Trabalhar com produção de eventos exige uma boa organização financeira. O controle das contas é fundamental para prever o valor a ser destinado para cada projeto e manter uma reserva financeira durante as execuções. Usar uma planilha de controle financeiro ou um sistema de gestão pode ajudar nessa tarefa.

Quando bem estruturado, o controle financeiro permite, por exemplo, que o dinheiro destinado ao evento em questão não se misture com despesas pessoais, especialmente se estiver trabalhando sozinho. Além disso, esse acompanhamento facilita o cálculo do ROI.

A previsão de gastos de um projeto também precisa ser realizada com bastante antecedência, já nas etapas de planejamento. De nada adianta definir data, horário e cronograma sem saber se será possível arcar com os custos.

Veja o que considerar na hora da escolha entre uma planilha de controle financeiro ou um sistema de gestão para dar início a organização dos gastos dos seus projetos!

O que é e como funciona a planilha de controle financeiro?

A planilha de controle financeiro é basicamente uma planilha pré-configurada para o acompanhamento de receitas e despesas. Essa ferramenta pode ser muito funcional e de fácil utilização, dependendo da forma como for formatada.

Cada evento tem suas particularidades, mas você pode criar um modelo básico adequado para a maioria das situações. Ele deve contemplar todos os custos e receitas gerados pelo evento e o aporte inicial que foi investido para a sua produção. Dessa forma, será possível identificar com precisão os lucros e perdas de um projeto.

Para construir uma boa planilha, devem ser considerados pontos como:

  • entrada de capital — aporte inicial, inscrições de participantes, receitas de possíveis patrocinadores/parceiros, vendas de produtos secundários;
  • saída de capital — gastos com marketing, divulgação, contratações de pessoal, segurança, documentação.

Quais são as vantagens de utilizar uma planilha de controle financeiro?

Com a planilha financeira, é possível visualizar as áreas que geram mais receita e despesas. Assim, o produtor pode identificar pontos de atenção, melhorar a captação de custos para partes específicas do projeto, distribuir melhor o capital e aperfeiçoar trabalhos futuros.

Quais as desvantagens da planilha de controle financeiro?

Quando mal formatadas, as planilhas de controle financeiro podem se tornar muito difíceis de serem manuseadas, dando dor de cabeça a quem for gerenciá-las.

Algumas pessoas ainda podem ter dificuldade de utilizar fórmulas de otimização e tornar o processo de atualização demorado.

Planilhas muito robustas, de longos períodos, também podem tornar a análise complexa. Além disso, erros ortográficos são capazes de alterar fórmulas, prejudicando o correto funcionamento da planilha.

Caso algum cálculo importante sofra mudanças, por exemplo, a interpretação dos números pode ser impactada e causar prejuízos. Por isso, o seu preenchimento exige bastante atenção.

Em resumo, as desvantagens da planilha financeira são:

  • difícil operação a longo prazo;
  • fórmulas complexas;
  • exigem atenção redobrada;
  • erros de digitação podem impactar resultados e interpretações;
  • demandam tempo de análise maior.

O que é e como funciona um sistema de gestão de finanças?

Um sistema de gestão é basicamente um software composto por módulos projetados para facilitar o gerenciamento e controle de custos. Há uma série de sistemas de gestão disponíveis no mercado, controlados no computador e até por celular.

Quais vantagens de utilizar um sistema de gestão?

Uma plataforma de gestão exige a observância de determinados padrões no preenchimento das informações, de forma a garantir a consistência das informações e a unidade dos dados.

Além disso, geralmente, são sistemas mais inteligentes, dando mais agilidade e precisão ao planejamento financeiro.

A consulta de informações também costuma ser mais simples e rápida. Alguns programas ainda permitem que o usuário faça o cruzamento de dados, além de gerar gráficos e indicadores automatizados, contribuindo para análises mais estratégicas na gestão de eventos.

Alguns benefícios de aderir a um sistema de gestão são:

  • facilidade e agilidade na consulta de informações;
  • centralização dos dados;
  • análises mais sofisticadas;
  • acompanhamento de indicadores/metas de gastos e lucratividade.

Uma opção mais viável para produtores é aderir a uma plataforma especializada na gestão de eventos. A Sympla, por exemplo, é a maior plataforma de gestão e venda de ingressos do Brasil, que oferece soluções para simplificar todas as etapas de um projeto, seja online, presencial ou híbrido, de pequeno, médio ou grande porte.

Quais as desvantagens do sistema de gestão?

Assim como as planilhas, plataformas de gestão mal planejadas ou com muitas limitações podem prejudicar mais do que ajudar a organização dos valores de entrada e saída de um evento.

Mas cada produção tem suas particularidades e é interessante buscar por um serviço mais personalizado.

Planilha de controle financeiro ou sistema de gestão? Afinal, qual escolher?

Uma planilha pode, sim, ajudar no controle financeiro da produção de um evento. Porém, para quem busca praticidade e segurança de dados, não é a melhor opção.

Os sistemas de gestão garantem uma organização de lucros e investimentos mais fidedigna aos produtores, além de fornecerem os dados necessários para análises mais completas com agilidade.

Com a plataforma da Sympla, por exemplo, é possível controlar o seu evento de onde estiver, fazer o acompanhamento das vendas em tempo real, com agilidade e segurança, pelo site ou aplicativo de celular.

A Sympla permite que o produtor tenha os dados financeiros de todos os canais de venda do evento de forma integrada.

Além disso, é possível compartilhar a gestão com o restante da equipe, programar a virada automática de lotes, coletar informações valiosas do público do projeto, entre outras funções de otimização.

Conheça mais soluções da Sympla e facilite a organização financeira dos seus eventos!