Vem se tornando cada vez mais comum o uso das mais diversas soluções tecnológicas em um ambiente corporativo. Seja na gestão de uma equipe ou mesmo na organização de um evento, é importante ter essas soluções como aliadas.
Mas o que deveria ser um facilitador pode se tornar fonte de desorganização e dor de cabeça.
E é nesse ponto que a integração de sistemas pode atuar: gerando fluxos organizados entre diferentes ferramentas, evitando descompasso entre equipes e setores ou, até mesmo, divergências de dados.
Neste post, o produtor fica por dentro de tudo o que é preciso saber para fazer a integração entre os sistemas usados no seu evento, passando desde a importância, os benefícios e os desafios de ter seus sistemas integrados até a exemplos reais de como as integrações podem te ajudar no dia a dia.
O que é integração de sistemas?
Antes de falar sobre como a integração de sistemas pode ajudar na produção do evento, é importante voltar alguns passos para que o produtor entenda o que, de fato, ela é.
Sem muitas delongas, a integração de sistemas é a unificação da comunicação de diferentes sistemas e softwares usados pelas empresas a fim de facilitar a troca de informações, permitindo que elas circulem de maneira mais rápida e eficiente.
Seja para gestão de contatos, pagamentos, atendimento ao cliente, entre outros exemplos, a integração de sistemas tem como principal objetivo fazer com que os dados transitem de maneira automatizada, facilitando, assim, processos e rotinas.
Na prática, significa dizer que a venda de um ingresso, por exemplo, disponibilizará dados que poderão ser consultados por ferramentas de gestão e controle de pagamentos, de SAC e até mesmo de automação de e-mail.
Quer descobrir se o evento precisa realizar a integração de sistemas? Responda as perguntas abaixo:
- Precisa aumentar a produtividade do time?
- Quer melhorar a qualidade do atendimento ao cliente?
- Deseja melhorar a reputação frente aos demais eventos?
- Precisa atualizar, trocar ou adquirir novas tecnologias e sistemas?
- Usa sistemas que não estão conectados entre si?
- Precisa inserir as mesmas informações em plataformas diferentes?
Se você respondeu “sim” para ao menos duas dessas perguntas, a integração de sistemas pode ser uma mão na roda.
Tipos de integração de sistemas
Depois de entender o que é integração de sistemas, o organizador precisa entender sobre os tipos de integração de sistemas. Vamos a cada um deles:
Banco a banco
Essa é a solução mais simples quando se trata de integração de sistemas. Consiste no compartilhamento de um mesmo banco de dados entre sistemas diferentes, usando um software de extração de dados.
Para implementá-la, é preciso ter um profissional chamado database administrator (DBA), que irá fazer o papel de gestor desses dados. Por conta da necessidade desse profissional, a segurança é um fator importante a ser levado em consideração, uma vez que a sua empresa terá que conceder um acesso a informações sensíveis, não só para o DBA, como para outros sistemas.
Trocas e compartilhamento de dados eletrônicos
Esse segundo tipo de integração de sistemas pode parecer um pouco mais complexo que o primeiro e requer uma plataforma ou software que irá funcionar como intermediário. Seria uma espécie de tradutor universal.
O sucesso do uso desse tipo de integração vai depender de uma boa gestão do mecanismo de integração, que vai fazer o trânsito de informações de um sistema para o outro.
Isso significa que essa plataforma de integrações irá traduzir as mensagens de cada ferramenta integrada e repassá-las para outra ferramenta de forma automatizada, minimizando erros e otimizando o tempo.
A configuração correta desse intermediário vai possibilitar que todos os sistemas integrados entendam as mensagens recebidas.
Mas a boa notícia é que já existem plataformas prontas para fazer esse trabalho por você, como é o caso da brasileira Pluga.
API
Essa última solução é a mais moderna e também a mais utilizada atualmente. A sigla API significa Application Programming Interface, ou seja, interface de programação de aplicações.
A solução por API apresenta um ótimo desempenho na comunicação entre os sistemas integrados, velocidade e troca de informações importantes. Isso acontece porque a API permite que as informações circulem de um software para o outro em tempo real, ou seja, ela funciona como uma ponte, conectando as aplicações.
Isso torna o processo de busca entre os sistemas muito mais fácil. Essa solução também permite criptografar os dados gerados, o que ajuda muito na segurança dos seus sistemas. Os dados que a sua empresa possui são extremamente sensíveis e os seus clientes estão confiando no seu negócio para lidar com eles. Por isso, todo cuidado é pouco.
A API também permite organizar os dados com base em sigilo, outro ponto extra para a segurança da informação.
Como definir o ponto de partida para começar a integração de sistemas no seu evento
Por mais empolgante que seja a ideia de implementar integrações de sistemas em todo o evento agora mesmo, é importante que alguns passos preparatórios sejam seguidos para que essas conexões sejam o mais eficientes possível.
Identifique os processos
O primeiro desses passos preparatórios é identificar os processos existentes no seu evento.
Saber as peças que temos à disposição vai ser essencial para o sucesso das integrações. Aqui, podemos pensar na pergunta “o que meu evento precisa para acontecer?”.
Nas repostas, temos os nossos processos:
- Venda de ingressos;
- Fornecer aos participantes informações importantes;
- Acompanhar o número de participantes para evitar overbooking;
- Entre outros.
Faça um fluxograma dos processos
É hora de colocar o papel e a caneta na mão – ou usar e abusar de ferramentas para desenhar mapas mentais.
Uma vez identificados os processos, o momento é de entender as relações existentes entre eles. Aqui, será feito um mapeamento de “de onde vem” e “para onde vai” cada conjunto de informações.
O nome do participante, por exemplo, precisa constar na emissão de nota fiscal. O e-mail dele precisa aparecer na base de leads para remarketing. E por aí vai.
Entenda quais são os processos repetitivos
Para que o produto final da integração entre os sistemas seja o mais otimizado possível, é necessário elencar quais desses processos demandam mais esforços (tempo e pessoas). Esses processos mais repetitivos e custosos serão o foco principal dasintegrações.
Uma dica para identificar quais são esses processos é fazer as seguintes perguntas:
- Quantas vezes por dia eu faço essa atividade?
- Quantas vezes por semana eu faço essa atividade?
- Quantas vezes por mês eu faço essa atividade?
Normalmente, se a resposta for “duas ou mais vezes”, vale considerar criar uma integração para automatizá-las.
Alguns dos processos que costumam ser automatizados são: emissão de notas fiscais, envio de e-mails, cadastro de clientes, inclusão de linhas em planilhas, e por aí vai.
Mapeie as ferramentas usadas
Muitas das vezes essas integrações são feitas entre ferramentas/softwares. Assim, identificar qual ferramenta pode ser útil em cada etapa do processo será um passo importante para entender quais as conexões que precisarão ser feitas e qual a melhor forma de fazê-las.
Por fim, crie as integrações
Uma vez que todas as peças e fluxos de informações foram identificados, é hora de criar essas conexões.
Dependendo da forma escolhida para estabelecer essas integrações, esse passo pode ser menos ou mais trabalhoso.
Você pode contar com uma equipe de tecnologia, formada por profissionais que irão estudar e implementar esses fluxos de informação especificamente para o seu uso; ou por um caminho mais simples, por meio de uma plataforma de integrações que pode fazer todo o processo em questão de minutos (e sem precisar ter conhecimento técnico).
3 vantagens de colocar a integração de sistemas em prática
1. Otimização de processos
Os processos ficam mais simples, já que a execução passa a ser realizada de forma integrada. Um setor sabe exatamente o quê, quando e como fazer determinado processo, com melhorias para todo o evento.
2. Mitigação de erros
Com dados integrados, os sistemas compreendem quais etapas ainda devem ser executadas para concluir determinado processo. Isso reduz as chances de falhas humanas ou mesmo a execução de tarefas em duplicidade.
3. Redução de custos
Ao criar fluxos automatizados e diminuir os gargalos, a integração de sistemas também garante a redução de custos. Afinal, processos simples e inteligentes resultam em economia e eficiência operacional.
Desafios da integração de sistemas
Dependendo da forma escolhida para estabelecer essas integrações, o processo pode ser mais ou menos trabalhoso.
O produtor de eventos pode optar por desenvolvê-las ele mesmo, mas isso vai demandar uma equipe de tecnologia formada por profissionais que irão estudar a documentação das ferramentas que devem ser integradas e implementar esses fluxos de informação especificamente para o seu uso.
Mas existe um caminho mais simples. Hoje, existem plataformas que têm como negócio o desenvolvimento e a distribuição de integrações entre as ferramentas mais usadas do mundo. A Pluga é uma dessas plataformas dedicadas de integrações que pode fazer com que todo o processo seja concluído em questão de minutos.
Financeiramente, é mais vantajoso contratar uma dessas plataformas, já que com ela o produtor de eventos contará com atualizações frequentes, novas ferramentas integradas periodicamente e equipes de suporte e atendimento preparadas para auxiliar e solucionar eventuais dúvidas e problemas.
Exemplos práticos de como a integração de sistemas pode ajudar o seu evento
1. Envie informações do seu evento para planilhas automaticamente
Um fato que não dá para negar é o quanto as planilhas podem ser versáteis na vida de quem produz um evento.
Usadas como “coringas” para consolidar diferentes informações, elas podem servir como instrumento de registro de participantes, controle financeiro ou até mesmo como base de dados a ser consultada e comparada posteriormente.
Porém, ficar copiando e colando dados para manter as planilhas sempre atualizadas pode ser um tanto improdutivo. Então, a dica é integrá-las com a Sympla para que, sempre que algo acontecer, os dados sejam enviados automaticamente. Dá só uma olhada:
2. Conquiste (de vez) os participantes dos seus eventos com mensagens super personalizadas
Ferramentas de automação de marketing permitem a criação de fluxos inteligentes de comunicação com as mais diversas finalidades, seja a nutrição de um público ou até mesmo a implementação de uma estratégia de remarketing.
Por meio das integrações podemos fazer com que cada participante que fizer check-in em um evento se torne um lead, que pode mais a frente ser incluído em uma ação de remarketing para a próxima edição do evento ou comunicações futuras.
Ou mais: é possível enviar uma mensagem através da sua ferramenta de automação de marketing para aqueles participantes que deixaram de ir ao seu evento perguntando se está tudo bem com eles. Essa é uma forma de demonstrar não só carinho, mas também de, possivelmente, encantá-los e fazê-los querer ir na próxima edição.
Para isso, basta filtrar por aqueles participantes que foram confirmados no evento, mas que não realizaram check-in.
3. Processos organizados num piscar de olhos
As integrações envolvendo ferramentas de gerenciamento de projetos são extremamente úteis quando desejamos fazer um acompanhamento de um contato, usuário ou participante de evento, por exemplo.
Para esse caso de uso vamos imaginar que você ministra um curso e tem comercialização feita na Sympla.
Assim, com uma integração é possível ter, em cards do Trello, uma ficha para acompanhamento de um participante ou aluno, podendo fazer anotações que sejam importantes ao longo do curso.
4. Controle de participantes, vendas de ingressos e contabilidade em um passe de mágica ?
As ferramentas de ERP são aliadas extremamente importantes para a gestão de um negócio. O seu uso é praticamente universal entre os mais diversos segmentos a fim de consolidar informações, principalmente, financeiras.
Para o produtor de eventos, são essas as integrações entre sistemas que possibilitam ter um controle mais detalhado sobre informações de pagamentos, fluxo de caixa, etc.
Com esse tipo de integração, as informações serão automaticamente enviadas para o seu ERP, agilizando o processo e minimizando a chance de erros de um “copia e cola” entre as ferramentas.
E falando em minimizar erros de um “copia e cola”…
5. Adeus “ctrl+c” e “ctrl+v” para emissão de notas
A nota fiscal para eventos é, além de tudo, um direito do consumidor – nesse caso, do participante do evento.
É comum alguns participantes solicitarem a nota fiscal no momento de realizar a inscrição. Isso geralmente acontece em eventos de grande porte ou também quando alguma empresa paga o pacote de inscrições para seus funcionários.
Essa nota pode servir para diversos fins, como: para fazer um acompanhamento dos gastos, prestação de contas, solicitar reembolso da inscrição, entre outros.
Por conta disso, muitos participantes podem ser dependentes desse quesito para efetuar a inscrição. Então, antes que enviem solicitações ou desistam da ideia de se inscrever no evento, ou de enviarem alguma pergunta, dê um passo à frente e ofereça a opção de emissão da nota já no momento da inscrição.
Todo o processo pode ser agilizado com a integração abaixo levando os dados do participante de uma ferramenta à outra.
6. Acompanhe (e metrifique) o sucesso do seu evento
Quando se fala em pesquisa de satisfação para eventos, a tendência que se consolida cada vez mais no mercado é a do uso de plataformas de pesquisas online.
Afinal, se a própria organização, divulgação, venda (ou distribuição) dos ingressos e gestão do evento são feitas através de outras ferramentas, por que a pesquisa de satisfação para eventos não seria?
Por isso, depois que seu evento terminar, não deixe de enviar um e-mail marketing com um link para um formulário de pesquisa de satisfação de eventos.
Os dados coletados nessas pesquisas podem ser compilados em dashboards e relatórios que vão gerar insights para fazer com que as futuras edições do seu evento sejam cada vez mais prazerosas para o seu público.
E para ter ainda mais controle desses feedbacks, é possível usar integrações para notificar sua equipe de cada novo formulário respondido.
Conclusão
A tecnologia está em constante evolução e o mercado também. Por conta disso, processos, práticas e sistemas que faziam sentido no passado, talvez já não façam hoje em dia.
A integração de sistemas já é uma tendência no mercado e cada vez mais vem sendo adotada por empresas de todos os tamanhos a fim de reduzir custos, otimizar processos e minimizar erros.
Por isso, é importante estar de olhos atentos para manter seu evento inovando (e surpreendendo os participantes) constantemente.
A boa notícia é que a Sympla oferece diversas integrações nativas para os produtores que usam a plataforma, além de contar com parceiros que disponibilizam integrações com diversas outras ferramentas, como a Pluga.
Dá só uma olhada em algumas das integrações mais populares disponibilizadas pela Pluga com a Sympla: