Quem já organizou um congresso sabe que a produção não se resume a montar uma programação e reservar o auditório. É preciso pensar na submissão de trabalhos, confirmar os palestrantes, controlar inscrições, credenciamento, emissão de certificados… 

Os eventos científicos continuam sendo fundamentais para a troca de conhecimento, mas hoje eles precisam ir além do auditório e funcionar, também, no ambiente online.

Neste guia, você vai entender como estruturar seu evento passo a passo e garantir o sucesso da produção. Confira na leitura.

Defina o comitê científico e o tema do evento

Antes de abrir as inscrições ou divulgar a programação, é preciso estruturar a base do evento.

O comitê científico é o que sustenta a credibilidade dos simpósios e congressos. É ele quem define as diretrizes acadêmicas, organiza a avaliação dos trabalhos e contribui para a escolha dos palestrantes. 

Não basta reunir alguns nomes conhecidos, é importante formar um grupo diverso, com representantes de diferentes instituições e áreas de atuação.

Esse cuidado impacta diretamente na qualidade da programação e na quantidade de submissões recebidas.

O tema central também merece atenção. Ele precisa dialogar com desafios atuais da área e, ao mesmo tempo, permitir a criação de trilhas ou eixos temáticos. Um recorte muito amplo pode dispersar o foco; já um recorte muito restrito pode limitar o público. 

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Organize a submissão e a apresentação de artigos acadêmicos

Em muitos eventos científicos, a apresentação de artigos acadêmicos é o grande atrativo. Afinal, é quando os pesquisadores podem apresentar resultados, trocar experiências e ampliar o networking.

Para que essa etapa funcione bem, as regras precisam estar claras desde o início: prazo de submissão, formato do resumo ou artigo completo, critérios de avaliação e modalidades de apresentação, como oral ou pôster.

Mas não é só a parte acadêmica que exige organização. A parte operacional também faz diferença.

Ao estruturar as inscrições, você pode criar categorias específicas para autores com trabalho aprovado, autores ouvintes, estudantes e profissionais da área. Também é possível organizar lotes com valores diferentes, conforme o período de inscrição.

Estruture as inscrições de forma simples

O processo de inscrição é o primeiro contato do participante com o seu evento. E se ele for complicado, as chances de desistência aumentam.

Em simpósios e congressos, é comum existir uma combinação de categorias, descontos acadêmicos e prazos promocionais. Centralizar tudo em uma única plataforma facilita tanto para o organizador quanto para o público.

Com a Sympla, você consegue:

  • Criar diferentes tipos de ingresso;
  • Programar viradas automáticas de lote;
  • Acompanhar relatórios de vendas;
  • Exportar dados completos dos participantes.

Essa organização é ainda mais importante em eventos on-line ou híbridos, já que o acesso às transmissões depende da confirmação da inscrição.

Garanta um credenciamento ágil no dia do evento

No formato presencial, o credenciamento costuma ser um dos momentos mais tensos da produção. Filas longas e falhas no controle de entrada passam uma imagem de desorganização que ninguém quer associar ao próprio evento.

O check-in por QR Code, disponível no aplicativo da Sympla, agiliza essa entrada e reduz erros no controle de presença. Além disso, o registro facilita a emissão posterior dos certificados online, principalmente quando o evento exige carga horária mínima.

Invista na transmissão ao vivo para ampliar o alcance

Hoje, limitar os eventos científicos apenas ao espaço físico pode reduzir o impacto do conteúdo.

A transmissão ao vivo permite que pesquisadores de outras cidades ou estados acompanhem as palestras sem precisar se deslocar. Em muitos casos, isso aumenta o alcance do evento e fortalece a instituição organizadora.

Além disso, é possível criar ingressos específicos para a participação remota, monetizando o acesso digital. A Sympla permite estruturar eventos on-line ou híbridos, controlando o acesso à transmissão de acordo com a inscrição realizada.

Essa integração evita links abertos e facilita o gerenciamento dos participantes virtuais.

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Automatize a emissão de certificados online

A emissão de certificados costuma gerar bastante trabalho depois que o evento termina. Conferir presença, montar arquivos individualmente e enviar por e-mail pode consumir dias da equipe organizadora.

Com a Sympla, é possível configurar modelos personalizados, definir critérios de liberação e disponibilizar os certificados on-line automaticamente para quem cumpriu os requisitos.

Isso reduz retrabalho e melhora a experiência do participante, que recebe o documento de forma rápida e organizada.

Venda kits e materiais com a Sympla Store

Além das inscrições, os eventos científicos também podem gerar receita complementar com a venda de produtos.

A Sympla Store permite comercializar itens vinculados ao evento, como camisetas, ecobags, livros, anais impressos ou kits patrocinados. A venda acontece na mesma jornada do ingresso.

Em eventos híbridos, inclusive, é possível oferecer kits para envio aos participantes on-line, criando uma experiência mais completa mesmo à distância.

Essa estratégia ajuda a fortalecer a identidade do evento e amplia as possibilidades de monetização.

Planeje o pós-evento com atenção

O trabalho não termina quando as últimas palestras acabam. Liberar certificados on-line, analisar relatórios de participação, avaliar o desempenho das inscrições e coletar feedback dos participantes são etapas importantes para aprimorar futuras edições.

Ao concentrar inscrições, check-in, transmissão ao vivo e venda de produtos em uma única plataforma, o organizador consegue visualizar dados completos e tomar decisões mais estratégicas para os próximos simpósios e congressos.

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Deu pra notar que organizar eventos científicos exige atenção aos detalhes, mas também uma visão estratégica. Quando a parte operacional está estruturada, a equipe pode focar no que realmente importa: a qualidade do conteúdo e a troca de conhecimento.

Pronto para tirar seu congresso do papel? Crie seu evento científico na Sympla agora mesmo e utilize todas as ferramentas de gestão e transmissão.