Para ser um produtor de eventos é necessário muito trabalho e dedicação. Você já percebeu que por trás de toda produção, seja presencial ou online, existe uma equipe profissional que se empenha para que eles aconteçam?

Há os fornecedores, as atrações, as equipes de limpeza e segurança, o pessoal da montagem, recepcionistas e outros profissionais contratados que variam conforme o tipo de evento. E o organizador é quem está no comando disso tudo!

O organizador de eventos – também conhecido como produtor de eventos – é quem coordena, gerencia, planeja, capta, promove, realiza, administra e presta serviços especializados para que os eventos aconteçam. Muita responsabilidade, não é mesmo? Uma equipe bem coordenada por esse profissional é capaz de garantir que tudo aconteça como desejado.

6 qualidades que um produtor de eventos deve ter

A rotina da produção de eventos vai além de ter um checklist e ir atrás de realizar cada item. Atrelado a isso, o organizador tem diversos desafios e precisa desenvolver algumas habilidades essenciais.

Por isso, confira a nossa lista com as 6 qualidades necessárias para ser um produtor de eventos:

1. Se manter atualizado

Quanto mais qualificado for o profissional, mais procurado e bem pago ele será – inclusive, já existem diversos cursos com foco em diferentes produções de eventos para que o profissional se capacite ainda mais.

Portanto, converse com pessoas da área, informe-se sobre as tendências, vá a palestras, conferências e cursos. Ter conhecimento ajuda a colocar boas ideias em prática e até a ser mais criativo. Mesmo que o organizador seja bom, é preciso sempre estar em busca de novos conhecimentos.

2. Ser organizado

O produtor de eventos lida com muitas pessoas e afazeres. Por isso, ele não pode contar apenas com a memória para se lembrar de tudo. É preciso que cada item do planejamento seja documentado e arquivado, em meio físico ou virtual. E para te ajudar com isso, você pode usar:

Trabalhar com a contratação de diversos serviços e a cada nova produção ter que realizar uma lista grande de tarefas, exigem que o profissional seja meticuloso ao ordenar as coisas. Com o tempo, a organização vira parte da rotina e se torna uma ação natural.

#DicaSympla: Assim como as produções presenciais, os eventos online também precisam de organização e planejamento. Confira o nosso checklist para a produção de eventos online :)

3. Saber negociar

Produzir eventos também significa ter que contratar diferentes serviços para que a ocasião seja especial e completa para o público. O organizador precisará lidar com a contratação do espaço, do time de funcionários, dos equipamentos em geral, das comidas e bebidas e dos demais itens que fazem parte da sua produção.

Porém, é muito importante fazer uma pesquisa antes de fechar as contratações. Afinal, cada produção tem o seu orçamento. Então, é preciso fazer consultar os valores de cada fornecedor e ver se ele se encaixa na sua verba. Neste ponto, saber negociar é uma característica essencial do produtor, além de ser um desafio – ajustar preços em uma negociação requer bons argumentos.

Para isso você pode utilizar diversos recursos, como: recomendar a empresa contratada, firmar uma parceria com ela para próximas produções, fazer com que ela se torne uma patrocinadora e tenha sua marca divulgada, dentre outras ações. Exercite seu poder de comunicação para negociar e não estourar o orçamento!

É importante que o organizador procure bons fornecedores e que tenha em mente que o que é mais caro nem sempre é a melhor opção.

4. Ter capacidade de se adaptar

Por mais que você tenha se planejado e esteja com o controle de tudo, alguns imprevistos podem acontecer antes e durante a produção. Por isso, o bom profissional de eventos deve estar preparado e saber lidar com os problemas, para dar a eles a melhor solução possível naquele momento.

O objetivo é garantir que o público de cada evento não seja prejudicado e, mais do que isso, fique satisfeito.

5. Ter espírito de liderança

Saber como agir na hora de liderar uma equipe é fundamental. O organizador de eventos é o capitão de time, que precisa delegar funções e acompanhar se elas estão sendo realizadas, mas ao mesmo tempo deve deixar que cada envolvido cumpra suas tarefas com certa liberdade.

Aqui, cabe ao produtor explicar às equipes como será o evento, o que ele espera de cada um, o que deve acontecer e o que deve ser evitado. Fazer com que toda a equipe do evento se sinta parte do time é muito importante. Isso estimula que o trabalho seja feito com excelência e colaboração mútua.

6. Proporcionar uma experiência única

Mesmo que o organizador precise agradar os contratantes e patrocinadores do seu evento, o foco deve ser sempre o público. Afinal, é ele que garante o sucesso da produção, as recomendações, a divulgação espontânea e, claro, o evento em si.

Para conquistar o seu público, comece na divulgação do evento e na venda de ingressos. Faça campanhas nas redes sociais e otimize a experiência de compra agregando facilidade e rapidez ao disponibilizar os ingressos na internet. Depois, organize para que tudo esteja ocorrendo como esperado durante o evento. E por fim, colete os feedbacks e responda à nova legião de fãs dos seus eventos!

30 de abril: Dia do Profissional de Eventos

Você sabia que temos um dia para celebrar as pessoas que trabalham com eventos? Desde de 2014 que 30 de abril passou a ser o Dia do Profissional de Eventos aqui no Brasil. A data foi escolhida em homenagem a Caio de Alcântara Machado, um publicitário de formação, que organizou diversos eventos ao longo de sua vida e é considerado pioneiro desse mercado no país

Como vimos, o profissional de eventos é aquele que sempre se reinventa e faz de tudo um pouco para entregar uma experiência única aos participantes, não é? E cada um desses desafios faz parte do dia a dia do produtor de eventos e deve ser encarado como mais um passo rumo ao sucesso. Lembre-se: todo desafio é uma oportunidade para seu aprimoramento pessoal :)