Fazer uma proposta de patrocínio para um evento online exige cuidados diferenciados, que você não precisaria ter ao montar uma proposta de patrocínio para um evento presencial. Entretanto, como já falamos por aqui, existem mais semelhanças que diferenças entre um evento online e um presencial.
Da mesma maneira, as perguntas básicas a serem respondidas em uma proposta de patrocínio para um evento online são parecidas com as de um evento presencial:
- Qual é o conceito do seu evento? O que o diferencia da concorrência? O que o torna único e especial?
- Qual é a quantidade, a sua expectativa de público? E seu perfil psicográfico, comportamental e demográfico?
- Como será a divulgação do seu evento? Em que momentos dessa jornada a marca do seu patrocinador (ou apoiador) entram na comunicação?
- O que o seu patrocinador ganha ao associar-se com o seu evento?
- Quais outras oportunidades você oferece para a marca se apresentar como parceira em seu evento?
É a partir desse momento que as diferenças entre o presencial e o online começam a aparecer. Por exemplo, existem duas métricas importantes e necessárias em qualquer projeto para quem busca patrocínios para eventos online: alcance e engajamento.
Alcance: quantas pessoas o seu evento atinge
Alcance é a capacidade que seu evento online tem de chegar em um maior número de pessoas. Eventos online são mais escaláveis que eventos presenciais. Se você fazia uma conferência de música para trezentas pessoas, ao migrar para o online pode ficar surpreso ao encontrar o triplo ou mais de participantes. Isso acontece, claro, porque você não está mais limitado a um espaço geográfico.
O mais bacana dos eventos online é que você pode participar de qualquer lugar. Quando conversamos com os produtores da festa Iraq Sessions, de Recife, descobrimos que parte dos frequentadores de seus eventos online são de São Paulo, Minas Gerais e Rio de Janeiro.
Ou seja, a dica aqui é: mostre para o seu patrocinador a capacidade que você tem de alcançar mais pessoas.
Engajamento: como seu público interage com o evento
Uma outra métrica importante de ser considerada em seu projeto de patrocínio é o engajamento. Porém, o que isso significa? Engajamento é a forma como o seu público pode interagir com o evento. E quanto mais interação, melhor.
Um dos segredos para criar experiências incríveis é colocar o seu público no centro. Isso não quer dizer que você tenha que expô-lo sem a sua autorização, mas sim que você pode dar ao público a opção de contribuir ativamente com a produção do seu evento. Seja fazendo perguntas pela sala de chat do Sympla Streaming, puxando uma coreografia de K-Pop em sua próxima festa online ou mesmo ajudando a escolher as próximas músicas ou conteúdos que serão apresentados durante seu evento online.
O engajamento é também a métrica mais importante do seu evento.
Quando você está num evento presencial, você literalmente está imerso nessa experiência. Quando você está num evento online, na verdade você está em casa (ou em outro lugar), com todas as distrações possíveis, do Netflix à família, passando pelas dezenas de abas abertas de seu navegador.
Ou seja, planejar como reter as pessoas no seu evento, engajando-as através de recursos interativos, é algo importante para deixar claro em sua proposta de patrocínio.
O que mais você deve considerar ao fazer uma proposta de patrocínio para seu evento online?
Engajamento e alcance são pontos importantes para levar em consideração na hora de montar uma proposta de patrocínio, mas não são os únicos. Por isso, trouxemos mais algumas dicas para você não deixar de fora da sua proposta. Confira:
Roteiro do evento
Já escrevemos por aqui um artigo explicando os cuidados que você deve ter ao montar um roteiro de um evento online. Você pode apresentar este roteiro para o patrocinador para mostrar qual será a dinâmica do evento e como ele será conduzido.
Plataforma de Streaming
Outro ponto de atenção é a plataforma que você vai escolher para realizar seu evento. É preciso deixar claro para o seu patrocinador se você está fazendo uma live no Instagram ou uma série de encontros online no Sympla Streaming, por exemplo.
Escolher bons parceiros ou parceiras para te ajudar nos aspectos tecnológicos da sua produção também é importante. Se esses parceiros já realizaram trabalhos ou projetos de destaque, é mais uma informação para incluir na sua proposta.
Divulgação
O mesmo cuidado vale para a divulgação do seu evento e a escolha dos meios que você utilizará.
Uma das vantagens de uma comunicação online é a possibilidade de medir todos os seus esforços. Vale a pena destacar no projeto de parceria qual será o seu plano de comunicação e também quais são os números das suas redes sociais, site e demais meios proprietários.
Resultados de outros eventos online
Se você já vem realizando eventos online, é recomendável que você apresente esse histórico na sua proposta. Apresente para o seu possível patrocinador quais foram os resultados acumulados que você conquistou desde o início do seu projeto.
Estudar quais patrocinadores combinam com o seu evento
Por fim, antes mesmo de montar a proposta de patrocínio para seu evento online, você deve estudar quais marcas e parceiros tem afinidade com o seu projeto. Faça uma lista de pelo menos vinte ou trinta. Procure estudar quais eventos essas marcas já patrocinam ou procure eventos online semelhantes aos seus e veja quem são os patrocinadores deles.
Patrocínio é uma relação como no Tinder: tem que “dar match”.
Uma parte do trabalho é sua. Ou seja, saber contar uma boa história, ter uma apresentação bonita e oferecer as informações necessárias para que a outra parte da relação tenha a curiosidade em te conhecer melhor.
Mas outra parte do trabalho, tão importante quanto, é pesquisar no mercado quem patrocina eventos como o seu. Ou seja, como você reduz o risco e o tempo perdido batendo nas portas erradas.
Vale lembrar que uma proposta de patrocínio não é e não deve ser um documento fechado. Qualquer relacionamento que você venha a iniciar, terá uma etapa de alinhamento de expectativas.
O recomendado é que você procure listar uma série de entregas básicas na sua proposta, que qualquer patrocinador, apoiador ou parceiro teria, mas também uma outra série de oportunidades “em aberto”. Por exemplo, a degustação do produto durante o seu evento ou a exposição de um totem luminoso com a marca do seu patrocinador, para serem discutidas junto com aquele parceiro dos seus sonhos.
Lembra daquelas perguntas básicas lá do início desse post? Responda cada uma delas, leve em consideração as diferenças entre eventos online e presenciais, liste as possíveis marcas com mais afinidade com o seu evento e crie um documento flexível e colaborativo (“como podemos nos ajudar?”).
O resto, é bater de porta em porta e preparar-se para escutar muitos “nãos” – lembrando de registrar os motivos e os aprendizados – até vir o aguardado “sim”.
Boa sorte!