CAC em eventos: o que é Custo de Aquisição de Clientes e como calcular

Para ter sucesso e um retorno financeiro, o produtor precisa saber o que é, como calcular e, principalmente, como reduzir o CAC em eventos. 

O Custo de Aquisição de Clientes é uma métrica muito importante nas áreas de Marketing e Vendas. Ela diz quanto uma empresa gastou para gerar uma compra do seu produto. Apesar de ser bem simples de entender, quando se trata do universo de eventos, existem algumas particularidades. Acompanhe e descubra tudo sobre o assunto!

O que é CAC?

A sigla CAC significa Custo por Aquisição de Clientes, que, como o próprio nome já sugere, se refere a uma taxa que indica quanto a empresa gastou para gerar uma conversão e fechar negócio. 

Para isso, nesse cálculo, são considerados todos os investimentos que a organização fez para atrair os prospects — geralmente, entram na conta os esforços das equipes de Marketing e Vendas, mas isso pode variar de acordo com o nicho — e fazê-los avançar pelas etapas do funil de vendas.

Como calcular o Custo de Aquisição por Cliente?

O cálculo do CAC em si é bastante simples. Para chegar à taxa, basta dividir todos os gastos envolvidos em vendas e marketing pela quantidade de clientes que fecharam negócio por meio dessas ações dentro de um mesmo período. 

Portanto, a fórmula é a seguinte:

CAC = investimentos em vendas e marketing / número de clientes

Entretanto, uma grande dificuldade da maioria das pessoas é entender quais são os elementos que compõem cada uma dessas variáveis. Por isso, vale uma breve explicação.

1. Investimentos em marketing e vendas

Nessa variável, são considerados apenas os gastos envolvidos na aquisição de clientes. Então, não são levados em conta aqueles investimentos no desenvolvimento do produto ou serviço, por exemplo.

O que entra aqui é tudo o que está dentro das estratégias de divulgação, como:

• salários e comissões de analistas e vendedores;
• anúncios de mídia paga em redes sociais ou outros canais;
• ferramentas de CRM ou venda de ingressos;
• custos com telefonia e internet;
• gastos de viagens;
• assessoria de imprensa;
• folhetos impressos;
• entre muitos outros.

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1. Número de clientes

Para que o cálculo seja fiel à realidade, é importante considerar somente aqueles clientes que foram convertidos a partir dos seus investimentos, ou seja, que passaram pela sua estratégia. 

Suponha que, para um evento qualquer, um dos palestrantes convidados faz uma publicação no seu Instagram pessoal, divulgando-o sem que a produção investisse dinheiro no post, como um anúncio. 

As pessoas que foram participar a partir desse convite não devem estar dentro desse cálculo. 

Por outro lado, se o post foi um pedido da produção e foi impulsionado com o dinheiro de mídia, então deveria constar nas contas.  

1. Período de tempo

Por fim, o tempo não entra no cálculo diretamente, mas os dados coletados devem ser correspondentes a um período específico. O recomendável é fazer mensalmente, a fim de corrigir possíveis problemas antes de ser “tarde demais”. 

Além disso, os quantitativos podem variar bastante de um mês para o outro. Por exemplo, na implementação de uma estratégia nova, aquisição de ferramentas ou contratação de funcionários, o CAC pode aumentar, uma vez que os novos investimentos podem demorar a dar retorno. 

Mas, com o tempo, esse número costuma se estabilizar. 

Por que calcular e como usar a taxa de CAC?

O valor do custo de aquisição de clientes é um indicador da saúde financeira de um negócio, mas para dizer alguma coisa de fato, ele precisa ser relacionado a outras informações. O que esse número indica por si só?

Primeiro, vale dizer que não existe um número geral e ideal de média do CAC. Cada empresa, nicho, produto e serviço têm as suas particularidades e o custo ideal está relacionado a quanto o cliente gasta no negócio uma vez que converte. 

Portanto, de maneira geral, o CAC ideal é aquele menor do que o ticket médio (que representa o valor médio gasto pelos clientes em pedidos em uma determinada empresa).

Então, suponha que, para conseguir participantes em um evento, uma produtora tenha um CAC de 200 reais e o ingresso individual custa 300. Isso significa que ela obteve um lucro de 100 reais

No caso contrário, se fossem gastos 300 reais para adquirir um cliente e o ingresso custasse 200, haveria um prejuízo. 

Além disso, existe também uma outra métrica que deve ser considerada em produtos de pagamento recorrente, no modelo de assinatura. É o LTV (Lifetime Value), que se refere, basicamente, a quanto um cliente gasta no negócio durante o período de relacionamento. 

Por exemplo, imagine um evento de lançamento de um novo streaming. O congresso é gratuito, mas foi necessário investir dinheiro para atrair participantes. O seu objetivo é que as pessoas conheçam a nova plataforma e façam a assinatura. 

Suponha que a assinatura mensal seja de 30 reais, mas o CAC do evento foi de 300. Em um primeiro momento, esses números podem parecer um enorme prejuízo, mas é preciso considerar o tempo médio que o cliente permanece como assinante. 

Nesse caso, ainda que esse tempo seja de apenas um ano (12 meses), o cliente que custou 300 reais para empresa, estará injetando 360, assim, o evento terá gerado lucro de 60 reais por prospect convertido. 

Como funciona o CAC em eventos?

O cálculo do CAC em eventos é um daqueles casos em que existem algumas particularidades, isso porque tanto a definição de clientes quanto os esforços de aquisição podem ser bem diferentes daqueles mais convencionais quando se trata de produtos. 

Para início de conversa, é preciso entender quem são considerados clientes no contexto do evento, afinal, uma produção pode ter muitos objetivos distintos. Os mais comuns são:

• vendas de ingresso, onde o cliente final é a pessoa que compra o bilhete;
• vendas de produtos ou serviços a partir do eventos, nos quais o cliente final é a pessoa que realiza uma compra por causa da produção.

No primeiro cenário, é comum usar estratégias mais semelhantes a outros setores, pois é como se estivesse vendendo um produto qualquer — no caso, o ingresso. 

No segundo contexto, a situação se torna um pouco mais complexa. Os esforços para realizar uma venda podem estar relacionados a ações dentro do evento, envolvendo stands, amostras gratuitas, demonstrações do produto, entre outras estratégias. 

Nessa situação, essas ações também entram no cálculo do CAC em eventos, como investimento em vendas. 

Por conta dessas particularidades do mundo da produção, existem algumas dicas exclusivas para diminuir o CAC em eventos. 

Como reduzir o CAC em eventos?

A redução do CAC em eventos deve sempre seguir em dois sentidos: esforços para diminuir os  investimentos e aumentar as conversões. 

Por isso, vale mapear:

• quais estratégias têm dado mais resultados;
• de onde vêm os principais clientes e quem são eles;
• o que mais os atrai nos eventos;
• o que não pode faltar de jeito nenhum e o que não faz tanta diferença para eles. 

Dessa forma, é possível mapear exatamente onde é necessário fazer otimizações. A seguir, temos algumas ideias.

1. Invista em Inside Sales

Traduzido do inglês, Inside Sales significa literalmente vendas internas. Esse conceito diz respeito a realizar vendas “sem sair do lugar”, usando meios de comunicação à distância, como as redes sociais, aplicativos e telefone. 

Existem algumas vantagens em adotar essa estratégia. As principais delas são economia com impressão de materiais e deslocamento de vendedores, por exemplo, mas também a maior eficácia na hora de alcançar o público certo. 

Com estratégias de mídias pagas, marketing de conteúdo e email marketing, por exemplo, é possível segmentar o público por interesse, idade, gênero e outros fatores.  

1. Cative o seu público 

Se um evento é gratuito, é muito mais fácil atrair público, assim, mais pessoas vão participar. Mas, por outro lado, nesses casos, raramente os participantes vão com a intenção de gastar algo. Portanto, caso o objetivo seja realizar a venda de um produto ou serviço, a hora de investir na conversão é ao vivo, durante o evento! 

Por esse motivo, os esforços do produtor devem ser no sentido de gerar uma boa experiência e encantamento, seja distribuindo amostras grátis, possibilitando testes, gerando conversas e debates ricos sobre um assunto de comum interesse e por aí vai. 

Além disso, ao oferecer uma boa experiência para os participantes, os próximos eventos desse produtor tendem a conquistar um público maior por meio do marketing boca a boca, ou seja, sem depender de novos investimentos.

1. Escolha bons fornecedores

Para propor essas ações em “tempo real” e não aumentar o CAC em eventos, será preciso  bons fornecedores para colocar os planos em prática. Eles devem oferecer um excelente custo benefício, de forma a garantir a melhor experiência para o convidado, mas não sobrecarregar o orçamento do evento. 

Por isso, vale a pena fazer uma pesquisa de campo e conferir as principais opções do mercado. Entender as condições de trabalho dos fornecedores pode gerar alguns benefícios, como descontos e economias. 

1. Faça a gestão das vendas de ingressos

Usar ferramentas de gestão de vendas de ingressos facilita muito a vida do produtor, pois, em apenas um local, ele consegue ter acesso a todas as transações realizadas e ainda pode ver por meio de qual canal elas foram geradas. 

Assim, fica muito mais fácil fazer o mapeamento de estratégias e calcular o CAC em eventos, além de conquistar mais confiança dos clientes na hora de realizar a venda. 

Automatização da gestão de eventos é com a Sympla!

A Sympla é a maior plataforma de eventos do Brasil! Ela oferece soluções e funcionalidades completas para produtores de eventos, desde a gestão, a divulgação e a venda de ingressos. 

Nela, o produtor pode vender os bilhetes, fazer integração com outras plataformas de marketing e acompanhar relatórios de interesse sobre seus clientes, bem como os canais. 

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