Criar um evento do zero demanda uma série de cuidados e boas práticas. Definir o local adequado, nome e descrição atrativos é apenas o começo. Para que tudo seja bem organizado é importante realizar uma gestão estratégica do evento e contar com soluções inteligentes, do início ao fim.
Para isso, existem ferramentas que oferecem todo o apoio necessário e podem ser determinantes para o sucesso do evento. Nesse caso, contar com a plataforma líder do mercado pode ser exatamente o que você precisa. :)
Neste artigo, iremos mostrar como criar um evento de sucesso de ponta a ponta utilizando as soluções da Sympla. Aproveite!
Como criar um evento
Com tantos detalhes para considerar na criação e produção de um evento, é normal ficar com dúvidas sobre por onde começar. Por isso, na plataforma da Sympla é possível seguir um passo a passo simples e o resultado será uma página completa sobre o evento, com descrição, imagem e opções de compra, com um link pronto para ser divulgado. Quer entender esse caminho? Continue a leitura!
1. Defina o local adequado
Ao entrar na plataforma da Sympla e clicar na opção para criar um evento presencial o primeiro passo será definir o local do evento, sendo possível deixar disponível o endereço também no Google Maps.
Lembre-se de considerar a lotação máxima do lugar e garantir o seu alvará junto à prefeitura. Se seu evento for acontecer no período de retomada dos eventos presenciais na pós-pandemia, dê preferência para locais abertos ou bem arejados e atente-se aos protocolos de segurança.
2. Disponibilize todas as informações necessárias
Com o local definido, agora é hora de dar uma cara ao evento. Nesse momento serão definidos o nome, assunto, categoria e descrição da produção, além de uma imagem de divulgação, que é opcional. Como uma dica de boa prática, recomendamos que o produtor complete todos os campos, até mesmo os opcionais. Quanto mais informações estiverem disponíveis sobre o evento, maiores são as chances de alcançar o público certo e atender às expectativas dos participantes.
O nome do seu evento deve ser atrativo e alinhado à proposta final. Lembre-se de não fugir do conceito do que será entregue como produto para os participantes. Para ajudar nesse ponto, é importante definir também o assunto e categoria dentre as opções listadas na plataforma, como:
- Assunto: Artesanato, cinema, estilo de vida, empreendedorismo, esportes, marketing, música, saúde, teatro, etc;
- Categoria: Curso, espetáculo, festival, festa, show, palestra, tour, etc.
Essa definição facilita que as pessoas interessadas encontrem a página do evento por meio de pesquisa na internet ou no site da Sympla.
Além de dar nome e categorizar, é essencial criar uma descrição completa para o evento. O campo de descrição é seu espaço para passar todas as informações importantes para o público e todos os detalhes, como programação, atrações e outros diferenciais. O produtor de eventos deve sempre considerar a linguagem e interesses dos potenciais participantes em seus textos e comunicação.
Um ponto importante: na retomada dos eventos presenciais é fundamental consultar os protocolos para a prevenção à Covid-19 do município onde o evento será realizado e inseri-los na descrição do evento. Afinal, todos devem estar cientes das eventuais restrições.
3. Defina data e horário
Até aqui já foram passadas as informações sobre o que esperar do evento, mas ainda falta um elemento essencial: o “quando”. Este campo é simples, mas de extrema importância. Nele serão definidos a data e horário do evento. Os participantes vão querer saber também o tempo de duração do evento, por isso seu horário de término é um campo obrigatório.
Lembrando que a programação do evento e os produtos oferecidos devem ser planejados de acordo com a sua duração, considerando ainda o tempo de chegada e entrada de todos os participantes.
4. Crie os ingressos
Este ponto é determinante para a criação do evento. Primeiro, é importante definir a nomenclatura dos ingressos que serão disponibilizados. Eles podem ser chamados de “ingresso”, “inscrição” ou “contribuição”. Essa escolha vai depender do conceito do evento, se é comercial ou colaborativo.
Em seguida, é possível criar opções de ingressos pagos e gratuitos. Em ambos os casos será necessário configurar algumas características sobre cada tipo de ingresso criado. São elas:
- Título do ingresso: Poderia ser algo como “Ingresso VIP”, “Ingresso Off”, “Meia entrada”, etc. Aqui o objetivo é deixar claro qual é o tipo de ingresso e diferenciar as opções disponíveis;
- Quantidade: Em eventos presenciais é importante considerar a capacidade do local. Nesta opção é possível definir uma quantidade máxima de ingressos a serem oferecidos;
- Preço: Se o evento for gratuito, não será necessário o preenchimento. Para ingressos pagos, esse é o momento de definir o seu preço. Lembre-se que existe uma taxa de até 12% que pode pode ser cobrada além do preço do ingresso ou ficar embutida no valor determinado. Quem decide é você!
- Período das vendas: Neste campo é determinado o período de tempo que o ingresso ficará disponível, podendo ser definido por data de início e fim ou por lote;
- Disponibilidade do ingresso: Define se este ingresso ficará disponível para todas as pessoas com acesso à página do evento ou se será apenas para alguns convidados restritos. Essa opção pode ser útil para a criação de uma lista VIP, por exemplo;
- Quantidade permitida por compra: O produtor deve definir uma quantidade mínima e máxima para uma única compra;
- Descrição do Ingresso (opcional): Aqui é possível adicionar observações para os participantes, algo como “este ingresso dá direito a um copo”.
Após salvar suas configurações você pode repetir o processo e criar vários tipos de ingresso, de acordo com a demanda do seu evento.
#DicaSympla: Descubra como precificar os ingressos do seu evento!
5. Fale sobre o produtor
Neste campo serão apresentados nome e descrição sobre o produtor do evento. É interessante falar sobre você ou a sua empresa, mostrando para o público quem está por trás do evento. Essa é uma maneira de estimular a proximidade e confiança entre produtor e convidados. Aproveite para expor um pouco sobre sua experiência e favorecer a sua credibilidade. Assim, será possível conquistar ainda mais participantes!
6. Publicando o evento
Antes da sua publicação na plataforma, é necessário indicar se este será um evento público ou privado. Se o evento for público, qualquer pessoa pode encontrar a sua página e comprar ingressos. Ele poderá aparecer em buscadores da internet, no site da Sympla e até mesmo ser recomendado em nossa newsletter ou redes sociais. Já no evento privado, só terá acesso quem receber o link para a compra, que pode ser enviado por e-mail ou outras formas de contato.
Portanto, considere o objetivo da sua produção e escolha a opção que mais se alinha. Este é um ponto muito importante, que vai afetar diretamente a quantidade de pessoas presentes no evento.
A qualquer momento é possível pré-visualizar a página que será publicada para conferir como o público verá o evento. Após concluir os passos apresentados, você pode salvar como rascunho ou publicar o evento. Se escolher publicar, será disponibilizado um link da página do seu evento pronto para compartilhar!
Quer fazer alguns retoques antes de divulgar? Basta acessar a “Área do Produtor” para abrir sua aba de “Meus eventos”, encontrar o evento desejado e clicar no botão de “Editar”.
Bônus!
Seguindo todos os passos apresentados neste post seu evento já está pronto para ser divulgado e vender ingressos aos participantes! Mas a verdade é que essa é apenas uma ponta do que a Sympla oferece aos produtores de eventos.
Na área do produtor você pode configurar ainda mais seus ingressos, definindo uma mensagem para aparecer no PDF que o participante recebe, configurar o e-mail de confirmação e criar códigos promocionais. Além disso, é disponibilizado um painel completo para gestão do evento, com acompanhamento das vendas e do resultado financeiro, além de vários outros recursos.
E aí, pronto para criar seu evento com a Sympla? Conte conosco na sua produção de ponta a ponta!
E para ler um material ainda mais completo sobre esse tema acesse aqui!