A produção de eventos pode ser um negócio extremamente prazeroso e lucrativo – especialmente a organização de festas!

Se você gostaria de investir nesse ramo, existem várias questões e assuntos que você precisa aprender para começar a produzir um evento desse tipo. Com dedicação, cuidado e planejamento, é possível se tornar um grande organizador de festas, realizando eventos inesquecíveis e sempre aguardados pelo público! Vamos começar?

Escolha o segmento de atuação

O primeiro passo para começar a organizar festas é definir um nicho de atuação. As festas podem ser particulares ou abertas ao público, além de terem diversos temas e possibilidades que irão afetar diretamente as decisões de organização e planejamento do evento. Você pode realizar festas em formatos como:

Vale lembrar que a música é uma das partes mais importantes do evento – por isso, muitas vezes, os estilos musicais que tocarão na festa irão definir seu estilo e o público presente!

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Questões burocráticas

Como organizador de festas, você é responsável pela segurança de todos os presentes. Por isso, é extremamente indicado cuidar das questões burocráticas! Cheque com a prefeitura da sua cidade quais licenças, permissões ou cadastros você precisa ter para operar como produtor de eventos, como providenciar um CNPJ e um alvará de realização para cada evento.

Conheça o seu público

Depois de definir qual tipo de festa você pretende realizar, é necessário conhecer exatamente o público que você deseja atrair para o seu evento. Essa fase é extremamente importante, já que existem diferentes estilos de festa dentro de um mesmo nicho. Busque identificar esse público-alvo respondendo a algumas perguntas, tais como:

  • Qual é a faixa etária do público?
  • Quais eventos do mesmo segmento ele costuma frequentar?
  • Quais são seus hábitos e interesses?
  • Quanto está disposto a pagar por um ingresso?
  • Quanto gasta, em média, para se divertir em uma festa (consumo de bebidas e alimentos)?
  • Quais canais utiliza para se informar sobre eventos?
  • Quais marcas de bebidas costuma consumir (refrigerantes, sucos, energéticos, bebidas alcoólicas)?

A partir do perfil do público, será possível planejar e executar as demais estratégias do evento, como divulgação, escolha do local, duração da festa, preço dos ingressos, decoração/ambientação e até as atrações escolhidas.

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Conheça o mercado

O mercado de eventos é extremamente variado de uma região para outra, com diferentes concorrentes, perfis de público, expectativas, locais disponíveis para as produções e por aí vai. Por isso, é fundamental conhecer o contexto no qual você está se inserindo!

Busque fazer um mapeamento sobre o mercado de eventos da sua cidade, conhecendo as principais produtoras e organizadores de eventos, as principais festas, as épocas do ano com maior volume de eventos deste segmento…

A dica é buscar trocar experiências e conhecimentos com outros produtores, frequentando festas com potencial estratégico e analisando como ele é executado. Dessa forma, você também poderá fazer uma lista de contatos e fornecedores para os serviços das suas produções, como bebidas, limpeza, alimentação e locação de equipamentos. Assim, você consegue produzir seus eventos com o apoio de fornecedores de confiança e qualidade!

Invista em profissionalismo

Existem algumas opções de cursos de especialização em gestão de eventos. Mas essa é só uma das alternativas existentes para quem quer investir no profissionalismo!

O tempo e a experiência em campo serão seus melhores amigos no desenvolvimento de habilidades profissionais para a criação, planejamento e execução de eventos.

Aproveite as facilidades da internet para aprender sobre as melhores práticas para organização de festas, além de dicas para melhorar seus eventos a cada edição! Aqui no Blog da Sympla, por exemplo, você encontra tudo isso e muito mais! \o/

Local da festa

O local da festa sendo organizada deve ser suficiente para acomodar o público com conforto, pensando no espaço para locomoção até banheiros, bares, caixas, palco e saída.

Para um público esperado de 100 pessoas, por exemplo, procure um espaço que comporte ao menos 150 pessoas para garantir a circulação. Para festas em épocas chuvosas ou frias, é indicado procurar um espaço coberto, para assegurar que os participantes não se molhem e a diversão não seja comprometida.

Para te ajudar com essa etapa, preparamos um conteúdo especial sobre como escolher corretamente o local para seu evento!

Controle de entrada e credenciamento

O controle de entrada e o credenciamento é uma das etapas mais importantes do evento. É neste momento que os participantes entrarão na sua festa, e a experiência deve ser positiva desde o início!

É preciso montar uma portaria ágil, prática e descomplicada, para que o público não gaste na fila o tempo que poderia usar para desfrutar da festa. Também é essencial pensar em acessibilidade e em um esquema extra caso haja distribuição de brindes, kits ou pulseiras de identificação (no caso de camarotes e pista premium, por exemplo).

Para simplificar essa etapa, a dica é utilizar o check in online dos participantes. Assim, eles não precisam levar os ingressos no papel e a validação é muito mais rápida e segura. Veja como funciona a ferramenta da Sympla!

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Ferramentas para organização de festas

Para que a sua festa possa ser um sucesso, é necessário investir em muito planejamento. Sabemos que isso dá trabalho, mas você não precisa cuidar de tudo sozinho! Existe uma infinidade de ferramentas e plataformas que podem te ajudar nessa tarefa.

Para o planejamento, por exemplo, você pode utilizar a nossa planilha de planejamento estratégico para eventos. Para o orçamento, a dica é a planilha de orçamento para produção de eventos. E para fechar os ganhos e custos finais da sua festa, aproveite o nosso borderô financeiro! :) Também fizemos uma lista de  7 aplicativos indispensáveis para produtores de eventos para te ajudar :)

Para gerenciar a venda de ingressos e as informações sobre a sua festa, você também pode utiliza a plataforma Sympla. Nela, você pode separar ingressos por lotes, gerar códigos promocionais, integrar a página do evento às suas redes sociais, enviar convites e até criar formulários personalizados – e isso pode ajudá-lo a conhecer ainda mais o seu público e produzir festas cada vez mais atrativas!