Espaço para festa: 4 dicas para escolher o lugar ideal

Para tirar um projeto do papel, o organizador precisa lidar com muitos detalhes do planejamento. Por vezes, ele pode se esquecer de destinar mais atenção a um ponto crucial para o sucesso do evento, que é a escolha do espaço para festa. 

Afinal, ao chegar no lugar de realização da produção, os participantes já começam a formar suas opiniões. Não só o atendimento conta, mas aspectos como estrutura, localização, dificuldade para estacionar, acessibilidade, entre outros.

Por isso, neste artigo, será possível conferir algumas dicas para fazer a escolha mais correta do local da produção!

4 dicas para escolher o espaço para festa ideal!

Para escolher o espaço para festa ideal, o produtor precisa identificar qual será o objetivo da produção. Tendo isso em mente, a procura por um ambiente que seja confortável, com boa infraestrutura e segurança serão os próximos pontos a se prestar atenção.

Além disso, o local escolhido deve ter capacidade para receber todo o público esperado. Contar com estacionamento interno pode ser um ponto positivo a mais, pois facilita o acesso dos participantes e evita situações de perigo no momento de saída do evento. 

É importante que o organizador faça uma escolha que passe tranquilidade e confiança às pessoas, de modo a não se preocuparem com eventualidades negativas. 

Algumas dicas para fazer uma boa escolha são:

1. Pesquisa prévia

Com a internet, hoje, há uma série de opções de fontes de pesquisa para o produtor de eventos escolher um espaço para festa ideal. Em sites e redes sociais é possível colher informações importantes em poucos cliques. 

Essa é uma tarefa simples, porém muito importante para poupar tempo do organizador. Assim, é possível cortar logo de início os ambientes que, pela descrição, não vão servir para a proposta do projeto. 

Antes de começar a busca, vale fazer uma lista de requisitos indispensáveis para a escolha do local. Então, aqueles espaços que, pela descrição, cumprem com os pontos desejados, podem ser anotados para que o organizador faça uma visita presencial posteriormente. 

Nesse momento, também é importante levar em conta a tradição do evento que será produzido. A depender do tipo de produção, alguns aspectos estruturais não podem ficar de fora. 

Por exemplo, ao produzir um show de música eletrônica, é preciso escolher um ambiente que tenha os recursos sonoros, acústicos e de iluminação necessários para oferecer uma boa experiência ao público.

2. Preparação para visitação

No momento da visitação do espaço para festa selecionado, o produtor pode poupar ainda mais tempo se fizer uma preparação prévia para o momento. Um exemplo é ter uma tabela com as informações que precisam ser conferidas, desde o orçamento até pontos de estrutura e decoração. 

Também vale ter o cronograma da produção em mãos na conferência dos locais, assim, o organizador poderá checar datas e se certificar de que não está esquecendo nenhum detalhe importante.  

Outra ação que pode auxiliar na escolha do lugar perfeito é a criação de planilhas de cada ambiente visitado para acompanhar as negociações. Assim, fica mais fácil visualizar as tratativas que evoluíram com rapidez, diferença de valores e os prós e contras de cada espaço. 

3. Foco na experiência do público

O relacionamento com os participantes também não deve ser esquecido pelo produtor. O evento precisa transmitir uma imagem que faça o público se sentir especial e isso deve ser levado em conta na hora de escolher o espaço para festa.

Cada detalhe da produção vai integrar o chamado design de experiência, inclusive o local do evento. Esse termo se refere às técnicas usadas pelo organizador para que a vivência das pessoas seja positiva em detalhes variados. 

Ter atenção a esses aspectos, buscando surpreender e levar inovação ao público com o local escolhido, ajudará a firmar boas lembranças na mente dos participantes.

4. Atenção à estrutura do espaço

Na escolha de um espaço para festa, a estrutura é um dos aspectos mais importantes. Porém, alguns pontos fundamentais podem passar despercebidos pelo produtor. Alguns deles que precisam ser checados são:

• serviço de limpeza durante e pós-evento;
• garçons e equipe de apoio;
• cozinha de suporte para produções que necessitam de buffet;
• estacionamento e manobrista;
• sistema de som;
• iluminação;
• gerador de energia;
• ar-condicionado;
• móveis, como cadeiras e mesas — é importante que o produtor verifique os itens que estão incluídos na reserva do local;
• acessibilidade — é válido conferir se o espaço possui rampas, elevadores e boas sinalizações para orientar, em especial, participantes que tenham alguma dificuldade de mobilidade;
• segurança — em casos de produções infantis, por exemplo, é preciso checar se não há pontos de perigo para receber as crianças. Se o local possui janelas, por exemplo, é importante ter telas de proteção para evitar acidentes.

Escolher um bom espaço para a festa faz a diferença na produção! 

A escolha do espaço para festa pode servir para piorar ou melhorar a experiência dos participantes. Afinal, a produção começa a agradar ou não o público já na chegada ao local da sua realização. 

Pontos como dificuldade ao estacionar ou falta de recursos de acessibilidade para curtir o evento podem causar grandes insatisfações, por melhores que sejam as atrações contratadas para o evento. 

Por isso, esse ponto deve receber atenção especial do produtor. Uma boa estrutura aliada a um atendimento de qualidade e a uma proposta de festa bem elaborada podem ser grandes diferenciais para o público. 

Além de encontrar o espaço ideal, o produtor de eventos pode investir em outros recursos que contribuem para a experiência dos participantes de forma positiva antes do grande dia.  

Um exemplo disso é a venda de ingressos online, que oferece mais praticidade ao público e também amplia os horizontes do organizador. Aproveite e veja como disponibilizar os tíquetes da festa pela internet e faturar mais!