Organizar um evento pode ser uma ótima oportunidade para impulsionar o seu negócio ou dar mais visibilidade ao seu trabalho, independentemente da sua área de atuação. No entanto, para que você consiga chegar até lá, é preciso saber definir o objetivo de um evento com clareza e muita atenção aos detalhes!

Definindo o objetivo de um evento

Um evento de sucesso não é aquele que esgota a venda de todos os ingressos, mas aquele que consegue atingir os objetivos propostos desde o início pelos organizadores. Por isso, antes de começar a pensar nos objetivos específicos do seu evento, é preciso saber exatamente por quê e como ele será realizado, planejando as próximas ações de acordo com este perfil.

Um sugestão para começar a definir o caminho para os objetivos do seu evento é utilizar a metodologia 5W2H – What, Who, Why, Where, When, How e How much. Veja só como aplicá-la e o que cada uma dessas palavras significa:

  • What: O quê o evento irá oferecer?
  • Who: Quem está realizando o evento?
  • Why: Por que o evento será realizado? Este tópico deve levar em conta as oportunidades de mercado, demandas dos clientes e a necessidade de se aproximar do público-alvo.
  • Where: Onde o evento será realizado?
  • When: Quando o evento deverá acontecer?
  • How: Qual será o formato do evento (congresso, feira, workshop, palestra…)?
  • How much: Quanto o evento irá custar?

Para determinar os custos estimados do evento, é preciso ter muita atenção a todos os detalhes! Inicialmente, este cálculo deve levar em conta itens como a receita obtida com a venda de ingressos, contratação de fornecedores e de staff, o aluguel do local para o evento, contratação da equipe de segurança, gastos com alimentação e outros aspectos que podem variar de acordo com o tipo do evento sendo produzido.

E, para manter tudo sob controle, a principal dica é utilizar a nossa planilha de orçamento para produção de eventos :)

Planejando os objetivos

A definição dos objetivos e metas faz parte do planejamento do evento como um todo. Em outras palavras, um planejamento completo e estratégico engloba ações que você deve executar antes, durante e depois do evento para que ele aconteça da melhor maneira possível. É nessa fase que você irá identificar e elencar os recursos, serviços, ações e tarefas necessárias para atingir os resultados desejados. Quanto mais específicos forem os objetivos, mais fácil será a análise e mensuração dos resultados para avaliar se o evento foi ou não bem-sucedido. Dessa forma, os seus objetivos devem ser:

  • Realistas
  • Claros e específicos
  • Mensuráveis (em termos de recursos, quantidade e qualidade)
  • Alinhados aos objetivos da sua empresa ou negócio
  • Baseados em algum fato, necessidade ou análise prévia

Tenha em mente que não é preciso estabelecer vários objetivos. No entanto, é fundamental que eles sejam alcançáveis, façam sentido e estejam de acordo com o que será oferecido ao público ao longo do evento!

#DicaSympla: Planejamento estratégico para eventos: qual a importância e como fazer

Definição do público

A escolha dos objetivos para seu evento também depende do público-alvo que se deseja atingir! De nada adianta escolher um objetivo que seja inalcançável, levando em conta o perfil das pessoas que irão frequentar o evento. Para saber exatamente quem é o seu público, é importante criar uma persona – uma figura fictícia que reúne as características mais importantes de um cliente ideal, com maior probabilidade de ir até o seu evento:

  • Faixa etária, gênero e renda média;
  • Profissão e escolaridade;
  • Hábitos e interesses;
  • Locais que costuma frequentar;
  • Produtos e serviços que costuma utilizar;
  • Quais canais utiliza para se informar (redes sociais, revistas, internet, etc.)

A partir de uma persona, será possível fazer uma divulgação muito mais assertiva, além de planejar um evento com ações mais efetivas e maiores chances de atingir as expectativas e satisfazer as necessidades com mais eficiência.

Escolha dos canais de divulgação

Para que seu evento seja de fato um sucesso e atinja os objetivos pensados, é fundamental investir em uma divulgação coerente, escolhendo corretamente os canais de comunicação e a linguagem mais adequada para falar com o público.

Por isso, não pense que a divulgação de um evento se resume ao compartilhamento de posts nas redes sociais! Os recursos utilizados para a divulgação devem estar previamente descritos no seu planejamento, para evitar gastos extras sem necessidade ou foco. Além disso, é importante saber quem são os concorrentes, para expor seus diferenciais e buscar impactar pessoas que também podem se interessar pela sua marca e pela sua produção.

Aqui estão alguns exemplos de ações de divulgação que você pode adotar, de acordo com as metas propostas para o evento:

  • Campanhas de e-mail marketing
  • Divulgação nas redes sociais mais utilizadas pelo público
  • Anúncios em revistas, jornais e veículos tradicionais de comunicação
  • Distribuição de flyers e panfletos em locais frequentados pelo público (shoppings, lojas, bares, restaurantes, etc)
  • Venda de ingressos em uma plataforma online de eventos

Para saber mais sobre a divulgação de eventos, confira o nosso post com tudo sobre como divulgar um evento! o/

Obtenção de recursos

Para que o seu evento aconteça, será preciso investir alguns recursos financeiros e materiais para providenciar os itens necessários – como materiais de divulgação, alimentação e bebidas, brindes, aluguel do espaço e materiais a serem usados durante o evento.

Para reduzir os custos, é extremamente indicado correr atrás de patrocínios e parcerias! Sejam eles financeiros ou materiais, será possível colocar o seu evento em prática de forma mais garantida e economicamente viável. Em troca, os patrocinadores obtém grande visibilidade ao associarem seus nomes ao evento, além de estarem mais próximos de novos clientes e consumidores em potencial!

Por isso, tenha cuidado na hora de buscar empresas patrocinadoras para o seu evento. Escolha as que podem oferecer uma contrapartida condizente aos objetivos do evento e garanta uma produção completa, sem surpresas ou imprevistos :)

Aproveite para baixar o nosso Kit de Patrocínio para Eventos e aprenda a conquistar os melhores patrocínios e parcerias para o seu evento!

Estudo de caso

Imagine uma empresa que trabalha com a revenda de produtos cosméticos. Com a queda das vendas e poucos clientes fixos, a direção resolve organizar um evento, com objetivo principal de prospectar novos clientes. Mas, como colocar isso em prática e medir se os resultados foram satisfatórios?

  • O quê o evento irá oferecer? Mini-curso de maquiagem e estética
  • Quem está realizando o evento? Empresa de revenda de produtos cosméticos
  • Por que o evento será realizado? Queda nas vendas espontâneas dos produtos, redução no número de clientes recorrentes, oportunidade de oferecer um serviço personalizado ao público-alvo
  • Onde o evento será realizado? Em um centro de estética (parceria)
  • Quando o evento deverá acontecer? Próximo ao final do ano (época de crescimento nas compras em geral)
  • Qual será o formato do evento? Curso ou workshop
  • Quanto o evento irá custar? R$ 50

Persona ou público-alvo

Mulheres de 24 a 36 anos, residentes na região centro-sul da cidade, interessadas por beleza, maquiagem e bem-estar. Utilizam principalmente o Instagram e o Instagram Stories com ferramenta de comunicação. Frequentam salões de beleza e centros de estética periodicamente.

Objetivos do evento

  • Contar com ao menos 70 participantes, vendendo 70% dos ingressos;
  • Vender ao menos R$ 10 mil em produtos;
  • Lançar um programa de assinatura de produtos;
  • Conquistar ao menos 10 assinaturas iniciais entre os participantes do evento.

Ações previstas para o curso

  • Ensino de técnicas de automaquiagem, para o dia e para a noite;
  • Ensino de técnicas de tratamento e cuidados com a pele;
  • Coffee break, para interação entre os participantes;
  • Apresentação e indicação de produtos, de acordo com as necessidades e o perfil de cada participante;
  • Oferecer a assinatura de produtos com desconto especial para os participantes do evento.

E então, que tal começar a definir os objetivos do seu evento para que ele seja um sucesso? Aproveite e crie o seu evento na Sympla!