Os 10 mandamentos do produtor de eventos

Os 10 mandamentos do produtor de eventos

Cada profissão tem suas peculiaridades, condutas e objetivos. Mas entre elas há algo em comum: não importa qual a área, o sucesso na carreira é sempre uma meta de qualquer profissional – inclusive para os produtores de eventos!

Para o produtor de eventos, o sucesso está ligado ao empenho dedicado a cada produção e a conquista do público. Mas você sabe como chegar ao topo? Nós sabemos!

Conheça os 10 mandamentos do produtor de eventos e prepare-se para ser referência na sua área de atuação :)

1. Seja organizado

Seja muito organizado! São muitas as informações que devem ser administradas por você: contratações, locações, valores, divulgação, venda de ingressos, dentre outras. Portanto, organização é a palavra-chave.

É necessário contar com uma agenda (eletrônica ou impressa) e ter sempre lembretes de atividades. Fazer briefings, check-lists e borderôs (voltaremos a falar deste no item 10) de cada evento também ajuda na organização, que é fundamental para que nenhum detalhe seja esquecido. Estabelecer horários para as tarefas, ligações, visitas e divulgação dos eventos costuma dar muito certo.

E uma dica muito importante: arquive tudo! Mantenha cada documento com você (em versão impressa e digitalizada), anote cada contato, faça fichas sobre cada patrocinador, fornecedor ou prestador de serviços. Assim fica mais fácil saber a quem recorrer para os próximos eventos!

#DicaSympla: a Sympla produziu diversas planilhas para ajudar a organização da produção de eventos. Para realizar o download gratuito, basta clicar aqui: http://blog.sympla.com.br/planilhas-para-um-produtor-de-eventos-bem-organizado/ .

2. Construa sua imagem

A sua postura (atitude, conhecimento e autoconfiança) vai influenciar nas decisões que os contratantes, patrocinadores, fornecedores e equipes de trabalho tomarão em relação ao evento. Por esse motivo você deve investir em si mesmo, na própria aparência e na apresentação da sua empresa – e não se esqueça de aperfeiçoar seu knowhow.

Falar bem em público, passar segurança e se mostrar uma pessoa que entende tudo sobre o que faz não são diferenciais, mas características essenciais para um produtor de eventos.

3. Tenha disposição

Saiba que quando se opta por ser produtor de eventos o expediente fora do horário comercial vem no pacote. Acompanhar o andamento de cada produção seja dia, noite ou final de semana, além de ser solicitado durante um evento inteiro para resolver problemas, são coisas que serão parte da sua rotina. Por isso disposição é fundamental para evoluir e ter bons resultados na carreira de produtor de eventos.

Evitar problemas ao máximo é chave para possibilitar maior foco e sucesso no seu evento. Para isso, milhares de produtores utilizam plataformas de gestão específicas para produção de eventos.

#DicaSympla: A Sympla oferece diversas soluções para cada etapa do seu evento, permitindo uma gestão completa e otimizada através de dezenas de ferramentas simples de usar. Para conferir todas as ferramentas, clique aqui: http://www.sympla.com.br/solucoes .

4. Conte com uma boa rede de contatos

Contatos são fundamentais para conseguir tudo: bons fornecedores, artistas, um grande público e até mesmo ter acesso aos melhores locais. Por isso, faça seu networking: conheça as pessoas da sua área, se interesse pelo que elas têm a dizer, peça indicações, convide para seus eventos… cada novo contato pode trazer vários outros. Quem sabe você não conhece sócios, parceiros e conselheiros trocando experiências?

5. Saiba com que tipo de evento você está lidando

Para planejar, executar e promover um evento, é preciso conhecer as particularidades da produção. É um evento musical, uma conferência, um encontro empresarial ou uma confraternização religiosa? Cada produção tem seu público e seus objetivos. Portanto, tire todas as dúvidas com o contratante e pesquise bastante para sugerir boas ideias para o evento. Somente assim cada item (local, data, atrações, divulgação, preço da entrada, etc) será definido de forma adequada.

A partir destas informações, sinta-se a vontade também para inovar. Um organizador de eventos também tem que ser criativo, pensar em ideias bacanas que podem ser adaptadas para um evento específico. É muito bom quando o público se surpreende com eventos com produções inovadoras e diferenciadas.

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6. Obtenha patrocínios

Para captar patrocínios é preciso ter um briefing do evento, estatísticas, valores e todos os detalhes que conseguir reunir para oferecer uma noção concreta aos possíveis patrocinadores. Dessa forma, eles poderão avaliar se realmente vale a pena investir na sua produção.

Tente mostrar todas as vantagens para a marca ao patrocinar o seu evento. Ofereça benefícios e dê abertura para o patrocinador expor sugestões e críticas – assim, a negociação terá maiores chances de ser satisfatória. E não se esqueça de levar o borderô para conquistar seus patrocinadores!

7. Esteja ligado nas novidades

Para se manter por dentro das tendências em relação aos eventos e estar na frente de outros produtores, você pode procurar cursos específicos da área – participar de workshops e palestras, por exemplo. Além disso, leia muito sobre a área de eventos, entenda de administração, saiba o que os jovens estão ouvindo, procure por tecnologias que facilitem na divulgação e tudo que puder acrescentar coisas positivas ao seu trabalho. Quem sabe você não acaba ministrando um curso por se tornar uma referência na área?

#DicaSympla: Não deixe de comparecer aos eventos, dos mais diferentes tipos. Observando se aprende muito!

8. Aprenda com cada erro

Se cometer erros, não se desespere: é normal e é assim que irá descobrir outras alternativas para não cometer as mesmas falhas. Não desanime, procure identificar porque aquilo aconteceu e encare os erros como motivos para melhorar!

9. Utilize de ferramentas para produzir seus eventos

Conforme o mandamento 3 já diz, é necessário ter disposição (e muita!) pra produzir eventos e, em diversas ocasiões, surgem problemas para resolver à qualquer momento. Neste panorama, evitar problemas ao máximo é a chave para permitir a você maior foco e chances de sucesso no seu evento. Para isso, milhares de produtores no mundo todo utilizam de ferramentas de gestão específicas para produção de eventos.

Mesmo que para você a festa tenha sido incrível, procure saber o que os demais envolvidos (público, equipes de trabalho, fornecedores, artistas) acharam do evento. Dessa forma você saberá quais foram os pontos positivos – para buscar mantê-los – e irá corrigir os pontos negativos para os próximos eventos.

10. Sempre faça o borderô

Você sabe fazer um borderô? Ele é um documento no qual as informações financeiras sobre o evento devem estar detalhadas, com todos os valores. Boletos, notas do cartão e movimentações financeiras devem estar disponíveis, até mesmo para análise e comparação para eventos futuros.

Com o borderô você terá uma visão ampla do evento, analisará os gastos desnecessários, saberá se sua administração foi organizada e se a receita foi positiva. Para fazer download de um modelo de borderô gratuito que a Sympla produziu, basta clicar aqui: http://downloads.sympla.com.br/bordero-para-eventos .

Faça dos 10 mandamentos o seu guia de trabalho e atinja o sucesso no mundo dos eventos!

Boa sorte :)

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