O sonho de qualquer organizador de eventos é ver sua criação na capa de revistas e nos perfis dos influenciadores mais seguidos, né? O caminho para chegar lá está na assessoria de imprensa para eventos, um trabalho que tem início antes da data da produção, e continua durante e depois.

Neste texto, o organizador entende a importância desse trabalho que vai muito além do contato com os jornalistas e, ainda, confere dicas para tomar as melhores decisões para seu evento. Leia para ficar por dentro!

O que faz a assessoria de imprensa?

A assessoria de imprensa é um conjunto de ações de comunicação que têm como objetivo a conquista de espaço na mídia.

O assessor de imprensa, portanto, trabalha para gerar mídia espontânea – aquela que não é paga – para uma marca, produto, serviço ou, é claro, evento.

Tudo isso por meio da construção de um relacionamento com um grupo cuidadosamente selecionado de jornalistas e de outras personalidades das redes.

Mas, como os assessores fazem isso? Você conhece as principais tarefas ligada à assessoria de imprensa para eventos a seguir:

Criação de um mailing

A palavra estrangeira, se traduzida literalmente, fala do envio de cartas ou mensagens. Mas, no mundo da assessoria de imprensa, o mailing nada mais é do que uma lista de contatos.

Trata-se de um grupo de endereços de e-mail, números de telefone e outras informações necessárias para que assessores entrem em contato com jornalistas.

Essa é uma etapa extremamente importante para todo o processo. Afinal, é fundamental que os nomes escolhidos para a lista possam se interessar pela pauta em questão.

Vale refletir: faria algum sentido enviar um material sobre uma exposição agropecuária para um influencer de literatura?

Mailing do setor de eventos

A lista de contatos de um show de rock será diferente de um evento para startups, certo? Por isso, é preciso atualizar o mailing a cada nova produção. Além da grande mídia e seus cadernos de cultura e guias, é fundamental incluir portais de nicho.

Disparo de releases

Um release ou press release é a ferramenta utilizada para enviar à imprensa as informações essenciais relativas a um acontecimento como o lançamento de um produto, por exemplo.

Em geral, esses dados são enviados por meio de um texto, que pode conter aspas importantes, imagens, links para vídeos, redes sociais ou website.

É crucial que o texto seja sucinto e instigante, atraindo a atenção dos destinatários e convencendo-os a dar espaço à pauta do evento.

No release de uma produção, não podem faltar informações como data, local, atrações e condições para a compra de ingressos. Links para vídeos podem ajudar o jornalista a entender melhor a proposta da experiência.

Envio de press kits

Enviar um documento de texto nem sempre é suficiente. Afinal, embora os releases possam compilar as informações essenciais, muitas vezes, eles não são o melhor recurso para transmitir sensações.


É por isso que os press kits também lançam mão de brindes, impressos, fotografias etc. Em geral, esses itens conversam com o conceito e identidade visual da campanha, evento, produto.

Faz todo sentido, por exemplo, enviar um buquê de rosas junto com o material promocional de um perfume com essa fragrância. No caso da assessoria de imprensa para eventos, é possível tirar inspiração do cardápio do evento, da sua localização e atrações especiais para pensar em brindes criativos.

#DicaSympla: conheça algumas dicas valiosas para montar um press kit efetivo.

Influenciadores

Para alcançar o público-alvo de uma ação, não dá pra esquecer das redes sociais e de seus influenciadores, né? É papel dos assessores de imprensa mapear quais são os criadores de conteúdo alinhados à proposta da campanha e enviar materiais que possam gerar mídia espontânea.

É importante fazer uma pesquisa sobre essas personalidades a fim de conhecê-las. Vale refletir e se perguntar: para quais públicos aquela pessoa fala, quais são seus gostos e preferências, além de entender as escolhas estéticas e discursivas do criador.

#DicaSympla: para eventos, contratar microinfluenciadores é uma ótima pedida, especialmente se eles têm maior influência em determinada região. Entenda mais!

Agendamento de entrevistas

O assessor de imprensa é quem conecta os jornalistas aos porta-vozes do evento. Ele participa da definição de quem falará em nome da produção, agenda e acompanha as entrevistas.

O objetivo é garantir que o discurso esteja alinhado, mantendo-se vigilante em relação a quaisquer situações potencialmente danosas à reputação da marca.

Follow up

A expressão “fazer follow”, muito usada pelos assessores de imprensa, diz respeito ao gesto de acompanhar a sugestão de pauta enviada. É hora de verificar se os jornalistas precisam de informações ou contatos adicionais, por exemplo.

Essa é, ainda, uma oportunidade valiosa para estreitar o laço com os jornalistas, ampliando a rede de relacionamentos.

Clipping

O trabalho de assessoria de imprensa para eventos não acaba quando uma matéria sobre a produção sai em um jornal, revista ou portal. A todo momento – antes, durante e depois de emplacar uma pauta – é preciso monitorar e registrar as aparições na mídia. Isso é clipping.

A clipagem, como é chamado esse processo, é realizada por meio de uma varredura nos principais meios de comunicação em busca matérias ou menções a uma marca, produto, evento, lançamento etc.

No caso da produção de eventos, o clipping será um termômetro da percepção dos participantes e da mídia em relação à produção. Além disso, em alguns casos, esses registros podem ser usados por uma produtora para atrair patrocinadores, investidores e até atrações especiais.

Gestão de crise

Imprevistos acontecem – e eles podem gerar um grande prejuízo para a imagem de uma produtora de eventos, por exemplo.

A assessoria de eventos também trabalha para minimizar esses danos por meio de um plano de gestão de crise elaborado previamente. Nele, fica registrada a estratégia de contingência da produção.

#DicaSympla: confira todas as informações sobre gestão de crise aqui.

Gestão de eventos com estratégia

A assessoria de imprensa não pode ficar de lado quando o assunto é a gestão de um evento de ponta a ponta. Ela é estratégica para reforçar a marca da produção e atrair o interesse do público.

São muitas as responsabilidades do produtor de eventos, né? Mas fica mais fácil organizar tudo isso entendendo as etapas e sabendo priorizar as tarefas quando necessário. Pensando nisso, a Sympla preparou um guia da gestão de eventos, com informações valiosas sobre planejamento, organização, direção e controle.