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Cansou de produzir para os outros e quer investir em sua produtora de eventos própria? Ficamos felizes em dar dicas para ajudar você a abrir sua própria empresa e aumentar a sua renda independente!
Além de um abrir um CNPJ e de toda a burocracia envolvida para oficializar a abertura da empresa, começar os trabalhos traz todas as peculiaridades do ramo. Para você não se perder, preparamos um guia básico com 11 dicas para abrir a sua produtora de eventos e se destacar no mercado :)
Como abrir uma produtora de eventos?
Confira 11 dicas Sympla para você abrir uma produtora de eventos de sucesso e alcançar a sua independência financeira.
1. Como fazer uma pesquisa de mercado?
Antes de abrir a produtora de eventos, é necessário estudar o seu nicho de atuação, conhecer tendências para eventos e pesquisar a atuação de outras produtoras concorrentes.. A sua cidade ou região está carente de bons eventos? Existe demanda para quais tipos de eventos? O que pode ser melhorado na produção dos eventos locais? Você tem uma ideia inovadora? Como poderá lucrar? Como as concorrentes atuam? Como gerar receita adicional com meu evento?
Todas essas perguntas têm respostas bastante relevantes para você definir como você irá atuar. Além disso, lembre-se de que eventos não são apenas festas, incluem também congressos, shows, seminários, eventos esportivos, eventos religiosos, festivais e vários outros. Uma ótima dica é procurar saber qual tipo de evento precisa ser melhor explorado em sua região e se especializar nisso.
Outro ponto crucial é não ignorar os seus concorrentes. Da mesma forma que você possui pontos fracos e pontos fortes, as empresas concorrentes também os têm. A dica aqui é se espelhar no que elas têm de melhor e estudar as falhas para não repeti-las em seu negócio.
#DicaSympla: Como fazer pesquisa de mercado para o seu evento
2. Como ser produtor de eventos e abrir sua própria produtora
Para ser um produtor e até para abrir a própria produtora de eventos, é preciso conhecer (pelo menos) um pouco de tudo: administração, comunicação, marketing, gestão de pessoas, gestão financeira e muito mais.
Procure ler sobre o tema, fazer cursos de produção de eventos, buscar informações inerentes à produção de eventos. Conhecimento e criatividade são mais importantes do que experiência e, para se dar bem na área de produção, o importante é inovar!
#DicaSympla: confira o artigo que descreve as principais qualidades de um bom profissional de eventos clicando aqui :)
3. Qual a melhor plataforma para venda de ingressos?
Parte importante do que determina o sucesso da sua produtora é a maneira a qual você irá gerenciar cada etapa do planejamento e execução dos seus eventos – desde a criação de um site até a divulgação em redes sociais, venda de ingressos online, credenciamento etc., já que erros nessas etapas podem trazer consequências negativas para os participantes.
Por isso, utilize uma plataforma como a Sympla, que une dados em tempo real dos seus eventos com as melhores ferramentas de gestão de eventos.
A Sympla integra diversas funcionalidades que irão te auxiliar na divulgação e gestão de seus eventos:
- acompanhe em tempo real o número de ingressos vendidos,
- personalize seu evento de acordo com seu público
- gestão financeira simples e prática
- loja integrada para venda de produtos – Sympla Store
- check-in rápido para a entrada do público e verificação de ingressos,
- acesse de forma simples seu borderô financeiro
- dashboards com dados e muito mais
4. Como fazer o planejamento financeiro de seu evento ou produtora?
Coloque as contas na ponta do lápis e faça uma reserva, pois começar um negócio sem ter algum dinheiro guardado é um risco alto. Faça um orçamento criterioso, que inclua gastos como luz, água, telefone, internet, aluguel de equipamentos e as demais despesas que possam surgir durante os primeiros meses.
Você deve estar preparado para imprevistos e também saber que o início é a estruturação do processo de planejamento de um evento: destaque e lucros virão com o tempo. Economistas recomendam que você tenha uma reserva que consiga cobrir seus gastos caso a empresa fique até três meses sem lucro.
Além da reserva, é importante fazer um controle rígido de todo o dinheiro que entra e sai do caixa para manter o ROI – retorno sobre o investimento – da sua empresa sempre positivo. Isso significa também ter controle de cada evento produzido, com dados consolidados em um relatório detalhado.
Agora você pode acompanhar, em um único lugar, tudo o que importa para a saúde financeira dos seus eventos: saldo disponível, extrato de movimentações e a performance de cada evento, em tempo real. Com o novo menu de Gestão Financeira da Sympla, você deixa de depender de planilhas, relatórios espalhados e trocas com o suporte para saber quanto tem a receber — e passa a tomar decisões com dados claros e confiáveis.
Mais autonomia, mais previsibilidade de caixa e mais tempo para focar no que realmente importa: vender mais e produzir eventos cada vez melhores.
Conheça agora o menu de Gestão Financeira no seu painel Sympla e comece a gerenciar seus recebíveis com mais clareza e eficiência!
5. Encontre bons consultores
Se você não entende nada sobre documentação necessária, nem contrato social, a melhor coisa a se fazer é contratar um advogado. É ele quem vai te auxiliar na hora de preparar a papelada, além de te instruir nas questões de direitos e deveres que a sua empresa terá que cumprir. Um contador também será útil quando o assunto for parte financeira.
6. Como divulgar seus eventos e vender mais ingressos?
Faça com que as pessoas conheçam a sua marca. Crie um site e divulgue o seu trabalho para o público. O importante é expor as informações sobre seu trabalho, contatos e portfólio (a medida em que for fazendo eventos). Também é importante saber divulgar suas produções. Para tal, utilize as redes sociais e a venda antecipada de ingressos online.
#DicaSympla: Além de usar a internet para divulgar, milhares de produtores utilizam de plataformas online para gerenciar eventos com mais facilidade. Conheça todas as ferramentas Sympla para gerir seus eventos online com a Sympla.
7. Como definir objetivos e metas para sua empresa de eventos?
Antes de qualquer coisa, você precisa saber onde pretende chegar com sua produtora. Uma empresa não consegue progredir quando não tem metas e objetivos bem definidos e, para isso, é importante entender a diferença entre os dois:
- Objetivo: o que você quer fazer. Por exemplo: ser a produtora de eventos mais bem-sucedida da sua cidade no ramo de eventos corporativos.
- Meta: como e até quando você quer fazer. Seguindo nosso exemplo, uma de suas metas poderia ser: criar 4 eventos corporativos de sucesso até o segundo trimestre de 2020.
Após colocar suas metas e objetivos no papel, estude as possíveis lacunas que ficarem abertas. Não se deixe abater pelos primeiros empecilhos que surgirem. Lembre-se: o verdadeiro empreendedor é aquele que enxerga uma solução onde todo mundo só vê problema :)
8. Como calcular o capital de giro de sua empresa de eventos e precificar ingressos?
Depois, é hora de pesquisar os valores. Isso inclui desde seus gastos com a empresa, as produções e lucros estimados. Quanto você poderá cobrar pela organização da produção? O que seus serviços incluirão?
É importante entender sobre finanças neste momento, desde precificação de ingressos, custos de produção até captação de patrocínio. Não se esqueça que o lucro por evento deverá ser dividido entre seus funcionários. Portanto, defina quanto você obterá a cada evento e como pagará seu time interno.
#DicaSympla: Uma das formas mais eficazes de armazenar e analisar dados é utilizando um Borderô Financeiro. Com ele, você controla seu orçamento, custos e gastos e consegue ter uma visão cada vez mais estratégica dos seus eventos. Baixe gratuitamente nosso modelo do borderô, é só clicar aqui :)
9. Invista em uma boa staff
Antes de pensar em oferecer os seus serviços é preciso investir na sua equipe, desde o momento de contratação até a rotina de trabalho. Ofereça treinamento de qualidade aos seus funcionários (tanto internos quanto terceirizados, se julgar necessário) para que realizem um bom trabalho e demonstrem a identidade da empresa em cada ação.
Se nem os seus funcionários souberem direito o que a sua empresa oferece e como agir, será mais difícil fechar um negócio ou trabalhar mais de uma vez com um mesmo cliente.
10. Como encontrar bons fornecedores?
Ao ingressar na área, é importante ter contato com uma lista de fornecedores. Crie sua agenda ou planilha de contatos com o telefone de iluminadores, arquitetos, marceneiros, montadores de palcos, buffets, fornecedores de bebidas, cinegrafistas, fotógrafos, assessores, equipes de limpeza e de segurança. Enfim, todo e qualquer tipo de serviço ou equipamento que você precisará para montar o seu evento. Escolher fornecedores e empresas especializadas em decoração e eventos irá trazer tranquilidade e reduzir as dores de cabeça dos imprevistos de última hora.
11. Como fazer networking no mundo dos produtores de eventos?
Começar a produzir eventos está diretamente relacionado a conhecer demais produtores, patrocinadores, assessorias de artistas, fornecedores, boas equipes de trabalho, dentre outros contatos.
Portanto, estar à frente de uma produtora de eventos demanda que você seja um bom comunicador, saiba trocar ideias com gente do mesmo ramo, seja simpático, saiba realmente vender o peixe. Ir a workshops, fazer cursos com foco na produção de eventos e parcerias ajuda bastante a aumentar sua rede de contatos.
Pronto para abrir sua produtora de eventos? Corra atrás da papelada, monte uma equipe nota dez, faça contatos, conheça bem a sua área. Seguindo estas dicas você vai não somente abrir uma produtora, como também fazer muito sucesso!
