Não é novidade que o cenário mundial dos últimos dois anos nos levou a sair da zona de conforto. Para quem trabalha com eventos e experiências ao vivo, a chegada do novo coronavírus foi um baque maior do que qualquer planejamento poderia prever. 

E, após aprender mais sobre essa nova realidade e como se adaptar a ela, chegou a hora de retomar os encontros presenciais com segurança, seguindo todos os protocolos sanitários e respeitando as medidas liberadas para cada local, conforme o avanço da vacinação contra o Covid-19. 

Se você ainda está inseguro sobre como agir na retomada do setor a partir de agora, confira nosso passo a passo para a volta dos eventos no Brasil. Separamos abaixo cinco dicas de como se planejar e posicionar na realização de eventos durante a pandemia. 

Continue lendo para aprender!

Cenário atual x Retomada dos eventos presenciais

A pandemia da COVID-19 nos levou a viver com novos protocolos. Da quarentena ao distanciamento social, nada favorece as aglomerações dos eventos presenciais. Por conta disso, muitos eventos foram cancelados, adiados ou realizados em edições virtuais – quem não #sextou curtindo um show pela TV ou tela do celular que jogue o primeiro gin tônica!

Mais de um ano depois, no entanto, o vírus continua por aí. As lives, por si só, já não são suficientes para manter o mercado girando ou mesmo garantir o entretenimento da população. Por isso, adaptações estão sendo feitas para que as atividades normais sejam retomadas com toda a segurança necessária.

A verdade é que não há como fugir do “novo normal”. E, antes que você olhe torto para essa frase… sim, sabemos que esse termo já foi usado até a exaustão. Mas ele representa muito bem o espírito do tempo que estamos vivendo.

Em outros países, já vimos bons exemplos da retomada de eventos com adaptações que tiveram ótimos resultados. No Brasil, após a grande onda de lives e eventos online durante a quarentena, vemos essa retomada do presencial acontecendo aos poucos

Grandes eventos já realizaram edições no modelo drive-in e, mais recentemente, o planejamento de diversos eventos-teste trazem uma forte esperança para o setor. 

O movimento ainda é lento, mas já é possível perceber iniciativas e eventos acontecendo com sucesso, mesmo que de forma tímida. Você, provavelmente, já pode até ter participado de algum. Mas, se ainda tem dúvidas sobre como planejar os seus próximos eventos, não se preocupe: estamos aqui para ajudar :)

5 dicas para a segura retomada dos eventos 

Se o momento pede mudanças, precisamos nos preparar. À primeira vista, o planejamento de um evento em tempos de coronavírus pode parecer uma operação de guerra. Mas, nesse caso, os excessos e a atenção extrema aos detalhes podem separar um evento bem-sucedido de um foco de transmissão. 

Se a segunda opção te aterroriza (e faz muito bem), preparamos esse passo a passo para a retomada. Reunimos aqui as principais dicas do que temos visto sendo aplicado com sucesso ao redor do mundo. Além disso, conversamos com diversos produtores de grandes eventos para chegarmos nessas cinco dicas. Veja quais são a seguir:

1. Conheça os decretos locais

As dimensões continentais do Brasil não facilitam muito a vida dos produtores. Afinal, não há como definir apenas um modelo único a ser seguido em relação a liberações e legislações para eventos e turismo. 

Por conta disso, cada cidade e região conta com um decreto específico, que determina a limitação de público e outras especificidades imprescindíveis para o planejamento da sua produção.

O primeiro passo para planejar o seu evento, então, é conhecer a fundo as definições da cidade onde será produzido o seu evento. Entenda o que pode e não pode ser feito e aplique todas as exigências no seu planejamento!

2. Tenha clareza sobre protocolos de higiene e segurança

Se a higiene já foi, em muitos momentos, um gargalo em grandes eventos (qual produtor nunca sofreu com a manutenção dos banheiros, não é mesmo?!), a questão agora é muito mais séria. Os banheiros continuam sendo importantes, mas as medidas de higiene agora precisam ser muito mais amplas.

Para começar, é essencial disponibilizar álcool em gel (70%) para o público em todos os lugares possíveis. Além disso, a equipe de limpeza deve ser ampliada para ficar atenta com a higienização de espaços comuns e superfícies. Quer alguns exemplos?

  • Mesas;
  • Maçanetas;
  • Corrimãos;
  • Pias;
  • Torneiras.

Os espaços destinados à alimentação também devem receber atenção especial. Afinal, se trata de uma área onde as pessoas não usam máscara. Por isso, higienize todas as superfícies, como mesas, bancadas e cadeiras após cada uso. Além disso, dê preferência para o uso de itens descartáveis e individuais.

Quer saber ainda mais? Conheça outras dicas de segurança e higiene no infográfico abaixo:

10-dicas-de-segurança-para-a-retomada-de-eventos-presenciais_infografico

3. Realize treinamento com a equipe

Uma situação nova demanda aprendizado. Por isso, ao definir diretrizes para o seu evento, treine a sua equipe para agir da forma correta. Defina ações e planos de contingência em caso de imprevistos como, por exemplo, ao identificar algum participante com sintomas de COVID-19.

Além disso, mais do que nunca, a comunicação entre equipe será essencial para o sucesso dessa operação. Essa relação de confiança será fundamental para que todos os protocolos sejam seguidos, desde a divulgação do evento até a sua conclusão. 

#DicaSympla: a confiança é a primeira coisa que seu público deve recuperar para sentir-se à vontade de frequentar seus eventos novamente ;)

4. Determine regras de segurança para o público

Não só sua equipe, mas também os participantes do seu evento devem seguir regras rigorosas de segurança. Por isso, determine o uso obrigatório de máscaras e o cumprimento do distanciamento social. Não abra exceções: o combinado não sai caro!  

Para isso, espalhe avisos por todo o espaço do evento com as orientações de higiene. Sempre que possível, use um alto-falante ou mensagens em telas de TV para reforçar instruções ao longo da programação.

5. Repense o formato dos seus eventos

Por fim, pense em novos formatos para realizar sua programação. Não dá, por exemplo, para realizar a verificação de ingressos como sempre foi feito, gerando fila na entrada. Use a tecnologia a seu favor! Evite impressões, papéis e a necessidade de ter que tocar ou encostar em coisas (a tal “low touch economy“). 

Considere, se possível, realizar sua produção em um espaço aberto. Isso, por si só, diminui muito o potencial de contágio do vírus. 

Além disso, para não perder grande volume de público por conta das restrições, considere unir o presencial com o digital, planejando eventos híbridos. Assim, você pode produzir a experiência presencial, mas dar a oportunidade para que outras pessoas consumam o conteúdo produzido no seu evento pela internet. 

Agora que já conhece nosso passo a passo para retomada dos eventos, é hora de colocar a mão na massa! Mas, antes de ir embora, recomendamos mais uma leitura que pode te ajudar nos seus projetos: Soluções Sympla para produtores, o que são e como podem te ajudar? 

Se cuide e até a próxima!