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Como produzir uma festa de Carnaval: 10 dicas indispensáveis

Estamos no começo de 2020, e o Carnaval já está batendo à nossa porta! Você sabe como produzir uma festa de carnaval completa, pensando na segurança e – é claro – na diversão dos participantes?

Neste tipo de evento, podemos afirmar que o preparo pode até ser dobrado, dependendo do porte e do local de realização da festa. Por isso, preparamos alguns tópicos fundamentais para ajudar quem vai trabalhar nos bastidores a fazer uma festa de Carnaval sensacional \o/

1. Fique atento ao orçamento disponível

Alguns eventos podem ter proporções gigantescas, como é o caso dos carnavais do Rio de Janeiro, São Paulo, Salvador e Belo Horizonte. Mas mesmo nas festas menores em locais fechados, se não houver um controle preciso dos gastos, todo o planejamento pode ir por água abaixo.

Aqui, a principal dica é produzir um evento com atenção extrema ao orçamento, fazendo o controle de tudo em uma planilha oficial. Número de ingressos vendidos, despesas com locação, segurança, limpeza, bebidas, atrações, documentações etc. Tudo isso deve ser organizado e documentado de forma clara, para evitar prejuízos e confusões na hora do fechamento financeiro do evento.

#DicaSympla: Faça o download das nossas planilhas para planejamento de eventos e tenha um controle rígido desde o momento do orçamento, check-list dos fornecedores até o controle financeiro com um borderô.

2. Pesquise tudo sobre o local da festa de Carnaval

Como definir o local ideal para o evento? Carnaval é o tipo de festa que não tem muito padrão para acontecer: pode ser na rua, no clube, em casa, no sambódromo, na escola, na casa noturna e até no parque. Por isso, a escolha do local irá depender da proposta do seu evento. 

Se você desejar uma grande atração tocando, por exemplo, precisará de um local com boa acústica e sonorização, além de espaço suficiente para o palco e seus equipamentos. É essencial levar em consideração o espaço para as áreas de retirada de bebidas e comidas, além dos banheiros e áreas de movimentação do público.

A tradição do local também ajuda a atrair ou afastar participantes, o que se torna um aspecto decisivo ao escolher onde fazer sua festa de Carnaval. Por isso, pesquise o histórico de eventos do local e entenda se aquele espaço é compatível com o público-alvo do seu evento.  

Além disso, não se esqueça de analisar a estrutura geral do local, como seu estado de conservação (pintura, piso, rede elétrica e de água), acesso para pessoas com mobilidade reduzida, entre outros. Assim você garante que todos possam participar com tranquilidade e conforto \o/

3. Solicite o alvará do evento com antecedência

Festas com grande concentração de pessoas precisam de alvarás de funcionamento para poderem acontecer, como dos bombeiros, da vigilância sanitária e da prefeitura. Por isso, pesquise junto à prefeitura da cidade quais são as exigências legais para fugir do risco da festa ser interditada ou proibida. 

No caso de eventos em locais públicos, cidades históricas e parques, por exemplo, a atenção deve ser redobrada. É necessário verificar questões como fechamento de ruas e policiamento para garantir a segurança de todos os participantes.

O requerimento do alvará deve ser feito com antecedência pois, apesar de não ser tão difícil consegui-lo, o processo pode ser burocrático. O documento leva entre 15 a 40 dias para ficar pronto, dependendo do tipo e tamanho do evento. Este prazo e outras regras também variam de acordo com cada município.

#DicaSympla: acesse nosso guia completo sobre alvará para eventos para não correr riscos ao produzir uma festa de Carnaval :)

4. Defina como funcionará a consumação da festa

Alguns clubes e produtores optam por festas open bar, nas quais o valor do ingresso cobre toda a consumação do participante. Neste caso, selecione as bebidas que estarão inclusas e deixe essa informação clara no ingresso, no bar e nos outros materiais de divulgação do evento. É importante que tudo esteja no contrato, para que não surjam custos extras ao organizador ou aos participantes.

Se houver comercialização de bebidas, fique atento à procedência dos produtos e cheque os alvarás dos fornecedores. Dois pontos são importantes em qualquer tipo de festa: manter as bebidas devidamente geladas e providenciar um local de refrigeração eficiente, e adequar a oferta de bebidas ao estilo do evento e perfil dos convidados. E lembre-se: em matinês de crianças e adolescentes, não coloque bebidas alcoólicas à disposição!

#DicaSympla: Saiba como produzir uma festa Open Bar

5. Organize blocos e garanta o engajamento dos convidados

As festas nas ruas das cidades brasileiras são famosas por seus blocos animados, e até clubes particulares têm aderido cada vez mais à organização dos foliões. Os blocos de Carnaval geralmente são caracterizados por um tema e uma identificação, que pode ser por abadás ou fantasias de um tema específico, por exemplo.

Para organizar um bloco de rua, é necessário pedir autorização à prefeitura. Apresente a previsão de público, horário, a data na qual o bloco desfilará e a pretensão de trajeto a ser percorrido. Essa parceria com a prefeitura da cidade pode garantir o apoio do departamento de trânsito na interdição das ruas e até o fornecimento de banheiros químicos no dia do evento. 

No caso de festas em locais privados, o importante é manter a animação do bloco com marchinhas, músicas de carnaval e instrumentos musicais durante todo o tempo.

Cabe destacar que, não importa se os foliões estarão na rua ou em ambientes fechados, você deve estar atento à segurança. Por vezes, a prefeitura local pode fornecer policiamento e equipes maiores, então não deixe de se certificar sobre isso antecipadamente. 

Mas para eventos fechados, contrate uma equipe de profissionais para garantir a segurança da festa, incluindo ambulância e suporte do corpo de bombeiros para eventuais acidentes que possam acontecer.

6. Capriche na decoração de Carnaval

Principalmente para as festas de Carnaval em ambientes fechados, a decoração ajuda a garantir o clima do evento e o encantamento do público presente. Tecidos coloridos, confete, serpentina, objetos temáticos, luzes neon, máscaras e outros acessórios para os foliões ajudam a enfeitar o ambiente. Boa parte da decoração de Carnaval acaba ficando por conta das próprias fantasias e adereços carregados pelo público!

É bom lembrar que desde festas fechadas até um bloco carnavalesco específico, a decoração pode respeitar as cores do abadá. É interessante combinar a estética da sua festa com a identidade visual que você construiu. Assim, as pessoas irão reconhecer o evento com mais facilidade pelos próprios elemento visuais :)

7. Atenção para as atrações musicais

Carnaval é uma das festas mais musicais que existem. Por isso, não dá para deixar essa parte desafinar: equipamentos sonoros, estrutura do palco, iluminação e artistas precisam estar em perfeita harmonia! 

Para isso, verifique o seu orçamento e defina o quanto poderá ser gasto nesta área, que deve ser prioridade. A partir disso, entre em contato com músicos, bandas e DJ’s e discuta cachês e outras exigências. Definidos, firme um contrato com cláusulas que protejam a organização do show em caso de contratempos e garantam a apresentação dos artistas contratados.

E por falar em imprevistos, de nada adianta contar com uma atração excepcional na festa se a estrutura do evento e os equipamentos não são adequados. Verifique quais são as condições necessárias de iluminação e som e garanta a continuidade da música com geradores. Eles são indispensáveis, pois a falta de energia pode fazer com que a festa acabe, gerando uma grande insatisfação por parte do público.

#DicaSympla: Conheça os imprevistos mais comuns em eventos musicais e como passar por eles

8. Foque na venda de ingressos

A venda ou distribuição de ingressos é uma das partes mais importantes da preparação do evento. Seja ele pago ou gratuito, é importante fazer com que sua página tenha a cara da sua festa para que ela alcance o público certo, não é mesmo? Para isso, você deve criar uma identidade visual única, combinando elementos que transmitam a ideia que você deseja passar para o seu público.

Com a venda de ingressos online, você e o seu público contam com diversas vantagens:

Caso você opte também por ter pontos de venda físicos, não se esqueça de colocá-los em locais estratégicos, como em lojas, espaços comerciais e bilheterias que seu público-alvo costuma frequentar.

#DicaSympla: Essas e outras vantagens você obtém ao utilizar a Sympla como plataforma de gestão de venda ingressos para o seu evento de Carnaval :) 

9. Invista na divulgação da festa de Carnaval

Para que sua festa de Carnaval seja incrível, não basta apenas ter uma produção bem feita – você precisa fazer com que ela chegue até seu público-alvo. Por isso, é essencial estudar diversos meios de divulgação e escolher os que têm mais a ver com o seu público. 

Antes de decidir como divulgar, responda às perguntas:

Como o Carnaval é um evento mais focado no público jovem e adulto, as redes sociais são a melhor escolha! Você pode investir em anúncios e mídia paga, como o impulsionamento de posts no Instagram e no Facebook, ou utilizar promoters que divulguem para sua própria rede de contatos, por exemplo.

Além das mídias online, você pode também preparar materiais como panfletos e flyers para distribuir em locais que o seu público frequenta – como bares e casas noturnas. Porém, é importante lembrar que pode ser mais difícil mensurar o sucesso de estratégias de divulgação offline como essa.

Independentemente das suas estratégias escolhidas para divulgação, fique atento ao timing! Comece a divulgar sua festa de Carnaval o quanto antes, para criar expectativa e engajar seu público. Você pode soltar pequenos teasers ou até mesmo um comunicado antecipado no estilo Save The Date, avisando para que reservem um espaço na agenda em determinada data e horário para o seu evento.

#DicaSympla: Passe longe desses 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento!

10. Prepare ações promocionais

Nossa última dica é uma estratégia para fidelizar e encantar seu público antes, durante e após o evento! E, ao contrário do que seu nome sugere, ela pode ser muito mais do que apenas fornecer descontos em ingressos.

Criar ações promocionais é uma ótima maneira de gerar valor ao seu evento e fazer com que os participantes se tornem promotores dele, levando outras pessoas da sua rede de contatos para as próximas edições.

Para aumentar a divulgação e cativar o público da sua festa de Carnaval, você pode utilizar algumas das nossas sugestões abaixo como inspiração:

Utilizando ações como essas para promover sua festa, você conseguirá atrair novos clientes pela própria divulgação dos participantes, além de proporcionar uma experiência ainda mais prazerosa para o seu público!

Por fim, como organizador, você deve prezar sempre pela diversão e segurança dos foliões, mas não pense que este trabalho será sinônimo de chateação.

Pronto para a folia? Então crie com a Sympla um hotsite personalizado para divulgar e vender os ingressos da sua festa de Carnaval! 

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