A calourada é uma das festas mais aguardadas pelos universitários, marcando o início de cada semestre letivo. Esse é o momento em que os estudantes estão mais abertos a novas experiências e dispostos a participar de eventos para socializar.

Para quem atua na produção de eventos, as calouradas representam uma grande oportunidade. Mas você sabe tudo o que é necessário para garantir o sucesso desse tipo de festa? A Sympla reuniu 8 dicas essenciais para ajudar você a planejar uma calourada inesquecível. Confira!

O que é uma Calourada?

A calourada é um evento universitário tradicional no Brasil, criado para dar as boas-vindas aos novos alunos e promover a integração com os veteranos. Além de celebrar a chegada dos calouros, essas festas fortalecem o espírito acadêmico e a socialização dentro da universidade.

Geralmente realizadas no início de cada semestre letivo, as calouradas podem durar um ou mais dias. A organização costuma ficar a cargo das atléticas ou comissões de formatura, e a venda de ingressos ajuda a arrecadar fundos para futuras atividades e eventos acadêmicos.

#DicaSympla: Como se tornar um organizador de festas em 8 passos

6 Dicas para produzir uma calourada

Seja você um veterano animado ou um produtor de eventos oferecendo serviços para universitários, planejar bem uma calourada é essencial. Uma festa bem organizada não só marca a memória dos participantes, como também pode contribuir financeiramente para futuros eventos.

Além disso, a renovação semestral de calouros garante uma demanda constante e crescente. Se o seu evento for um sucesso, as próximas turmas vão querer participar, criando um ciclo positivo para futuras edições.

A seguir, confira algumas dicas da Sympla para garantir que sua calourada seja inesquecível!

1. Planejamento financeiro

O primeiro passo para uma calourada de sucesso é realizar um bom planejamento financeiro. Definir um orçamento claro e realista ajudará a equilibrar as expectativas com os recursos disponíveis. Afinal, é comum que a criatividade voe alto na hora de organizar a festa, mas manter os pés no chão é essencial para evitar gastos desnecessários.

Com o orçamento bem definido, fica mais fácil tomar decisões estratégicas nos próximos passos. Uma dica valiosa é sempre negociar com fornecedores para reduzir custos sem comprometer a qualidade. Assim, vocês aumentam o faturamento e garantem um evento bem-sucedido!

2. Definição do local da festa

A escolha do local é um dos fatores mais importantes para o sucesso da calourada. O espaço deve estar preparado para receber a quantidade de público esperada, garantindo segurança, acessibilidade e conformidade com a legislação, incluindo alvarás de funcionamento e medidas de proteção contra incêndios.

Antes de decidir, avalie a expectativa de público e considere opções como sítios, chácaras, casas de eventos ou até mesmo a própria universidade, caso haja autorização. Além disso, visite o local com antecedência para conhecer sua estrutura e assegurar que atende a todas as necessidades do evento.

3. Determine o tipo de evento

Outra etapa essencial para o sucesso da sua calourada é definir o formato do evento. Será uma festa open bar ou com venda de bebidas no local? Haverá opções de comida? O evento acontecerá de dia ou à noite?

Para tomar essas decisões, é fundamental entender o público que você deseja atrair. Se a festa for voltada para alunos do período noturno, por exemplo, o ideal é realizá-la à noite ou no fim de semana, evitando conflitos com o horário das aulas.

Caso opte pelo modelo open bar, é indispensável adotar medidas de segurança, como exigir documentação na entrada. Se a escolha for pela venda de bebidas, contar com fornecedores confiáveis e distribuir pulseiras de identificação para maiores de idade são práticas essenciais, especialmente se o evento permitir a entrada de menores.

#DicaSympla: Geração Z: tipos de eventos para conquistar o público jovem

4. Escolha das atrações

A escolha das atrações certas é essencial para garantir a presença do público e o sucesso do evento. Por isso, deve ser feita com estratégia.

Considere artistas e DJs em alta, atrações comentadas pelo seu público e os principais interesses de calouros e veteranos. Uma boa ideia é criar enquetes nas redes sociais antes do evento para entender as preferências da galera.

Além disso, alinhe a escolha com o formato da festa. Para um churrasco à tarde, uma banda de pagode pode ser a melhor pedida. Já para uma festa noturna, um DJ animado pode garantir a energia da pista.

5. Segurança do evento

Invista também em uma equipe de segurança qualificada para evitar penetras, brigas e outros incidentes que possam comprometer a experiência dos participantes. Se necessário, implemente um processo de revista na entrada para reforçar a segurança.

Além disso, utilizar um sistema confiável de venda de ingressos é uma estratégia essencial para garantir mais controle e tranquilidade ao produtor. Com a Sympla, você conta com um processo seguro e protegido, sendo a única plataforma de eventos com certificação PCI, que assegura a proteção dos dados de pagamento dos clientes.

6. Decoração da festa

A calourada é um evento jovem, e a decoração tem um papel fundamental na experiência do público. Criar espaços instagramáveis com boa iluminação incentiva os participantes a registrarem momentos, aumentando a visibilidade da festa e despertando o interesse de quem não pôde comparecer – garantindo mais público para as próximas edições.

Definir um tema pode tornar a festa ainda mais envolvente. Se for organizada por uma atlética, essa é uma ótima oportunidade para reforçar a identidade visual, com as cores e o logo da instituição. Além disso, aproveitar temas sazonais, como Halloween, Festa Junina e Carnaval, pode trazer ainda mais criatividade e engajamento ao evento.

7. Invista em divulgação

Outro ponto de atenção é a divulgação massiva do evento, que vai garantir um bom público. Como a calourada tem forte apelo entre a Geração Z, é importante apostar nas redes sociais que esse público mais consome.

Assim, divulgue o evento, por exemplo, em um reels no Instagram com as principais trends do momentos, crie vídeos no TikTok com dicas de looks para a ocasião e aproveite grupos no WhatsApp para preparar o esquenta da festa. 

Outra estratégia poderosa é contar com microinfluenciadores universitários – aquele estudante popular, que está sempre nas festas, pode ser o embaixador ideal para atrair ainda mais público.

E não se esqueça dos meios tradicionais! Espalhar cartazes nos murais da universidade, refeitórios e áreas de grande circulação ainda é uma ótima forma de reforçar a comunicação e alcançar mais gente.

8. Facilite a venda de ingressos

Sabemos que a Geração Z é altamente digital – e as próximas gerações serão ainda mais. Elas preferem resolver tudo online, e a compra de ingressos não é exceção. Por isso, garanta que seu evento esteja preparado para essa demanda, disponibilizando ingressos em uma plataforma completa e segura, como a Sympla.

Quanto mais rápida e fácil for a compra, melhor! Por isso, vale a pena investir em soluções que simplificam o processo, como o Tap to Pay, que permite pagamentos instantâneos sem complicação. Quanto menos barreiras na hora de garantir o ingresso, maior a conversão de vendas!

Além disso, aposte na estratégia de lotes! Essa tática simples gera um senso de urgência nos compradores, incentivando decisões rápidas e aumentando as chances de sold out antes mesmo da festa acontecer.

#DicaSympla: Como vender ingressos por lote na Sympla

O início de um novo semestre é a chance perfeita para impulsionar festas universitárias como a calourada. Aproveite o alto interesse do público e maximize seu retorno financeiro!

Seja qual for o porte ou formato do seu evento, a Sympla oferece soluções completas para garantir mais segurança, praticidade e sucesso na sua produção. Veja como podemos ajudar, acesse nossa página de soluções. 

Não sabe como começar? Acesse a nova Página do Produtor e confira o passo a passo para criar o seu próximo evento!