Por #EquipeSympla
Se você já planejou pelo menos uma festinha em casa, já sabe o trabalho que dá pensar em todos os detalhes. Imagine, então, um evento para centenas de pessoas, com figuras importantes e com uma grande infraestrutura? O planejamento exige profissionalismo total e máxima atenção aos detalhes, pois eles podem definir o sucesso ou o fracasso do seu evento. Nesse cenário, dominar o planejamento estratégico, criar um checklist de eventos rigoroso e focar na experiência do participante são diferenciais obrigatórios para quem deseja se destacar no mercado e garantir a venda de ingressos.
Pensando nas adversidades mais comuns, separamos uma lista de sete problemas que qualquer produtor certamente já enfrentou. Conheça agora os itens e aprenda como driblar cada um deles!
Principais desafios na organização de eventos corporativos e festas
1. Cliente que não se envolve na produção
O sucesso de um evento depende de vários fatores. Entre eles, a participação ativa de quem contratou o serviço de produção. Quem produz sabe da dificuldade de ter que adivinhar o que mais agrada ao cliente. A experiência do produtor pode ajudar muito, mas a participação ativa de quem sonhou com o evento é muito importante.
Todo produtor de eventos já teve ao menos um cliente que desapareceu. Falta de tempo, a vida agitada e corrida são as desculpas mais comuns, mas vale investir no relacionamento permanente antes, durante e depois do evento. Uma dica é deixar isso bem claro na contratação do serviço e, sem ser invasivo, perguntar os melhores dias e horários para entrar em contato. Outra dica é acumular assuntos a tratar com ele, assim não será necessário entrar em contato muitas vezes.
2.Como preparar e motivar o staff do evento?
O processo de organização e promoção de um evento é muito complexo. Vai desde a parte burocrática e de logística, até a parte mais prática, como recepcionar convidados na portaria do local, por exemplo. É o típico trabalho que necessita de pessoas e o trabalho em sintonia faz toda diferença.
Mas, quem nunca teve de driblar uma equipe despreparada ou sem ânimo? Todo produtor precisou, em algum momento, usar de sua criatividade para que o time de colaboradores saísse do marasmo e ganhasse vida. Portanto, invista em equipes bem treinadas e acostumadas a trabalhar com eventos do mesmo tipo que você está produzindo. Dessa forma, você consegue evitar imprevistos.
#DicaSympla: alinhe com a equipe contratada o que você espera do trabalho dela e com quais problemas ela terá de lidar. Aposte em um diálogo franco e aberto, mas também permita que quem trabalha com você se exponha, pois eles têm experiência com eventos e, portanto, considerações a serem feitas. Leia mais sobre isso em nosso artigo!
3. Como escolher o espaço ideal para seu evento?
Algumas vezes é atribuição do produtor fazer o orçamento e escolher um local para o evento, outras vezes o local já está definido por quem contrata o serviço. É muito comum ter que comportar um evento com uma infraestrutura que não condiz com a proporção e tipo de evento. Quantidade inadequada de banheiros, bares mal localizados, falta de espaço para fumantes e o tamanho desproporcional ao número de convidados são os problemas mais comuns que o local pode apresentar.
Para garantir que o local atenda aos requisitos, inclua estes itens essenciais na sua vistoria:
- Acessibilidade e alvará de funcionamento;
- Acústica e isolamento térmico;
- Saídas de emergência e extintores;
- Pontos de energia e iluminação
É importante sempre ir conhecer o espaço com antecedência para planejar soluções antecipadas, caso sejam necessárias. Alguns problemas não poderão realmente ser resolvidos, mas outros podem melhorar. Embora a responsabilidade de escolher o local por vezes não passe na mão do produtor, é responsabilidade dele checar cada detalhe, por isso uma visita rigorosa é essencial. Checar a iluminação, tomadas, disposição dos bares, segurança faz parte da produção.
#DicaSympla: você sabe como escolher o local adequado para seu evento? Veja dicas em nosso artigo :)
4. Como organizar um evento de sucesso com orçamento curto?
Algumas festas são produzidas com poucos recursos. É muito bom ter dinheiro para usar a criatividade e fazer um evento incrível, mas e quando a grana é curta? O desafio é ótimo, mas realmente dá muito trabalho pensar soluções simples e eficazes para atender aos clientes que disponibilizam um orçamento reduzido. Com pouco, muitas vezes é possível fazer muito, mas não podemos negar que é um problema a mais para qualquer produtor.
Para driblar a falta de verba, o segredo é antecipar receita. Com o Sympla Store, você conta com uma loja integrada para oferecer produtos e experiências junto com o ingresso. É a maneira mais simples de vender mais e garantir dinheiro em caixa antes mesmo do evento começar.
Para que esta dificuldade não se torne realmente um problema, procure mostrar as reais possibilidades do orçamento para quem contrata a redução. Se sua experiência aponta que com aquele recurso só é possível fazer uma festa para 100 pessoas, por exemplo, seja franco com o seu cliente. Explique que se ele quer retorno, é preciso que invista no local do evento, em uma estratégia de marketing e na venda de ingressos.
#DicaSympla: aumente a sua receita com a venda integrada de produtos na Sympla Store.
5. Como lidar com chuva e mudanças climáticas em eventos ao ar livre?
Imagine um evento com o tema praia. Tudo deve inspirar o clima: a decoração, o espaço, a música e o cardápio. Mas sem que fosse esperada, cai uma chuva torrencial que faz com que os convidados não encontrem espaços para se proteger e decidam ir embora.
É uma situação que exige pesquisa prévia e conhecimento sobre sazonalidades. A dica é acompanhar a previsão do tempo e pensar que os convidados podem estar sujeitos a sentirem muito calor ou serem pegos pela chuva de acordo com a época e o local selecionado. Isto deverá nortear a escolha do lugar, a decoração e todo o planejamento da festa.
6. Defeitos nos equipamentos de som ou iluminação
Quem nunca ficou na mão com a tecnologia? Em eventos, esse é um problema delicado. São feitos testes, mas o equipamento de luz, som ou imagem resolve parar de funcionar. É sempre bom ter um equipamento reserva, mas nem sempre isso é possível. O ideal é revisar tudo que será usado no evento com antecedência e no dia, o que pode não te livrar 100% do risco do equipamento travar, mas com certeza elimina grandes chances de você ser pego de surpresa. Vale a pena investir em equipamento novos e atuais para evitar essas surpresas desagradáveis. Busque sempre bons fornecedores!
7. Ingressos encalhados
A expectativa de público é sempre positiva por parte de quem produz um evento. Mas e quando não há uma boa venda de ingressos?
Ingressos encalhados são sinal de um mal planejamento de marketing e da forma de venda. Fuja disso! Esteja preparado para investir na divulgação e encontrar seu público-alvo, só assim você pode alcançar o número de vendas necessárias para garantir o lucro e o sucesso do evento. Para as vendas emplacarem, disponibilize a compra facilitada utilizando uma plataforma de gestão de ingressos online robusta e uma ticketeira digital que ofereça diversas formas de pagamento. Usar as redes sociais para promover o evento e engajar os possíveis participantes é importante para aumentar as vendas.
#DicaSympla: você produz eventos e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então, conheça a Sympla!
Você já passou por outros problemas ao planejar ou realizar um evento? Comente!
