Organizar um evento gera diversas despesas para o produtor. Para que o esforço seja recompensado, é necessário mais do que ingressos esgotados e um público satisfeito. É importante medir o retorno proveniente do evento de forma quantitativa. Ou seja, quanto de fato o evento gerou financeiramente versus o valor investido. Para isso, um bom indicador a se calcular é o ROI (Retorno Sobre o Investimento).

Para ajudar, preparamos este post com tudo o que você precisa saber sobre o assunto para acompanhar essa métrica tão importante e ser mais estratégico e consciente sobre o que investe nos seus eventos. Confira!

O que é ROI em eventos

Esta é uma sigla já conhecida para quem é do setor financeiro, mas pode ser novidade para muitos produtores de eventos. O ROI vem da expressão em inglês Return on Investment, ou em português, “Retorno sobre Investimento”. Esta é uma importante métrica para eventos que indica o retorno financeiro de uma aplicação.

O ROI em eventos considera as despesas e o faturamento. De um lado deve-se levantar todos os custos, como divulgação, locação do espaço, serviços, alimentação, decoração e demais gastos. Do outro lado, a receita deve ser considerada, seja com as vendas de ingressos ou de produtos ao longo do evento. A partir disso, é calculada uma taxa que representa o quanto o organizador está ganhando ou perdendo com o evento.

Além de ser aplicado para analisar o evento de forma geral, esse conceito pode ainda ser usado em diferentes recortes. Por exemplo, se um produtor decide investir em uma campanha de divulgação utilizando o serviço de uma pessoa influente, é possível definir se esse investimento valeu a pena por meio do cálculo do ROI, considerando o valor pago ao influenciador e o valor das vendas de ingressos oriundas dessa campanha.

Assim, o acompanhamento do ROI em eventos auxilia o produtor de eventos nas decisões estratégicas sobre quanto e em que investir para alcançar melhores resultados, além de proporcionar várias outras vantagens que você pode conferir a seguir.

Por que é importante calcular o ROI em eventos?

Calcular o retorno sobre o investimento feito nos eventos é importante por vários motivos. Acompanhar essa métrica viabiliza decisões mais estratégicas, além de trazer maior previsibilidade para projetos futuros. Confira a seguir a importância e usabilidade do ROI.

Mensurar resultados

Calcular o ROI de eventos permite que o organizador compreenda de forma quantitativa qual foi o resultado financeiro do projeto em questão. Claro que existem várias formas de mensurar o sucesso do evento, como a adesão e feedback do público, mas acompanhar a taxa de retorno do valor investido é importante para garantir um negócio saudável e que seja capaz de se manter. Assim, o organizador tem ciência do rendimento do evento, acompanha suas variações e consegue traçar um plano de ação quando necessário.

Priorizar investimentos

A produção de um evento envolve investimentos em diferentes áreas e existem algumas opções de canais de divulgação e venda disponíveis. Com o cálculo do ROI, é possível definir de forma inteligente as prioridades nos investimentos e decidir, sem achismos, qual deles deve receber maior aporte, assim como ter embasamento para cortar gastos desnecessários.

Atrair parceiros

Medir e documentar o ROI da sua produção e ações estratégicas pode servir como um importante argumento para atrair parceiros e patrocinadores para apoiar ou investir no evento. Portanto, apresentar um retorno financeiro positivo por meio de dados e cálculo, com investimentos inteligentes e faturamento otimizado, pode abrir muitas portas para futuros eventos e sua carreira como produtor.

Traçar metas

Quando o organizador tem consciência sobre seus investimentos, retornos e sabe calcular o ROI em eventos, é possível traçar metas mais realistas e estratégicas. Assim, todo o planejamento e próximos passos serão orientados por um objetivo bem embasado, o que é bom para o negócio e para a equipe envolvida.

Como calcular o ROI

O cálculo do ROI é bastante simples e leva em conta apenas duas variáveis: receita e custos. Para que o resultado seja real, é essencial considerar todo e qualquer custo, assim como as diferentes fontes de receita. Por isso, documente tudo para não deixar nenhuma informação passar.

Com os valores finais definidos, basta aplicá-los na fórmula dividindo o lucro (receita menos custo) pelo custo e depois multiplicar por 100 para transformar o resultado em um valor de porcentagem. Observe a fórmula:

metricas-roi-eventos

Fácil, não é? Para ficar ainda mais claro, vamos ver um exemplo prático. Considerando um produtor que promove um evento com os gastos de R$ 20 mil com aluguel do espaço, R$ 15 mil com contratação de serviços, R$ 10 mil com iluminação e decoração, R$ 15 mil com alimentos e bebidas e R$ 5 mil com divulgação, seu custo total é de R$ 65 mil. Se ele arrecadou R$ 70 mil com produtos vendidos ao longo do evento e R$ 125 mil com os ingressos, sua receita foi de R$ 195 mil.

Aplicando esses valores na fórmula do ROI, observamos que (195 mil – 65 mil)/65 mil é igual a 2. Então, o retorno foi duas vezes maior que o investimento. Ao multiplicar o resultado por 100, chegamos no valor em porcentagem, que indica que o ROI foi de 200%.

Análise do ROI em eventos

O ROI sozinho é apenas um dado, ele precisa ser transformado em informação, ou seja, é necessário que seja feita uma análise sobre o valor final para entender se o resultado foi satisfatório. Para isso, considere o objetivo inicial, a sazonalidade, o ROI de eventos passados, o comportamento do mercado, entre outros aspectos.

Lembre-se que com o ROI estamos considerando o retorno financeiro direto e quantitativo, mas existem várias formas de retorno além dessa, muitas até intangíveis. Alguns exemplos são: satisfação dos clientes, fortalecimento e alcance de marca.

Conclusão

Viu só como é fácil e importante calcular o ROI dos seus eventos? A partir de agora, seus investimentos serão mais estratégicos e os resultados quantificados. Aproveite e otimize essa métrica aplicando o cálculo em diferentes recortes da gestão do evento para identificar e evitar gastos que não trazem retorno.

Para que o ROI seja realista, não se esqueça de documentar todos os custos e faturamento relacionados ao evento. É possível usar a plataforma da Sympla para acompanhar a receita proveniente da venda de ingressos e usar esse valor no seu cálculo. Na nossa área do produtor você ainda tem acesso ao painel financeiro do evento, além de conseguir fazer a gestão dos participantes, check-in, divulgação e muito mais.

Quer colocar tudo isso em prática? Crie seu evento com a Sympla e descubra todas as nossas soluções!