévia que o produtor faz no espaço onde o evento acontecerá. E nesse momento que o organizador avalia se, de fato, o espaço atende as necessidades da produção e está de acordo com o planejamento do evento.
Essa checagem final é importante antes de bater o martelo na contratação do espaço, já que garante que tudo ocorra como o planejado e evita imprevistos e problemas futuros em relação à estrutura da produção.
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Como fazer relatório de visita técnica do seu evento e o que observar?
Existem diversos pontos que devem ser verificados na visita técnica e é importante que o produtor não deixe nada passar despercebido. Para auxiliar nessa etapa, é válido criar um checklist de tudo o que deve constar no relatório e levá-lo impresso no dia da visita.
Para ajudar o produto nessa fase tão importante, a Sympla listou os principais pontos de atenção para garantir uma visita técnica eficiente e evitar dores de cabeça no futuro. Confira a seguir.
Analise o espaço em geral
O primeiro passo é dar uma olhada geral no espaço, analisando de forma crítica onde estão localizados os banheiros, se eles são suficientes, como está a pintura e a limpeza do espaço, entre outros pontos. Verifique também se a estrutura comporta o público esperado e todas as atividades planejadas para o dia.
Caso o evento exija a montagem de palcos, é preciso conferir as medidas do local onde a estrutura será colocada, analisando se haverá espaço suficiente para o trânsito de pessoas e equipamentos. Não esqueça, também, de conferir o isolamento acústico do espaço, para evitar problemas com a vizinhança.
Coloque a segurança em primeiro lugar
A segurança dos participantes precisa ser prioridade em qualquer tipo de evento, por isso, é essencial focar na prevenção para evitar acidentes e problemas.
Assim, na visita técnica é importante verificar a presença de saídas de emergência bem sinalizadas, extintores de incêndio e espaços para atendimento médico, caso seja necessário.
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Garanta acessibilidade
O evento vai estar preparado para atender pessoas com deficiência? Isso vai depender, principalmente, do espaço reservado. Por isso, a acessibilidade deve ser verificada na vistoria técnica. Análise se existem banheiros específicos para cadeirantes, rampas de acesso, sinalização para deficientes visuais, entre outros pontos.
Além de verificar a acessibilidade do espaço em si, é válido analisar a facilidade com que os participantes poderão chegar ao evento, conferindo estacionamentos, fluxos de trânsito e ofertas de transporte público ao local.
Tenha atenção à energia elétrica
Não se esqueça de verificar minuciosamente as instalações elétricas do espaço, analisando se existem pontos de iluminação onde é necessário e se os equipamentos atendem o planejado.
É importante checar também se existem geradores que possam ser utilizados em caso de falta de energia, dessa forma, a organização garante a continuidade do evento sem prejuízos para o produtor ou para o público.
Valide a cenografia planejada
É válido que a visita técnica seja feita junto com o responsável pela cenografia, para garantir que o espaço ofereça os recursos necessários para seguir com o planejamento.
O responsável pela área conseguirá estudar o local com mais assertividade, para validar as ideias conversadas anteriormente e, caso necessário, propor mudanças e soluções criativas para garantir o sucesso do evento.
Entenda se é possível modificar o ambiente
Por fim, é importante conversar com o fornecedor do espaço para entender se é ou não possível realizar modificações no espaço, como tendas, coberturas, ilhas e outros elementos.
Alguns espaços podem apresentar plantas recortadas ou paredes que dificultem a estruturação da produção como foi planejada. Nesses casos, é válido conversar com o próprio fornecedor. Ele terá experiência o suficiente com o local para propor modificações e trazer uma visão diferente sobre as possibilidades do local.
Concluindo, a visita técnica é uma etapa muito importante na organização de eventos. Ela é fundamental para conferir se o espaço está alinhado ao planejamento e se precaver, antevendo qualquer problema que possa atrapalhar a produção de eventos.
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