Avaliar as estratégias utilizadas pela concorrência é uma forma super valiosa de entender o mercado e traçar estratégias para encantar e conquistar o público. Além de ser super comum essa tática tem um nome: benchmarking.
No universo dos eventos ele é uma grande aliado. Os produtores podem e devem buscar inspiração no trabalho de seus colegas. Vale estudar desde as escolhas criativas, como o conceito visual de uma produção, até as questões operacionais, como credenciamento, experiência do público e venda de ingressos.
O objetivo é conhecer as melhores práticas utilizadas por outros organizadores e entender como eles lidam com imprevistos e oportunidades. Assim, o produtor pode se antecipar, se inspirar nessas soluções e oferecer uma experiência ainda melhor.
Continue a leitura e descubra como fazer benchmarking para eventos na prática, com dicas e exemplos aplicáveis ao seu planejamento.
O que é benchmarking para eventos?
Uma forma simples de entender o que é benchmarking é imaginar a seguinte situação: o dono de um mercado está sofrendo com baixo faturamento. Certo dia, ele toma conhecimento de outro estabelecimento do mesmo gênero em um bairro vizinho que está lucrando a todo vapor.
É natural que o proprietário busque entender o que o empreendimento concorrente anda fazendo para ter resultados tão positivos, com a intenção de aplicar as mesmas técnicas de maneira adaptada em seu negócio.
Benchmarking é exatamente isso: um processo de análise estratégica, no qual o profissional estuda métodos e resultados da concorrência para aprimorar seus próprios processos.
A técnica surgiu em 1970, introduzida pela Xerox, empresa americana inventora da fotocopiadora. Porém, a prática se expandiu e foi incorporada por uma série de empresas dos mais diversos segmentos, incluindo o setor de eventos.
Nesse mercado, especificamente, o benchmarking permite compreender como outros produtores estruturam suas operações, engajam o público e constroem experiências memoráveis. A técnica ajuda a responder perguntas como:
- Como meu evento se compara aos concorrentes?
- Quais práticas do mercado estão gerando melhores resultados?
- O que posso ajustar para melhorar minha produtividade, engajamento e vendas?
Veja a seguir porque o organizador deve incorporar o benchmarking como parte do planejamento de eventos!
Por que o organizador de eventos precisa fazer benchmarking?
Fazer benchmarking traz diversas vantagens competitivas para quem atua com produção de eventos. Conheça as principais:
- Você erra menos: quando observa o que deu certo (e o que deu errado) em outros eventos, você já sai na frente. Dá pra evitar falhas comuns e ajustar os detalhes antes mesmo de abrir os portões;
- Inspiração garantida: o benchmarking é ótimo pra ter novas ideias sem precisar começar do zero. Você entende o que o público gosta e adapta à sua realidade;
- Mais eficiência e economia: ao observar como outros produtores lidam com fornecedores, patrocínios e vendas, é possível descobrir formas de otimizar custos e ganhar produtividade;
- Público mais feliz: entender o que as pessoas elogiam (ou criticam) em outros eventos ajuda a ajustar a sua entrega para garantir experiências que encantam e fidelizam;
- Planejamento mais estratégico: fazer benchmarking é colocar o radar para jogo. Quanto mais você observa, mais referências ganha e mais preparado fica para tomar decisões certeiras.
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Como fazer benchmarking para estudar a concorrência?
Estudar a concorrência é algo sempre positivo. O exercício ajuda a compreender melhor como outros organizadores ou empresas especializadas na produção de eventos reagem às crises e oportunidades, quais são seus pontos fortes e fracos.
Assim, o organizador pode fazer um comparativo com seus processos internos e identificar os pontos de melhoria. Mas, afinal, como fazer benchmarking?
A prática é simples, mas exige método e análise crítica. Veja, a seguir, o passo a passo e, em seguida, exemplos do que observar em cada etapa.
1. Selecione os principais concorrentes
Comece escolhendo de dois a três eventos que tenham o mesmo público-alvo que o seu. Isso pode incluir produções na sua cidade ou referências nacionais e internacionais.
Vale observar tanto eventos com alto engajamento, que podem servir de modelo, quanto aqueles que enfrentaram desafios, para entender o que evitar.
#DicaSympla: além de olhar para concorrentes diretos, análise também eventos de outros segmentos que dialoguem com o mesmo público (como festivais de cultura, feiras e conferências). Muitas boas ideias surgem de fora do seu nicho!
2. Defina o que será analisado
Depois de escolher seus concorrentes, é hora de decidir o que exatamente você vai analisar. É aqui que o benchmarking deixa de ser apenas curiosidade e se transforma em uma ferramenta estratégica de planejamento de eventos.
Em vez de olhar tudo ao mesmo tempo, concentre-se nos pontos que realmente influenciam o sucesso do evento, por exemplo:
- Preços e tipos de ingressos: veja como os concorrentes estruturam os lotes (early bird, meia, VIP, combo, solidário) e o tempo entre eles. Repare se há estratégias de escassez (“últimos ingressos disponíveis”) ou exclusividade (“pré-venda para membros”);
- Canais e formatos de divulgação: análise onde e como eles comunicam o evento. É mais forte no Instagram, TikTok, YouTube, ou via e-mail marketing? Que tipo de conteúdo gera mais engajamento: bastidores, depoimentos, vídeos curtos, memes?
- Experiência do público: explore avaliações e comentários. As pessoas elogiaram o som, o atendimento, a sinalização? Ou reclamaram do tempo de fila e do acesso? Isso revela o que o público realmente valoriza;
- Atrações e curadoria: observe o equilíbrio entre nomes grandes e novos talentos, o tipo de palestrante, artista ou atividade, e como o evento se diferencia em formato e proposta;
- Operação e infraestrutura: entenda como o evento é estruturado, observando, por exemplo, credenciamento, sinalização, alimentação, acessibilidade, sustentabilidade e uso de tecnologia;
- Parcerias e patrocínios: identifique quais marcas estão associadas, como elas aparecem e o que ganham em visibilidade. Isso pode ajudar a pensar em novas oportunidades comerciais.
#DicaSympla: vale também observar elementos mais subjetivos, como o conceito criativo, a identidade visual, a narrativa usada nas campanhas e até o tom de voz. Esses detalhes ajudam a construir diferenciais de marca.
3. Estabelece indicadores para acompanhar
Agora que você já sabe o que observar, transforme essas percepções em dados mensuráveis. Assim, seu benchmarking deixa de ser só uma análise descritiva e se torna uma ferramenta de tomada de decisão.
Alguns KPIs úteis para acompanhar são:
- Taxa de conversão de vendas: quantas pessoas compraram o ingresso em relação aos visitantes da página;
- Tempo médio de esgotamento de lotes: ajuda a entender o comportamento de compra e ajustar sua precificação;
- Engajamento médio nas redes sociais: curtidas, comentários, compartilhamentos e alcance;
- Índice de satisfação do público: baseado em avaliações, pesquisas ou menções positivas;
- Número de patrocinadores e parcerias ativas: mostra o potencial de mercado do formato;
- Taxa de recompra ou fidelização: mede se o público retorna nas próximas edições.
Use planilhas simples ou dashboards on-line para cruzar dados e visualizar onde estão as maiores oportunidades de melhoria. Com isso, você cria uma base concreta para comparar resultados e identificar o que realmente faz diferença no sucesso de um evento.
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4. Colete os dados
Depois de definir o que observar e os KPIs, é hora de colocar a mão na massa e reunir dados reais sobre os eventos que você quer analisar.
Aqui, o segredo é cruzar diferentes fontes: as visíveis, como as redes sociais e sites, e as que exigem um olhar mais atento, como feedbacks do público e bastidores da operação.
A internet é seu principal campo de observação. Assim, explore:
- Redes sociais oficiais: veja o comportamento do público nos comentários, tipo de post que mais engaja e o tom de resposta da marca. Isso mostra como o evento se comunica e o quanto aproxima o público;
- Sites e páginas de venda: plataformas como a Sympla são um ótimo ponto de partida. Observe a estrutura da página do evento, como fotos, descrições, botões de compra, categorias, datas e CTA. Tudo isso influencia a conversão;
- Mídias e portais do setor: matérias, entrevistas e reviews em blogs e revistas de entretenimento ou negócios ajudam a entender o posicionamento do evento no mercado;
- Ferramentas de monitoramento: use alertas (como Google Alerts) e ferramentas de social listening (Metricool, mLabs, Buzzmonitor e Mention) para acompanhar menções e comparar alcance orgânico.
Por fim, por que não ir ao evento concorrente para ver de perto como tudo acontece? Se colocar no lugar de participante pode ser bastante interessante para o produtor identificar os pontos fortes e fracos da experiência do cliente.
5. Compare as análises e informações
Com as informações reunidas, monte uma tabela comparativa com os indicadores-chave. Essa é a hora fazer uma análise criteriosa do que foi observado, comparando com os processos da própria equipe.
Identifique padrões, por exemplo, o que os eventos mais bem-sucedidos têm em comum? Quais práticas você ainda não adota?
Aqui, é importante considerar os pontos altos e baixos das outras produções. Não basta incorporar apenas o que foi observado de positivo, é importante ter consciência das falhas da concorrência para não repeti-las nas produções.
E lembre-se, benchmarking não é uma cópia, é aprendizado. A ideia é adaptar boas práticas ao seu contexto e público.
Por exemplo:
- Se outro evento teve alta taxa de conversão por oferecer combos familiares, teste algo semelhante na sua próxima edição;
- Se o público valorizou experiências “instagramáveis”, pense em espaços fotográficos temáticos;
- Se notou que campanhas com vídeos de bastidores performam melhor, inclua esse formato em seu calendário.
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Deu para ver que fazer benchmarking para eventos é mais do que comparar: é aprender, adaptar e inovar.
Ao analisar preços, estratégias, experiências e estrutura da concorrência, o produtor ganha clareza sobre onde pode melhorar e como entregar algo realmente memorável.
Com o suporte da Sympla, fica ainda mais fácil transformar esses aprendizados em resultados concretos. A plataforma oferece ferramentas completas para gestão, divulgação e venda de ingressos, tudo em um só lugar.
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