Ponto de apoio para eventos: saiba como montar o seu

Além de cuidar da decoração, das atrações principais e de outros elementos importantes do seu checklist, é importante pensar nos itens capazes de destacar o seu evento. Afinal de contas, o mercado de eventos é um dos que mais cresce no Brasil, e atrair o público com um atendimento especial acaba sendo uma forma de diferenciá-lo diante da concorrência! Pensando nisso, que tal montar um ponto de apoio para o seu evento?

Todas as formas de contato do público com a organização são importantes para a experiência final. Por isso, é necessário pensar em cada detalhe do evento para superar as expectativas do participante, desde o momento da sua chegada até quando ele vai embora!

Os principais shows e festivais contam com pontos de apoio para auxiliar os participantes – e isso faz toda a diferença para o sucesso: com um atendimento solícito e cuidadoso, o público se sente acolhido e estimulado a participar das próximas edições do evento no futuro. E é esse sentimento que você deve levar para a sua produção :)

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O que é um ponto de apoio para eventos

O ponto de apoio é uma central de atendimento diretamente no evento, destinada a atender os participantes com qualquer tipo de dúvida ou dificuldade. Este ponto geralmente é um espaço físico bem perto da entrada do evento, mas também pode ser composto por uma equipe que circula pelo evento com o intuito de auxiliar o público.

É bastante comum encontrar eventos sem nenhum profissional disponível para ajudar os participantes – e isso impede que eles tirem suas dúvidas caso tenham, por exemplo, algum problema com os ingressos adquiridos. Nem sempre o responsável pela bilheteria terá as informações necessárias para ajudar, e os seguranças também não são as pessoas certas para esse tipo de atendimento. Eles possuem outras responsabilidades e precisam estar atentos para evitar possíveis problemas na entrada do evento.

Nessas situações, o ponto de apoio é fundamental para manter a ordem e impedir o surgimento de problemas mais sérios com os participantes.

A importância do ponto de apoio para um evento

Chegar em um evento e não ter nenhum tipo de suporte para o esclarecimento de dúvidas pode causar uma péssima experiência logo no começo. Os participantes se sentem perdidos quando não encontram nenhum membro da equipe de produção do evento disponível para tirar dúvidas ou auxiliar com alguma necessidade. Muitas vezes, o evento pode acabar com filas enormes na entrada por falta de informações sobre como acessar o evento. Não vamos querer isso, certo?

A solução para estes (e outros) problemas é investir em um ponto de apoio estruturado, com equipe treinada e prestativa para atender às demandas do público. Isso gera uma ótima impressão, demonstrando a organização e o cuidado que a produção do evento possui com os participantes.

Além disso, o ponto de apoio pode ajudar a evitar filas na entrada do evento e a resolver diversos tipos de imprevistos, como o simples fato do participante esquecer o ingresso em casa ou não saber onde localizá-lo na hora de fazer o check-in.

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Como montar um ponto de apoio

O ponto de apoio ideal deve ser bem localizado e iluminado, contando com toda a estrutura necessária para que os atendentes possam prestar suporte ao participante. Também é essencial pensar no caminho que o participante irá percorrer até chegar ao ponto de apoio: o trajeto deve ser de fácil acesso e sem empecilhos que atrasem ainda mais a resolução do conflito.

O ponto de apoio deve estar localizado próximo à entrada do evento. Ele deve ser situado antes (ou ao lado) da área de validação de ingressos – assim, o participante não precisa entrar no evento para sanar sua dúvida e, na hora de voltar para a área de check in, a validação pode continuar de forma fácil e rápida.

Também é preciso posicioná-lo de forma que não atrapalhe as filas, nem fique na frente de grades, backdrops ou outros tipos de sinalização. Isso garante a circulação do participante e a visualização fácil do local do evento. Quanto à estrutura, o ponto de apoio deve ser cercado e coberto (em caso de chuvas), além de contar com mesas, cadeiras, ponto de energia, internet e um notebook ou tablet. Assim, o atendimento ao público pode ser feito mesmo em espaços abertos ou remotos.

Quais atendimentos são possíveis no ponto de apoio?

A maioria dos atendimentos no ponto de apoio são voltados para os participantes que não conseguem localizar seus ingressos. O ideal é fornecer formas simples de validação de ingressos ao público, facilitando o acesso ao evento – para eventos vendidos pela Sympla, por exemplo, o participante pode encontrar seus ingressos no app, no site ou no seu e-mail, não sendo necessário apresentá-los no papel (clique aqui e veja como).

Os casos mais comuns a serem resolvidos nos pontos de apoio referem-se à localização de ingressos, dúvidas sobre pagamentos e cancelamentos, troca de titularidade e documentos necessários para a validação de ingressos (carteira de estudante, confirmação de compra pelo titular do cartão de crédito, etc.). Para todas essas situações, o ponto de apoio se configura como uma forma rápida e organizada de auxílio ao participante do evento.

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Escolhendo a equipe para o ponto de apoio

A equipe do ponto de apoio deve ser treinada e estar ciente de todas as informações do evento, para resolver as principais dúvidas e problemas que podem aparecer.

Em muitos casos, o participante pode se mostrar perdido, ansioso ou nervoso por causa do problema sendo enfrentado. Para garantir que tudo seja resolvido da melhor maneira possível, é essencial deixar o ponto de apoio sob o comando de profissionais com capacidade de decisão, comunicativos, pacientes e preparados para encontrar soluções de forma rápida. Mais do que resolver problemas, a equipe deve demonstrar que se preocupa com o participante e está fazendo de tudo para ajudá-lo!

Entender que o encantamento do público deve estar presente em todas as partes do evento é fundamental para garantir uma ótima experiência e engajamento para futuras edições. Por isso, não hesite na hora de montar um ponto de apoio no seu evento para cuidar das necessidades dos participantes!