5 soluções para auxiliar o produtor na retomada de eventos presenciais

Organizando Eventos
Tempo de leitura: 10 MIN
Joanna Sant Anna
Tecnologia para eventos

Após a paralisação total dos eventos presenciais devido à pandemia do Covid-19, o mercado volta a respirar com os planos de retomada de eventos presenciais estabelecidos em cada cidade. Se, antes, pensar em toda estrutura do evento já era um desafio, agora os cuidados precisam ser ainda maiores, tendo em vista os protocolos de saúde e normas sanitárias.

Nesse cenário ainda incerto, a tecnologia voltada para eventos pode ser uma grande aliada para garantir uma boa experiência dos participantes, além de oferecer a máxima segurança para todos os envolvidos, desde o público até as equipes que estão trabalhando no local. 

E, para te ajudar nessa etapa, reunimos aqui 5 soluções que vão te ajudar a planejar seu evento presencial com mais cuidado e eficácia. Continue lendo para conhecer cada uma delas!

1 – Credenciamento mobile

O credenciamento é super importante, já que ele é a primeira impressão do público no dia do evento. E procurar o nome dos participantes em listas impressas ou na tela do computador já não atende mais eventos de médio e grande porte, pois geram um atendimento demorado e pouco seguro.

Além disso, os eventos precisam cumprir os novos protocolos sanitários para prevenção do Covid-19, exigindo que os organizadores repensem as estratégias de controle de acesso e minimizem a demora gerada pela aplicação dessas novas normas.

Sendo assim, o credenciamento mobile aparece como uma alternativa, já que otimiza todo o processo de cadastro dos usuários e validação dos ingressos, possibilitando uma experiência única para os participantes.

A tecnologia hoje possibilita que esse credenciamento seja feito de muitas formas, como:

  • Uso de QR Code através de smartphones;
  • Ingressos impressos;
  • Aplicativos desenvolvidos exclusivamente para os eventos;
  • Pulseiras de identificação.

O principal ganho de utilizar soluções para credenciamentos otimizados é a redução de filas, rapidez na validação dos check-ins, retirada de kits e materiais do evento, além da agilidade para gerar as credenciais com informações personalizadas de acordo com o objetivo de cada evento, como nome, cargo, empresa, entre outros. 

2 – Credenciamento através de reconhecimento facial

O reconhecimento facial já é bastante utilizado em aeroportos, prédios comerciais e outros lugares de segurança máxima. Agora, ele chega como uma solução de inovação nos check-ins dos eventos, principalmente na modalidade corporativa. 

Essa é uma ferramenta que oferece uma gama de possibilidades no mercado de eventos e visa reduzir filas e proporcionar uma experiência diferenciada aos visitantes de seu evento.

Através de um software, o sistema compara a foto enviada pelo visitante durante o cadastro antecipado, feito pela internet, com a imagem capturada no momento do credenciamento, reconhece a face através de pontos-chave, consulta a base de dados e libera a entrada ao evento. Tudo isso em alguns segundos!

Mas o reconhecimento facial oferece muitos mais que agilidade: ele oferece um controle de segurança e eficiência que evita a entrada de pessoas não cadastradas e a troca de credenciais, sendo impossível que uma mesma credencial seja utilizada por duas pessoas diferentes, por exemplo. 

Vale lembrar que é muito importante deixar claro todo processo de segurança de dados e ser transparente em relação à utilização das imagens captadas.

Ela será somente para o credenciamento? Será utilizada a mesma foto na credencial? O participante precisa estar seguro de como e quando sua imagem poderá ser utilizada para se sentir à vontade com essa nova tecnologia voltada para os eventos. 

3 – Cashless

Já percebeu como estamos cada vez menos usando cartão e dinheiro em nossas movimentações financeiras?

Transações feitas por transferências bancárias, pagamento por aproximação e as carteiras virtuais estão ganhando espaço nas nossas vidas, e no mercado de eventos esse movimento não é diferente. Nesse cenário, o pagamento cashless tem crescido muito e visa dar mais agilidade e segurança para os usuários e também produtores dos eventos.

Mas o que é Cashless? Cashless é todo sistema de pagamento 100% sem dinheiro ou cartão.

Ele pode ser feito através de várias tecnologias, como:

  • Fichinhas;
  • Comanda tradicional;
  • Comanda por código de barras;
  • Cartões e pulseiras via NFC (“next field communication”). 

As soluções com NFC podem ser com crédito pré-pagos, as mais utilizadas, ou créditos pós pagos, que funcionam tipo comanda de bar. Esses dispositivos contêm um chip para transmissão de dados e tudo é feito de forma criptografada.

A recarga dos créditos antecipada pode ser feita pela internet ou no próprio evento, em portais de auto atendimento ou caixas. Ela pode ser revertida em alimentos, bebidas ou produtos em geral.

As principais vantagens dessa solução são: a facilidade de fechar o caixa, menos dinheiro circulando nos caixas (evitando a circulação das células e diminuindo o risco de contaminação dos funcionários e participantes do evento), rapidez nas transações (evitando filas e aglomerações para compra e espera de trocos e redução de perda ou furto de cartão e dinheiro durante o evento).

4 – Catracas com leitor integrado

As catracas com leitores integrados ajudam os organizadores com controles de acesso de ingressos e passaportes dos participantes na portaria e recepção dos eventos. São ideais para parques, estádios, feiras e exposições, festas com grande público, entre outros.

Com possibilidade de integração via API com os ingressos online da Sympla, o sistema faz o controle e monitoramento de entrada e saída de visitantes ao local do evento, armazenando todas as movimentações em banco de dados para eventuais análises futuras ou em tempo real.

Essas catracas possibilitam a leitura dos ingressos via QR Code ou NFC através de smartphones, vouchers, pulseiras ou ingressos impressos e oferecem uma leitura sem contato. Ou seja, o próprio participante faz a aproximação do ingresso na leitora.

Essa ferramenta oferece mais segurança nesse cenário de retomada de eventos, pois mantém o distanciamento entre o operador e o participante e evita o contato nas superfícies para leitura do ingresso.

 

Existem vários tipos de catracas para essa solução, como:

  • Portal InfraVermelho Individualizado;
  • Cases;
  • Portal estilo Toten;
  • Catracas Eletrônicas. 

O ideal é pesquisar qual melhor formato atende a sua necessidade e cabe no orçamento do seu evento :)

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5 – Medição de temperatura

A  medição da temperatura corporal na entrada dos estabelecimentos é um dos protocolos exigidos para a retomada segura dos eventos presenciais ao redor de todo o país.

Além da obrigatoriedade, usar um aparelho de aferição na entrada do seu evento garante a segurança dos seus participantes e mostra desde a entrada como você está tomando as medidas necessárias para garantir a saúde e o bem-estar de todos os envolvidos no evento.

Existem vários tipos de dispositivos que estão sendo utilizados em eventos. O mais comum deles, nesse cenário, é o termômetro infravermelho ou termômetro sem contato. Eles usam a tecnologia de infravermelhos para detectar o calor proveniente da superfície da pele. São seguros, não fazem mal ao corpo e a leitura é quase instantânea. 

Outro método utilizado é a câmera térmica, que conta com uma lente térmica e uma comum, capaz de fazer a leitura dos raios infravermelha e produzir uma leitura luminosa, detectando assim temperaturas corporais elevadas. Essas imagens podem ser vistas a olho nu e indicam os participantes que estão febre e possivelmente doentes. Por terem um custo mais elevado, acabam não sendo uma solução tão viável para eventos de médio e pequeno porte. 

E aí, o que achou dessa lista de soluções? Esperamos que tenha te ajudado a planejar a retomada da seu evento presencial com mais segurança e possibilidades com o uso da tecnologia.

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Joanna Sant Anna
Escrito por Joanna Sant Anna
Oie! Meu nome é Joanna Sant Anna, sou jornalista e pós graduada em marketing. Trabalho na área de Operação Local da Sympla coordenando portarias de eventos e espero ajudar vocês a ficarem por dentro do que tá rolando de novidade nesse mercado!