O que fazer quando a atração ou o convidado do meu evento não pode comparecer?

O que fazer quando a atração ou o convidado do meu evento não pode comparecer?

Imprevistos podem acontecer nos melhores eventos e o seu não está livre disso. Vale destacar que problemas como chuva e queda de energia são relativamente fáceis de contornar, mas o que fazer quando uma das atrações não pode comparecer? Essa é sem dúvida uma das maiores saias justas para os organizadores.

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De fato, com a falta de uma atração contratada, a situação fica complicada, mas não é o fim do mundo. Controle-se, organize-se e tome as atitudes certas para que a ausência do convidado não venha a ferir a reputação do seu negócio. Quer saber mais dicas de como agir nesses casos? Confira:

A atração não vem e agora?

Existem duas situações relativas à falta: (1) quando você descobre com antecedência que a atração não comparecerá; (2) quando você é comunicado disso em cima da hora. Com toda certeza, o segundo caso é ainda mais complicado, porque o tempo hábil para a tomada de decisões é mais curto. Mesmo diante disso, em qualquer uma das situações é preciso manter a calma para conduzir tudo da melhor forma.

O contratado pode não comparecer por vários motivos, incluindo atrasos nos voos, problemas de saúde, falecimento na família ou até mesmo por ter agendado dois eventos no mesmo dia. Nunca se sabe! Mas o fato é que independentemente do motivo que tenha o levado a não aparecer, é necessário colocar o público do evento em primeiro lugar, sem se esquecer também das responsabilidades com os colaboradores e terceirizados.

Peça desculpas publicamente

Quando alguma falha acontece em um evento que você organizou, ainda que a culpa não seja diretamente sua, é você quem deve ir a público e se desculpar. Quem fez inscrição, comprou ingressos, convites ou abadás, confiou em você e não na atração convidada. Portanto, nada melhor do que pedir desculpas e explicar a situação, colocando-se à disposição inclusive para novos esclarecimentos.

Se você ficou sabendo de última hora, o próprio palco ou local do evento são os lugares ideais para fazer essa retratação pública. Mas se você for comunicado com antecedência, veicule as desculpas nos mesmos canais de divulgação nos quais o evento estava sendo divulgado (mídias sociais, rádio, televisão).

Contrate outras atrações

Para evitar o cancelamento do evento, se houver tempo hábil, tente contratar uma outra atração similar. Se o seu evento for um show a atração que não irá for um cantor sertanejo, tente substituí-lo por outro artista do mesmo estilo. Já se o evento for um seminário, por exemplo, e o convidado for um palestrante conhecido, busque outros nomes de peso nessa área. Você pode até mesmo fazer uma enquete com o público para escolher dentre algumas opções. Assim que tudo estiver decidido, comunique o nome da nova atração ao público e deixe quem comprou livre para aproveitar a entrada ou para receber seu dinheiro de volta.

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Videoconferências

No caso de palestras cabe ainda uma outra solução. O palestrante não poderá comparecer pessoalmente, mas quem sabe ele não fala com o público por videoconferência? Para aumentar a interação, pode-se colocar um mediador da organização. Por isto, é importante lembrar que neste tipo de evento é necessário providenciar os aparatos técnicos, como tela de projeção, equipamentos de som, dentre outros.

Devolva o dinheiro dos ingressos

Se não tiver jeito e o evento for cancelado, agende um período para fazer a devolução do dinheiro dos ingressos. Essa atitude revela transparência e honestidade, além de demonstrar respeito com o público.

Esse processo de bilheteria reversa é cansativo, demanda muita organização e comprometimento, por isso, prepare a equipe para atender da melhor forma possível mesmo diante da revolta e insatisfação de algumas pessoas que adquiriram as entradas. Querendo ou não, é normal que elas se sintam frustradas.

Reagende um evento com a mesma atração

Caso a atração não possa comparecer por motivos justificáveis, como problemas no voo ou questões de saúde, tente reagendar o evento para uma data futura, de preferência, próxima à data original. Logo que tudo estiver acordado, apresente as causas da ausência para o público e informe o novo dia para a realização do evento. Quem é fã e não quer perder por nada, vai esperar mais um pouco. Mas mesmo em caso de reagendamento, ofereça a possibilidade de reembolso ao público.

O que fazer para minimizar os riscos das atrações faltarem?

  • Verifique com antecedência se a atração não tem mais de um evento marcado para o mesmo dia;
  • Procure referências e busque informações para saber se a atração costuma comparecer aos compromissos marcados;
  • Sempre tenha mais de uma atração no evento;
  • Insira cláusulas bem específicas quanto à quebra de contrato, de modo que haja consequências legais para a parte que descumprir.

Esperamos que não passe por uma situação assim tão cedo, mas tenha certeza de que com profissionalismo, competência, ética e uma boa dose de jogo de cintura, você vai acabar se saindo muito bem caso isso ocorra. Sucesso e bons eventos para você!

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