Você planejou seu evento nos mínimos detalhes. O estudo de orçamento foi preciso. O plano de marketing e de comunicação foram bem executados. As vendas estão dentro da margem prevista. Tudo ia bem… até uma crise chegar.

Lidar com gestão de crise é parte do dia a dia de quem produz eventos. Quanto mais experientes, mais aptos a lidar com imprevistos um produtor de eventos se torna. Porém, à medida que o tempo passa, mais acostumados também ficam em “fazer as coisas do mesmo jeito”. É um paradoxo – mas a boa notícia é que tem solução.

Que tal começar a fazer eventos online?

Apesar do clima sensível diante da pandemia, a essência de quem trabalha com eventos e entretenimento continua a mesma: conectar pessoas, impactar positivamente a sociedade e criar experiências incríveis.

Ainda que à força, o Covid-19 deu um empurrão em todos os setores rumo à digitalização dos serviços. Precisamos nos adaptar e aprender a navegar por essas turbulentas ondas de mudanças.

Nesse contexto, os eventos online surgem como uma alternativa segura e eficaz de continuar oferecendo experiências ao público, onde quer que ele esteja. Mas não é só isso: existem várias vantagens de fazer eventos online, principalmente em um momento em que é preciso encontrar maneiras de manter vivo o seu negócio.

#DicaSympla: se precisar de inspiração, confira alguns tipos de eventos online que você pode criar.

5 vantagens de fazer eventos online

1. Maior alcance de público

Essa vantagem é a mais óbvia. Observe um exemplo real: o Rock in Rio é um dos maiores festivais do mundo – o evento chega a receber até 125 mil pessoas por dia na Cidade do Rock. Porém, só nas plataformas digitais do canal Multishow, responsável pela transmissão via streaming do evento, a edição de 2019 do Rock in Rio contabilizou mais de 115 milhões de visualizações.

Um evento online tem a capacidade de alcançar muito mais pessoas, em lugares diferentes e simultâneos, que um evento presencial.

Outros exemplos recentes de alcance recordes foram as lives do cantor Gusttavo Lima, que contou com 13 milhões de visualizações no Youtube, e da dupla Jorge e Mateus, que bateu a marca de 3 milhões de visualizações (simultâneas). Ainda temos a live da cantora Marília Mendonça, que bateu os recordes de visualizações no Youtube.

Um dos segredos do sucesso do maior festival de música eletrônica do mundo, o Tomorrowland, são os seus aftermovies, vídeos cinematográficos produzidos com um emocionante resumo de cada edição do festival. Muitas pessoas conheceram o festival pela primeira vez por uma das suas transmissões pelo Youtube. O aftermovie de 2012, um dos mais vistos, contabiliza mais de 160 milhões de visualizações.

Você consegue pensar em um evento físico para essa quantidade de pessoas? No online, é possível.

2. Custos reduzidos

Os custos de um evento presencial são proporcionais ao tamanho da produção. Quanto mais gente, maior o espaço, mais estrutura é necessária e maiores os custos.

Em um evento online, você também terá despesas à medida que tiver mais pessoas participando. Porém, enquanto em um evento presencial boa parte dos seus custos são variáveis (proporcionais ao número de participantes), em um evento online estamos falando basicamente do custo da plataforma de streaming e os equipamentos de áudio e vídeo. Os demais custos da produção não se alteram de acordo com a quantidade de pessoas. Os custos variáveis são menores.

Mesmo investindo em uma captação de áudio e vídeo profissionais, esse será um custo “one shot”, ou seja, de uma só vez, e que você faria para aquele evento, independentemente da quantidade de pessoas que venham a participar.

Numa planilha orçamentária simplificada, os custos de um evento online estão resumidos em despesas da plataforma, taxa da venda de ingressos, cachê dos convidados (se houver) e os aspectos técnicos da produção como estúdio, luz, som, vídeo e edição.

Em um evento presencial, uma planilha pode passar até de duas páginas, com itens como taxas, seguros, fornecedores, bebidas e alimentação, banheiros, segurança, limpeza, logística, além, claro, das atrações e conteúdo em si.

Umas das vantagens de fazer eventos online – especialmente os de larga escala – é que eles tendem a ser mais lucrativos que eventos presenciais.

3. Disponibilidade de realização

Um evento presencial é, por natureza, ao vivo. Só tem uma chance de acontecer. Quantos eventos você já viu serem cancelados por chuvas ou motivos de força maior?

Uma das vantagens de fazer eventos online é que eles não precisam ser ao vivo. Ele pode ser gravado e acessado diversas vezes em formatos variados. Sua disponibilidade é muito maior. Olha que vantagem: isso significa que você pode colocar seu evento online à venda durante um ano inteiro (ou mais!).

Você pode, por exemplo, vender um evento online que acontece ao vivo, mas você também pode gravar esse evento e disponibilizá-lo para venda, por um preço menor, para quem não pôde participar do evento ao vivo. E você ainda pode usar trechos da gravação para criar micro-conteúdos para divulgação nas redes sociais.

São muitas possibilidades de renda a partir de um único evento online.

4. Possibilidades de extensão

Em um nível mais avançado, você pode criar eventos online para construir comunidades e adotar um pensamento de negócios baseado em assinaturas.

Diferentemente de um evento presencial, em que você tem uma única chance para apresentar de uma só vez todos os seus conteúdos, em um evento online você pode convidar o seu público a fazer parte de uma verdadeira jornada de experiências. Você pode diluir os conteúdos em mais de um evento ou apresentação ao longo do tempo.

A maioria dos produtores de eventos tradicionais foca suas energias na produção de um evento presencial e ao vivo, enquanto usam as redes sociais para a divulgação ou manutenção da comunidade.

Produtores de eventos online podem criar receitas numa lógica 100% digital, enquanto usam as redes para a divulgação ou manutenção da comunidade. Podem até criar um evento presencial como uma fonte de renda complementar ao modelo digital. A diferença é que eles não precisam assumir esse risco se não quiserem.

5. Inteligência de dados

O futuro de todo produtor de eventos é tornar-se um estrategista de eventos. Um estrategista de eventos é alguém que além de “fazer a produção acontecer”, sabe utilizar a inteligência de dados para tomar as melhores decisões.

Uma das profissões mais em alta no mercado hoje em dia – e que pretende continuar assim pelos próximos anos – é a do cientista de dados. Graças à Internet e às redes sociais, um produtor de eventos conta com um extenso volume de informações a seu favor. Mesmo que ele não seja ou tenha interesse em ser um cientista de dados, à medida que o seu negócio crescer, vai acabar sentindo a necessidade de contratar um estrategista com esse perfil para a sua equipe.

Produtores de eventos online saem na frente no quesito inteligência de dados. Como toda a produção se dá em um ambiente virtual, é possível avaliar o perfil demográfico do seu público com exatidão (idade, local, renda, gênero com que se identifica etc), mas também dados inerentes à cada plataforma de streaming como engajamento, interação, comentários, etc.

Indo um pouco além, é possível automatizar mensagens de acordo com os hábitos e preferências de cada pessoa – por exemplo, enviar um e-mail com conteúdos personalizados para diferentes perfis dentro de um mesmo grupo de clientes, ou criar cursos e conteúdos monetizáveis a partir desta segmentação de interesses.

A base de todo bom CRM (Customer Relationship Marketing ou Marketing de Relacionamento) é uma boa base de dados. Quem produz eventos online tem em suas mãos uma vantagem única: seus eventos já começam com uma base de dados qualificada! O próximo passo é organizá-la e saber o que buscar a mais, em termos de informações do seu público.

Agora que você já sabe as vantagens de fazer eventos online, que tal produzir o seu?

Se ainda está em dúvida, a Sympla acabou de lançar um e-book que é um guia completo para você começar a fazer seus eventos online. E se você é um organizador de eventos, também pode criar o seu evento online na Sympla.

Até a próxima!