Quem produz eventos sabe: vender ingressos é apenas uma parte do trabalho. Muitas vezes, camisetas, brindes ou outros itens adicionais fazem parte da experiência do público — e também da identidade do evento.
O desafio aparece quando essa venda acontece fora de uma estrutura organizada. Formulários, planilhas e comprovantes enviados pelo WhatsApp acabam virando parte da rotina de muitos produtores.
Foi exatamente esse cenário que o Pé Descalço Pampulha, a maior rede de escolas de forró do mundo, enfrentava ao organizar o Forrascão, um evento tradicional que reúne alunos da escola algumas vezes por ano.
Com cerca de 100 participantes por edição, o encontro é um momento importante para a comunidade. Mas, nos bastidores, a venda das camisetas do evento exigia um processo bastante manual e complexo.
Veja como a Sympla Store mudou a forma como a equipe organiza a venda de itens adicionais e trouxe mais previsibilidade para o evento.
Quando vender itens do evento vira um trabalho paralelo
Durante muito tempo, a venda de camisetas do Forrascão acontecia fora da plataforma de ingressos.
Os alunos preenchiam um formulário no Google indicando tamanho e quantidade. Depois disso, todo o controle ficava sob responsabilidade de Tacyane Guimarães, sócia do Pé Descalço Pampulha.
Ela precisava acompanhar cada etapa do processo:
- conferir quem havia preenchido o formulário
- verificar quem realmente tinha feito o pagamento
- organizar os pedidos por tamanho
- separar manualmente cada item
O processo funcionava, mas exigia atenção constante.
Cada nova edição do evento significava abrir planilhas, conferir comprovantes e garantir que nenhum pedido fosse esquecido ou separado de forma incorreta.
O desafio de produzir itens personalizados
Além da gestão manual dos pedidos, existia outra preocupação comum entre produtores: acertar a quantidade de itens a produzir.
No caso das camisetas do Forrascão, a produção precisava acontecer antes do evento. Isso trazia sempre a mesma dúvida: produzir demais e correr o risco de sobrar estoque ou produzir de menos e deixar alguns participantes sem o item.
A solução encontrada pela equipe foi simples: transformar a venda das camisetas em um modelo de pré-compra organizada.
A Sympla Store trouxe a organização que faltava
A mudança na organização das vendas veio com a Sympla Store, que permitiu criar uma loja dentro da página do evento.
Assim, além do ingresso, os alunos também podiam comprar a camiseta diretamente na plataforma.
Com pedidos, tamanhos e pagamentos centralizados, o controle ficou muito mais simples para a equipe.
“A lista ficou muito mais prática para separar os pedidos dos alunos”, conta Tacyane.
A loja também permitiu adotar uma estratégia importante: trabalhar com pré-compra. As camisetas ficaram disponíveis na loja por um período e a venda foi encerrada cerca de três semanas antes do evento. Dessa forma, a produção podia ser feita exatamente com base nos pedidos confirmados.
Nada de estimativas ou risco de erro na produção. Com os dados consolidados na plataforma, a equipe passou a produzir apenas o que realmente foi vendido, trazendo muito mais previsibilidade para o evento.
Outro ganho importante foi a segurança financeira. Antes era necessário conferir comprovantes enviados pelos alunos e cobrar quem esquecia de pagar. Com a Sympla Store, pagamentos e pedidos foram automatizados e passaram a ficar centralizados no mesmo lugar.
Mais do que vender itens adicionais: fortalecer a comunidade
No Pé Descalço Pampulha, as camisetas do Forrascão começaram como um item do evento, mas rapidamente ganharam outro significado. Com o tempo, elas passaram a representar algo maior: a conexão entre as pessoas que fazem parte daquela comunidade.
As peças são entregues antes do encontro, durante as aulas, para que os alunos já cheguem ao evento usando a camiseta da edição. O efeito é imediato: o evento ganha uma identidade coletiva e os participantes se reconhecem como parte daquele momento.
Isso revela algo que vai muito além desse caso específico. Hoje, quem participa de eventos não busca apenas entretenimento. Busca experiências compartilhadas e uma sensação real de pertencimento.
Itens como camisetas, brindes ou kits acabam materializando essas experiências. Eles prolongam o encontro para além do evento e ajudam a transformar uma ocasião pontual em algo que as pessoas sentem que fazem parte.
Como resume o sócio Daniel Alves: “A camisa não é só um produto. Ela ajuda a criar conexão entre os alunos.”.
Vende itens extras no seu evento? Talvez dê para organizar melhor
A experiência do Pé Descalço Pampulha mostra uma realidade bastante comum entre produtores de eventos.
Quando a venda de itens adicionais depende de formulários, planilhas e conferências manuais, o processo rapidamente vira mais trabalho do que deveria.
Ao criar uma loja dentro do evento, a Sympla Store centraliza pedidos, tamanhos e pagamentos em um único lugar. Isso reduz tarefas operacionais, evita erros na gestão dos itens e traz mais previsibilidade para quem está organizando o evento.
Se você também vende camisetas, kits ou qualquer outro item adicional no seu evento, talvez exista uma forma mais simples de organizar tudo isso.
Conheça a Sympla Store e descubra como criar a loja do seu evento.
