Organizar um plano de comunicação é fundamental para que você consiga alcançar os resultados desejados com o seu evento, afinal, é esse plano que irá estruturar a divulgação do seu evento, fazendo com que o público tome conhecimento do mesmo.

Para entender a importância de um plano de comunicação, basta pensar que sem ele não há divulgação (ou ela é feita de forma arriscada). Sem divulgação, as pessoas não saberão que o evento será realizado e, consequentemente, não o levarão em conta na hora de decidir onde ir.

Organizar um plano de comunicação não precisa ser um bicho de sete cabeças. Como o projeto tem por finalidade definir quais serão os meios (mídias) utilizados para a divulgação do seu evento é possível facilitar esse processo ao agrupar esses meios em conjuntos semelhantes que, basicamente, deixa tudo mais fácil de ser entendido.

Conhecendo o PEPP para fazer seu plano de comunicação

Para começar, você precisa conhecer o PEPP, método que ajudará a simplificar o seu planejamento. PEPP nada mais é que uma sigla, cuja definição simplificada funciona como uma fórmula na hora de montar o seu plano de comunicação.

PEPP é a abreviação dos quatro conjuntos de meios semelhantes que podem ser utilizados para a divulgação de eventos, e que serão escolhidos de acordo com a necessidade do seu evento e as características do seu público-alvo.

Esses meios são:

• Meios Próprios

• Meios Espontâneos

• Meios Parceiros

• Meios Pagos

Você pode estar se perguntando: “por que eu preciso definir esses meios para organizar o meu plano de comunicação e começar a divulgação do meu projeto?”. A resposta é bem simples: para não desperdiçar tempo e dinheiro investindo em mídias erradas.

Uma mídia errada é aquela cujo alcance não atingirá o seu público-alvo. Se o seu evento é uma festa universitária, por exemplo, panfletos e cartazes distribuídos pelas faculdades são uma boa forma de divulgação. Mas será que o anúncio em uma rádio local teria o mesmo efeito? O que o seu público mais tem a probabilidade de ver: um evento no Facebook ou um anúncio em um jornal da cidade?

São essas perguntas que o plano de comunicação ajuda a responder e que o método PEPP colabora para organizar.

Meios Próprios

Para definir quais meios serão utilizados na sua divulgação, é importante saber quais são eles. Os Meios Próprios, como bem diz o nome, são os meios que você pode utilizar sem precisar pagar por isso.

Eles funcionam de forma mais simples, como postagens orgânicas (não pagas) feitas em suas redes sociais, sites ou blogs, a criação de um evento no Facebook, convites escritos fixados em murais da sua faculdade ou placas sinalizadas do seu próprio estabelecimento… todas essas opções são consideradas Meios Próprios, pois podem ser feitos por você mesmo e não exigem pagamento para ser “ativados”.

É importante não confundir algumas ações nessa categoria, como os anúncios pagos em redes sociais. Se você precisa pagar por eles, então esses anúncios não entram no grupo Meios Próprios.

Meios Espontâneos

Os Meios Espontâneos são um pouco mais difíceis de controlar, isso porque eles são mais despretensiosos, como o famoso “boca a boca”, por exemplo. O que não quer dizer que o alcance seja pequeno, afinal, essa é justamente uma das poderosas ferramentas de convencimento: se todos estão falando bem de um evento, eu também quero conhecê-lo.

Mas outras táticas também fazem parte da categoria de Meios Espontâneos, como as ações de guerrilha e alguns trabalhos realizados por assessorias, agências e planos de relações públicas.

Por exemplo, o DJ David Guetta anunciou a edição do Tomorrowland Brasil durante a sua apresentação no festival da Bélgica. Isso foi uma mídia espontânea (combinada previamente pela organização do evento) que fez o boca a boca do evento no Brasil ganhar um força gigantesca!

Tome nota: em geral, o alcance dos meios espontâneos sempre serão mensurados após a ação completada.

Meios Pagos

Talvez, os Meios Pagos sejam os primeiros que vêm à mente quando o assunto é a divulgação de um evento. De fato, essa categoria engloba todos aqueles meios que exigem um investimento em dinheiro em troca de um resultado.

Essa opção quase sempre é considerada em primeiro lugar porque a maioria das pessoas tem a tendência de imaginar meios tradicionais da publicidade para a divulgação de um evento, como espaços comerciais em veículos de comunicação (TV, rádio, jornais e revistas), outdoors, flyers e/ou cartazes espalhados pela cidade, etc.

Até mesmo quando as mídias consideradas são “mais modernas”, a impressão é que sempre será necessário investir uma grana, como no caso de anúncios pagos em redes sociais e da contratação de influenciadores digitais.

Mas os Meios Pagos não são a única opção disponível para a divulgação de um evento. E é exatamente por isso que é necessário organizar um plano de comunicação para evitar que você invista um dinheiro que, muitas vezes, pode não render o resultado desejado.

Lembre-se que mesmo que você tenha um maior controle sobre a quantidade de pessoas que serão alcançadas através dos Meios Pagos, esse número pode não ser completamente formado pelo seu público-alvo, e isso deve ser levado em consideração.

Meios Parceiros

Por último (e não menos importante), os Meios Parceiros são, quase sempre, a famosa permuta. Ou seja, uma espécie de troca entre você e o meio divulgador, e que não envolve custos para nenhuma das partes.

São casos como oferecer um espaço dentro do seu evento para uma empresa ou marca, em troca da divulgação do seu evento pela mesma. Ou ainda a permuta feita com um influenciador digital, que pode topar fazer a divulgação do evento em troca de ingressos para o mesmo.

Assim como as outras três categorias, é sempre necessário avaliar tanto o custo-benefício do meio escolhido, quanto às projeções de resultados. Esses meios, quase sempre, são combinados entre si, ou seja, você pode optar por organizar o seu plano de comunicação apostando na divulgação através de Meios Pagos e Meios Espontâneos, ou por Meios Próprios e Meios Pagos, ou ainda através da combinação de Meios Pagos e Meios Parceiro. As combinações são muitas, mas precisam levar em consideração as características do seu evento, e não apenas o que você pode achar vantajoso.

Também é importante ressaltar que ao criar pela primeira vez o seu plano de comunicação escolhendo os meios de divulgação para o seu evento, esse não é um processo estático – ou seja, que não pode ser alterado. Pelo contrário! Analisar os resultados e adaptá-los, visando sempre melhorar essa comunicação com o público é fundamental para seguir aperfeiçoando o seu plano de comunicação, o que certamente vai garantir ações cada vez mais acertadas para o seu evento.

Por fim, fica a dica: não deixe de ouvir o que o seu público tem a dizer. Afinal, é ele que você precisa atingir e, por isso, é ele quem mais tem a dizer sobre os acertos e erros das suas ações de divulgação.

Para caprichar ainda mais na hora de organizar o seu plano de comunicação, confira outras dicas para o seu evento aqui no blog da Sympla. Aproveite e veja também outras orientações para o planejamento do seu evento.