Fornecedores: tudo o que você precisa saber sobre eles

Fornecedores: tudo o que você precisa saber sobre eles

Na promoção de um evento, um grupo de pessoas é especialmente importante para cumprir tudo o que você planejou de maneira organizada: os fornecedores. Um planejamento do que será necessário para a ocasião é essencial, inclusive no aspecto financeiro. Depois que o check-list estiver pronto, é importante procurar um serviço eficiente e de confiança.

Para te ajudar a realizar um evento de sucesso, selecionamos algumas dicas para você saber lidar com tudo o que envolve o universo dos fornecedores. Vem conferir!

Não se esqueça de pesquisar antes de contratar

Há várias maneiras de encontrar os fornecedores que vão atender as suas demandas específicas e cumprir o objetivo que você planejou para seu evento. Pode ser por recomendação, pelo contato estabelecido em eventos anteriores, por guias e listas deste tipo de profissional e pelas ferramentas de procura na Internet. Você pode, ainda, consultar associações dos setores de serviço que precisa.

Não se esqueça, no entanto, de que você quer o melhor para a ocasião. Solicite as referências dos fornecedores e analise seu portfólio, além da cartela de clientes. Escolher “no escuro” é muito arriscado e pode comprometer a qualidade do seu evento.

É importante comparar orçamentos

O ideal é solicitar orçamentos de pelo menos 3 empresas para cada segmento do check-list (por exemplo, 3 para iluminação, 3 para credenciais, 3 para decoração e para demais itens). Em outro post do Blog falamos sobre os fornecedores de diferentes segmentos para o caso de shows. E fica a dica, nunca efetue uma contratação antes de comparar preços de serviços similares.

Não se esqueça de considerar, é claro, a qualidade desses serviços. Ela também é item importante na hora das decisões financeiras. Se o melhor for também o mais caro, avalie se vale a pena. Muitas vezes vale.

Embora isso possa variar de uma empresa para outra e de um serviço para outro, normalmente os fornecedores que irão trabalhar no evento cobram 50% antes da ocasião e 50% na hora ou na entrega do produto/serviço.

Um planejamento completo junto aos fornecedores é essencial

Deixe claro quais são os profissionais responsáveis por cada serviço, assim como as datas do evento e as formas de pagamento combinadas previamente. Reunir-se antes com cada fornecedor no local previsto, para demonstrar qual será a dinâmica da ocasião, também é importantíssimo para evitar incovenientes e mal-entendidos.

O tipo do evento a ser realizado influencia na escolha dos serviços contratados

Parece óbvio, mas, ao planejar um evento, muita gente não sabe qual tipo de fornecedor é necessário. Na dúvida, é essencial se ater à natureza do seu evento, que irá determinar todos os serviços requeridos para sua realização. Se a ocasião em jogo é um seminário, por exemplo, um serviço de coffee-break deverá ser considerado. Se é uma festa de casamento, serviços de decoração, buffet, som e iluminação entrarão em pauta. Tenha sempre em mente que a espécie de evento que você pretende organizar será definitiva para que os fornecedores certos sejam contratados.

Com essas informações, fica mais fácil entender que lidar com fornecedores é, sim, uma tarefa imprescindível, mas não precisa se tornar uma dor de cabeça. Com um planejamento eficiente e um pouco de pesquisa, você consegue contatar os profissionais mais indicados e promover o evento dos seus sonhos.

Quer compartilhar alguma informação ou experiência com a gente? Fique à vontade para comentar!

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