A comissão organizadora de uma empresa se empenha para alcançar a demanda de determinada empresa e fazer um congresso, seminário ou qualquer outro tipo de evento corporativo com excelência. Porém, os funcionários, cuja presença é facultativa, não demonstram interesse em comparecer. Dessa forma, o evento não atinge seus objetivos e ainda desponta como um gasto de verba para a empresa. Mas o que pode ter acontecido para a situação ter esse desfecho? A resposta é uma: falta de alinhamento entre a organização do evento e os funcionários da instituição. Separamos algumas dicas de como motivar a equipe da empresa a participar dos eventos corporativos.

Organizadores especializados na produção de eventos corporativos, ou até mesmo aqueles que querem assumir esta função dentro de grandes empresas, precisam conhecer a dinâmica dessas ocasiões para gerar um conteúdo interessante, atraente e eficiente para engajar a todos. Sem os estímulos para cativar os participantes, todos perdem: os funcionários deixam de absorver conteúdo rico e de trocar ideias, os gestores não atingem os objetivos traçados e a organização perde a oportunidade de fazer seu nome no mercado.

Lembre-se que motivar o público-alvo a participar do evento é o propósito de qualquer produção. Por isso, além de definir o orçamento, captar patrocinadores, planejar o cronograma, a divulgação e executar demais tarefas, seu foco deve estar em mostrar as vantagens do evento à equipe da empresa.

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Trace os objetivos do evento

Primeiramente, antes de qualquer tomada de decisão, a comissão organizadora a empresa precisa ter bem claro em mente qual o objetivo do evento que ela quer promover, e qual a imagem que se pretende passar para os seus funcionários.

Para que aquele evento está sendo realizado e qual a importância dos funcionários para aquele momento? É importante ter este ideal bem claro para que ele possa ser transmitido na comunicação entre a empresa e a equipe e este é o primeiro passo para que a motivação ocorra de fato. É importante conhecer bem a empresa, no que ela acredita, o que ela prega, como é a estrutura de trabalho, e qual o perfil dos funcionários.

O que a equipe espera?

Também é essencial saber o que a equipe deseja. Talvez seja uma boa ideia realizar um questionário simples no qual os funcionários respondam perguntas objetivas do tipo múltipla escolha sobre o que eles gostam, não gostam, esperam e sugerem para o trabalho diário. Fazendo isso, o organizador e a empresa terão em mãos o que os colaboradores querem e pelo que se interessam. Dessa forma, encaixa-se a temática do evento a um dos assuntos de interesse do time para conseguir atrair os participantes.

Suponha que os funcionários gostariam que muitos processos fossem otimizados com softwares mais eficientes. Que tal propor a criação de um seminário sobre tecnologias para empresas e como elas melhoram a rotina de trabalho? Seria uma ótima opção! O segredo é sempre atender ao público para motivar a participação.

Defina o formato do evento corporativo

Cursos e workshops, palestras, confraternizações, treinamentos, celebração por uma meta alcançada: há várias possibilidades para estruturar um evento corporativo. Tenha certeza que o estilo do evento tem influência no quão interessante ele será para os funcionários da empresa.

Para escolher o formato ideal, conheça o histórico de eventos da empresa se atentando para aqueles que fizeram mais sucesso, qual o perfil dos funcionários, quais as tendências para eventos corporativos.

Mesmo que a ocasião peça certa formalidade, como palestras e exposições com profissionais renomados, quebre a linha com um pouco de descontração. Isso não significa distorcer o evento! Planejar ações como um ótimo coffee-break, uma palestra com um especialista bem humorado, mostrar uma homenagem em vídeo aos funcionários, fomentar a colaboração de cada um, interagir com o público e criar atividades que engajem as pessoas são excelentes ideias para deixar a ocasião mais leve, participativa e divertida.

Promova o evento corporativo com ações diferenciadas

Captar a atenção dos funcionários é importante na hora de chamá-los à ação. Mas quando se trata de um evento corporativo, a divulgação de um evento deve seguir os processos de comunicação praticados na empresa. A comunicação interna é feita com o envio de newsletter ou com o uso de intranet? Cada gestor comunica seu departamento ou um lembrete por e-mail resolve a situação?

Use os canais da empresa para divulgar o evento corporativo mas não se esqueça de inovar, pois é a criatividade que capta as pessoas. Faça uma ação diferente! Crie uma página para o evento na internet de forma personalizada, com uma mensagem motivadora e descrevendo bem cada atração. Além disso, a criação de materiais gráficos pode ser bastante interessante. Coloque-os nas áreas comuns, como em uma sala de reunião, por exemplo. Outra excelente ideia, se couber no orçamento, é oferecer brindes para instigar a curiosidade. O evento é um treinamento para aumentar a produtividade? Dê um chaveiro de ampulheta a cada um do time, juntamente com um cartão sobre o evento. Isso deixará todos mais curiosos.

Convide os funcionários formalmente

Planejar e divulgar é o primeiro passo para motivar a equipe da empresa a participar do evento corporativo. Mas para realmente contagiar o time, demonstre como a presença de cada um é importante. É essencial orientar o gestor de cada área a falar sobre o evento diretamente com as pessoas e formalizar o chamado distribuindo convites.

Para engajar os funcionários e fazê-los se interessar por um evento corporativo é preciso produzir algo que eles apreciem, divulgar de forma criativa e, claro, colher os feedbacks da ação. Além disso, apresente o evento corporativo não como uma obrigação do trabalho, mas sim como uma oportunidade que a equipe tem de confraternizar, se conhecer, expor suas ideias, aprender e até de se orgulhar por fazer parte daquele time.

Realize sorteios

Outra excelente forma de chamar a atenção das pessoas dentro da empresa é mostrar que terão sorteios no evento. Esta ação incentiva a participação de todos e ainda é uma oportunidade de se aproximar de outros stakeholders, como dos patrocinadores da empresa e/ou do evento.

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