O ano de 2020 nos levou a sair da zona de conforto. Para quem trabalha com eventos e experiências ao vivo foi um baque maior do que qualquer planejamento poderia prever. Após aprender mais sobre essa nova realidade, chegou a hora de retomar os encontros presenciais. Mas claro, com todos os cuidados especiais.

Para saber como agir a partir de agora, confira um passo a passo para a retomada dos eventos. Separamos cinco dicas de como agir.

O cenário atual

A pandemia da COVID-19 nos levou a viver com novos protocolos. Da quarentena ao distanciamento social, nada favorece as aglomerações dos eventos presenciais. Por conta disso, muitos eventos foram cancelados, adiados ou realizados em edições virtuais – quem não #sextou curtindo um show pela TV ou tela do celular que jogue o primeiro gin tônica!

Oito meses depois, no entanto, o vírus continua por aí. As lives, por si só, já não são suficientes para manter o mercado girando ou mesmo garantir o entretenimento da população. Por isso, adaptações estão sendo feitas para que as atividades normais sejam retomadas com toda a segurança necessária.

Não há como fugir do “novo normal”. Antes que você olhe torto para essa frase… sim, sabemos que esse termo já foi usado até a exaustão. Mas ele representa muito bem o espírito do tempo que estamos vivendo atualmente.

Pelo mundo, já vimos bons exemplos de eventos com adaptações que tiveram bons resultados. No Brasil, após a grande onda de lives durante a quarentena, vemos a retomada acontecendo aos poucos. Grandes eventos já realizam edições no modelo drive-in ou, mesmo, em espaços abertos. 

O movimento ainda é lento, mas já é possível perceber iniciativas e eventos acontecendo, mesmo que de forma tímida. Você, provavelmente, já pode até ter participado de algum. Mas, se ainda tem dúvidas sobre como planejar os seus próximos eventos, vamos te ajudar com um passo a passo. 

5 dicas para retomada de eventos

Se o momento pede mudanças, precisamos nos preparar. À primeira vista, o planejamento de um evento em tempos de coronavírus (e ainda sem vacina) pode parecer uma operação de guerra. Mas, nesse caso, os excessos e atenção extrema aos detalhes podem separar um evento bem-sucedido de um foco de transmissão. 

Se a segunda opção te aterroriza (e faz muito bem), preparamos esse passo a passo para a retomada. Reunimos aqui as principais dicas do que temos visto sendo aplicado com sucesso ao redor do mundo. Além disso, conversamos com diversos produtores de grandes eventos para chegarmos nessas cinco dicas. Veja quais são a seguir. 

1. Conheças os decretos locais

As dimensões continentais do Brasil não facilitam muito a vida dos produtores. Afinal, não há como definir apenas um modelo único a ser seguido em relação a liberações e legislações para eventos e turismo. Por conta disso, cada cidade e região conta com um decreto específico.

O primeiro passo para planejar o seu evento, então, é conhecer a fundo as definições da cidade onde será produzido o seu evento. Entenda o que pode e não pode ser feito e aplique todas as exigências no seu planejamento.

2. Tenha clareza sobre protocolos de higiene e segurança

Se a higiene já foi, em muitos momentos, um gargalo em grandes eventos (qual produtor nunca sofreu com a manutenção dos banheiros, não é mesmo?!), a questão agora é muito mais séria. Os banheiros continuam sendo importantes, mas as medidas de higiene agora precisam ser muito mais amplas.

Para começar, é essencial disponibilizar álcool em gel (70%) para o público em todos os lugares possíveis. Além disso, a equipe de limpeza deve ser ampliada para ficar atenta com a higienização de espaços comuns e superfícies. Quer alguns exemplos?

  • mesas;
  • maçanetas;
  • corrimãos;
  • pias;
  • torneiras.

Os espaços destinados à alimentação também devem receber atenção especial. Afinal, se trata de uma área onde as pessoas não usam máscara. Por isso, higienize todas as superfícies, como mesas, bancadas e cadeiras, após cada uso. Além disso, dê preferência para o uso de itens descartáveis e individuais.

3. Realize treinamento com a equipe

Uma situação nova demanda aprendizado. Por isso, ao definir diretrizes para o seu evento, treine a sua equipe para agir da forma correta. Defina ações e planos de contingência em caso de imprevistos como, por exemplo, ao identificar algum participante com sintomas de COVID-19.

Além disso, mais do que nunca, a comunicação entre equipe será essencial para o sucesso dessa operação. Essa relação de confiança será fundamental para que todos os protocolos sejam seguidos, desde a divulgação do evento até a sua conclusão. Lembre-se que confiança é a primeira coisa que seu público deve recuperar para sentir-se à vontade de frequentar seus eventos novamente. 

4. Determine regras de segurança para o público

Não só a sua equipe, mas também os participantes do seu evento devem seguir regras rigorosas de segurança. Por isso, determine o uso obrigatório de máscaras e o cumprimento do distanciamento social. Não abra exceções, combinado não sai caro!  

Para isso, espalhe avisos por todo o espaço do evento com as orientações de higiene. Sempre que possível, use um alto-falante ou mensagens em telas de TV para  reforçar instruções ao longo da programação.

5. Repense o formato dos seus eventos

Por fim, pense em novos formatos para realizar sua programação. Não dá, por exemplo, para realizar a verificação de ingressos como sempre foi feito, gerando fila na entrada. Use a tecnologia a seu favor! Evite impressões, papéis e a necessidade de ter que tocar ou encostar em coisas (a tal “low touch economy“) 

Considere, se possível, realizar sua produção em um espaço aberto. Isso, por si só, diminui muito o potencial de contágio do vírus. 

Além disso, para não perder grande volume de público por conta das restrições, considere eventos híbridos. Assim, você pode produzir a experiência presencial, mas dar a oportunidade para que outras pessoas consumam o conteúdo produzido no seu evento pela internet. 

Agora que já conhece esse passo a passo para retomada de eventos, é hora de colocar a mão na massa. Mas, antes de ir embora, recomendamos mais uma leitura que pode te ajudar nos seus projetos: Soluções Sympla para produtores, o que são e como podem te ajudar? 

Até a próxima!