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Você sabe como organizar uma festa? A produção de eventos pode ser um negócio extremamente prazeroso e lucrativo – especialmente a organização de festas!

Se você gostaria de investir nesse ramo fazendo uma boa festa, existem várias questões e assuntos que você precisa considerar para começar a produzir um evento desse tipo. Com dedicação, cuidado e planejamento, é possível aprender como organizar uma festa e se tornar um grande produtor, realizando eventos inesquecíveis e sempre aguardados pelo público! 

Que tal começar a aprender como organizar uma festa e se tornar um organizador de sucesso? Continue a leitura para descobrir todas as dicas que trouxe para você :)

Como organizar uma festa:

Escolha o segmento de atuação ideal

O primeiro passo para começar a organizar festas é definir um nicho de atuação. As festas podem ser particulares ou abertas ao público, além de terem diversos temas e possibilidades que irão afetar diretamente as decisões de organização e planejamento do evento. Você pode realizar festas em formatos como:

Vale lembrar que a música é uma das partes mais importantes da festa. Por isso, muitas vezes, os estilos musicais que tocarão irão definir seu estilo e o público presente! 

Por exemplo: se você optar por uma festa sertaneja regada aos maiores sucessos de Gusttavo Lima, Henrique e Diego e Marília Mendonça, tenha em mente que seu público será e se comportará bem diferente de uma festa que toque clássicos do rock, como The Beatles e Rolling Stones.

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Atente-se às questões burocráticas

Como organizador de festas, você é responsável pela segurança de todos os presentes. Por isso, é extremamente indicado cuidar das questões burocráticas, como leis a serem seguidas e protocolos de segurança. 

Cheque com a prefeitura da sua cidade quais licenças, permissões ou cadastros você precisa ter para operar como produtor de eventos, como providenciar um CNPJ e um alvará de realização para cada evento.

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Conheça bem seu público

Depois de definir qual tipo de festa você pretende realizar, é necessário conhecer exatamente o público que você deseja atrair para o seu evento. Essa fase é extremamente importante no passo a passo de como organizar uma festa, já que existem diferentes estilos de festa dentro de um mesmo nicho. 

Busque identificar esse público-alvo respondendo a algumas perguntas, tais como:

  • Qual é a faixa etária do público?
  • Quais eventos do mesmo segmento ele costuma frequentar?
  • Quais são seus hábitos e interesses?
  • Quanto está disposto a pagar por um ingresso?
  • Quanto gasta, em média, para se divertir em uma festa (consumo de bebidas e alimentos)?
  • Quais canais utiliza para se informar sobre eventos?
  • Quais marcas de bebidas costuma consumir (refrigerantes, sucos, energéticos, bebidas alcoólicas)?

A partir do perfil do público, será possível planejar e executar as demais estratégias, como decoração para festa, divulgação, escolha do local, duração, preço dos ingressos, ambientação e até as atrações escolhidas.

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Explore o mercado de festas

O mercado de eventos é varia bastante de uma região para outra, tendo diferentes concorrentes, perfis de público, expectativas, locais disponíveis para as produções e por aí vai. Por isso, é fundamental conhecer o contexto no qual você está se inserindo.

Busque fazer um mapeamento sobre o mercado de eventos da sua cidade, conhecendo as principais produtoras e organizadores de eventos, as principais festas, as épocas do ano com maior volume de eventos deste segmento, entre outras questões importantes.

E, se você está se perguntando como fazer uma festa gastando pouco, minha dica principal aqui é trocar experiências e conhecimentos com outros produtores, frequentando festas com potencial estratégico e analisando como ele é executado. Dessa forma, você poderá fazer uma lista de contatos e fornecedores para os serviços das suas produções, como: 

  • Bebidas;
  • Comidas;
  • Limpeza;
  • Segurança;
  • Brindes;
  • Locação de equipamentos. 

Assim, você consegue produzir seus eventos com o apoio de fornecedores de confiança e qualidade!

Invista em profissionalismo

Existem algumas opções de cursos de especialização em gestão de eventos. Mas essa é só uma das alternativas existentes para quem quer investir no profissionalismo!

O tempo e a experiência em campo serão seus melhores amigos no desenvolvimento de habilidades profissionais para a criação, planejamento e execução de eventos.

Aproveite as facilidades da internet para aprender sobre as melhores práticas para organização de festas, além de dicas para melhorar seus eventos a cada edição! Aqui no Blog da Sympla, por exemplo, você encontra tudo isso e muito mais! ;)

Decida o melhor local para sua festa

Antes de começar a pensar neste tópico, é importante decidir se sua festa será presencial ou se será uma festa online. Essa escolha irá depender de diversos fatores, como o cenário externo, o orçamento disponível e os objetivos do evento. 

Se o seu caso for o de produzir uma festa online, você só precisará encontrar a plataforma de streaming que permita o acesso da quantidade de participantes planejada inicialmente. E essa busca não precisa ser difícil: com o Sympla Streaming, seu evento online pode ter capacidade de 300 a 1000 participantes (sujeita à análise), por até 8 horas ininterruptas. 

#DicaSympla: Descubra 6 motivos para experimentar nossa ferramenta de streaming

Mas se sua festa for presencial, o local escolhido deve ter espaço suficiente para acomodar o público com conforto, pensando no espaço para locomoção até banheiros, bares, caixas, palco e saída.

Por exemplo: para um público esperado em um show para 10 mil pessoas, é necessário um espaço que comporte ao menos 15 mil pessoas para garantir a boa circulação. 

Além disso, para festas em épocas chuvosas ou frias, é indicado procurar um espaço coberto, para assegurar que os participantes não se molhem e a diversão não seja comprometida.

Para te ajudar com essa etapa, preparamos um conteúdo especial sobre como escolher corretamente o local para seu evento!

Não se esqueça do controle de entrada e credenciamento

O controle de entrada e credenciamento é uma das etapas mais importantes para você que quer fazer uma festa boa. É neste momento que os participantes entrarão na sua festa, e a experiência deve ser positiva desde o início! 

É preciso montar uma portaria ágil, prática e descomplicada, para que o público não gaste na fila o tempo que poderia usar para desfrutar da festa. Afinal, não existe nada pior do que ficar horas esperando para entrar em um evento, não é verdade?

Também é essencial pensar em acessibilidade e em um esquema extra caso haja distribuição de brindes, kits ou pulseiras de identificação (no caso de camarotes e pistas premium, por exemplo).

Para simplificar essa etapa, a dica é utilizar o check-in online dos participantes. Assim, eles não precisam levar os ingressos no papel e a validação é muito mais rápida e segura. 

#DicaSympla: Como funciona a ferramenta de check-in para eventos da Sympla?

Use a tecnologia a seu favor

Para que a sua festa possa ser um sucesso, o ideal é investir em muito planejamento. Sabemos que isso dá trabalho, mas, lembre-se: você não precisa cuidar de tudo sozinho.

Existe uma infinidade de ferramentas e plataformas de gestão de eventos que podem te ajudar nessa tarefa, e a Sympla é uma delas! Conte com a gente para gerenciar a venda de ingressos e todas as informações sobre a sua festa. 

Com a Sympla, você pode:

  • Criar a página de vendas da sua festa
  • Separar ingressos por lotes;
  • Gerar códigos promocionais;
  • Integrar a página do evento às suas redes sociais;
  • Enviar convites;
  • Criar formulários personalizados;
  • E muito mais!

Viu só como organizar uma festa pode ser mais simples com a tecnologia? Que tal criar uma festa teste para experimentar essas ferramentas, na prática? Clique aqui para criar sua festa presencial ou online gratuitamente com a Sympla :)