Já sabemos que para obter bons resultados com um evento, além do planejamento organizacional, é preciso desenvolver outros tópicos, como o plano de comunicação, que ajuda a montar as melhores estratégias de marketing para garantir a divulgação do seu evento. Entre esses tópicos, definir quem são as personas do seu evento ajuda a criar estratégias ainda mais focadas.

Criar uma persona é um exercício fundamental para quem se preocupa com a divulgação do seu evento. Com um perfil ideal em mente, é possível se colocar no lugar do participante, sanar suas dificuldades e oferecer o que ele deseja. Assim, o evento alcançará mais pessoas.

Para isso, é preciso listar características muito específicas sobre o seu público, fazendo com que você tenha um perfil bem detalhado do estilo de pessoa que tem interesse pelo seu evento e, consequentemente, pode frequentá-lo.

Abaixo, explicamos em detalhes o que são personas e como elas podem ajudar no desenvolvimento do seu evento. Confira!

O que são personas?

Persona é uma representação aprofundada da pessoa que faz parte do seu público-alvo. Essa representação é criada com o objetivo de definir de forma detalhada as características do seu cliente, que nada mais é que a pessoa que frequentará o seu evento.

A audiência de hoje procura conteúdos e experiências genuínas, com as quais é possível se identificar e enxergar valor. Personas são tão importantes para eventos porque permitem a criação de um senso de personalização.

Quando falamos em “características específicas”, estamos realmente nos referindo aos detalhes. Esses detalhes são informações como as motivações pessoais, valores, canais de comunicação preferidos, o que faz em seu tempo livre, a profissão que exerce, os lugares que frequenta, como essa pessoa usa as redes sociais no seu dia a dia, entre outros pontos.

A definição dessas características ajuda a melhorar as estratégias de marketing que serão utilizadas para alcançar o seu público, fazendo, por exemplo, com que seus investimentos sejam direcionados às pessoas que realmente darão o retorno esperado. Ou seja, as pessoas que comparecerão ao seu evento, evitando o desperdício desses recursos e energia mirando um público que não teria interesse.

Além de ampliar a sua própria compreensão de quem é o seu público, a técnica de criar personas também servirá de guia para outras etapas do planejamento da sua divulgação, como a produção de conteúdo e a segmentação de audiências em campanhas de mídia digital.

Quantas personas um evento pode ter?

É importante ressaltar que um evento pode ter uma ou mais personas, dependendo das características propostas. Imagine, por exemplo, uma feira de negócios, com estandes de empresas que estão divulgando seus produtos e serviços. De cara, podemos dizer que haverá dois tipos distintos de personas para esse evento: os profissionais expositores e os possíveis clientes em potencial.

Outro exemplo pode ser um festival de música que oferece uma programação com diferentes estilos musicais. As personas fãs de cada estilo tendem a ser diferentes, também precisando de uma comunicação e conteúdo específicos e diferentes entre si.

Ainda assim, o ideal é trabalhar com um número reduzido personas, evitando definições muito semelhantes ou um número tão plural que dificultará o trabalho personalizado de cada uma.

Qual a diferença entre persona e público-alvo?

Nessa altura, você pode estar se perguntando qual a diferença entre persona e público-alvo. Existe realmente uma diferença? A resposta é SIM!

De forma simplificada, podemos dizer que a persona é um desenvolvimento mais aprofundado do público-alvo. Enquanto a persona apresenta um perfil muito específico, o público-alvo faz uma leitura mais abrangente.

As definições do público-alvo sempre serão mais genéricas e abrangentes, orientadas por dados demográficos como gênero, idade, renda, onde mora e qual o grau de escolaridade. Já a persona é mais específica e detalhada, se aproximando ao máximo de uma descrição de uma pessoa real. Essas informações são essenciais para elaborar uma estratégia de marketing mais segmentada e efetiva.

Exemplos

Vamos supor que o seu evento seja uma conferência de tecnologia realizada na cidade de São Paulo. O seu público-alvo pode ser definido como: homens e mulheres, entre 20 e 40 anos, moradores de São Paulo, com ensino superior, e que consomem novidades do setor tecnológico.

Neste mesmo contexto, uma das personas envolvidas com esse evento seria: Fernanda, 24 anos, recém-formada em Sistema de Informação, moradora de Higienópolis, consumidora de produtos Apple, usa bastante as redes sociais, principalmente Facebook e Instagram.

Percebe como um é mais geral e o outro mais específico?

Em outro exemplo, suponhamos que o seu evento seja uma festa universitária. Nesse caso, o seu público-alvo é formado por estudantes, homens e mulheres, entre 18 e 25 anos, que gostam de festas e eventos, e cuja renda é bem variável.

Já a sua persona do evento pode ser: João, de 21 anos, estudante do terceiro ano de Engenharia, solteiro, estagiário de uma empresa e com renda de R$ 1.000,00, gosta de futebol e festas, e é fã de sertanejo.

É importante ressaltar que a persona é chamada de “pessoa semi-fictícia”, pois se trata da criação de um personagem irreal, mas baseado em dados reais. A origem da palavra persona, aliás, vem do grego, que significa “máscara”.

A criação de uma persona é excelente para você se perguntar, sempre: “será que meu evento está atraindo as pessoas certas? Será que a minha divulgação fala eficientemente com elas?”

Métodos para reunir informações sobre sua persona

Mesmo que você já tenha produzido outros eventos do mesmo estilo ou na mesma área, vale a pena revisitar suas ideias sobre quem é o participante ideal. Para completar as informações, é possível lançar mão de vários recursos:

  • Entrevistas: selecione participantes de eventos anteriores ou algumas pessoas que poderiam querer participar e faça perguntas diretas sobre sua vida. Onde mora, o que mais gosta de fazer, quais são os maiores desafios, como é um dia típico de sua rotina. Os itens específicos devem ser definidos de acordo com o seu tipo de evento.
  • Pesquisas: a abordagem de entrevistas é mais direta. Nesse caso, você pode fazer pesquisas online, abrangendo mais pessoas, ainda que com perguntas mais simples. Uma boa dica é utilizar plataformas gratuitas como o Typeform ou o Google Forms.
  • Redes sociais: Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram são fontes infindáveis de dados sobre seus potenciais inscritos. Entre em grupos de discussão, veja o que as pessoas falam em eventos parecidos, observe comentários e engajamento em páginas. Essa visão vai trazer ainda mais riqueza para sua persona.

Mas para que suas entrevistas e pesquisas sejam melhor orientadas, é interessante começá-las já com uma ideia do que você está procurando. Veja algumas características importantes para montar uma boa persona.

O que sua persona deve ter

Procure preencher as lacunas certas na montagem da sua persona.

Papéis e responsabilidades

Se você está produzindo um evento corporativo, provavelmente vai precisar saber qual é o cargo da sua persona. Mas essa lógica vale para outros tipos de evento – o importante é saber o que a persona faz diariamente e que pode influenciar sua participação.

Um congresso para o terceiro setor por exemplo pode ter uma persona com o cargo de Administrador de Operações de uma ONG e ser responsável por agendar atividades da equipe e fazer um pouco de trabalho de contabilidade. Com isso em mãos, você sabe qual perfil de pessoa precisa alcançar para gerar inscrições.

Objetivos

O que sua persona pretende alcançar participando do seu evento? Pense sobre os objetivos principais das pessoas que desejam utilizar o seu serviço. O que está faltando na vida dela que pode ser preenchido com essa participação?

Repita essa ideia com os desafios. Voltemos ao exemplo do evento para o terceiro setor. Será que um dos desafios diz respeito aos fundos? Ou ao tempo, já que nessas organizações há pessoas que fazem o papel de vários? Como você pode ajudá-la a superar?

Não tem problema se você encontrar objetivos que não estão diretamente relacionados com o seu serviço ou produto. Lembre-se de que você está criando um retrato de uma pessoa e qualquer informação pode ser de grande valia lá na frente.

Narrativa

A narrativa é o que junta tudo o que você descobriu sobre sua persona em um lugar só. Aqui, seu cliente ideal toma forma e ganha vida. Tente responder às perguntas:

  • De onde essa persona veio?
  • Qual é sua história?
  • Que tipo de pessoa é? (introvertida, extrovertida?)
  • O que faz para se divertir?
  • Onde mais procura informações no dia a dia?
  • Qual é o processo de decisão dessa pessoa? Ela procura por um evento em sua área ou em sua região?
  • Por quais motivos ela deixaria de se inscrever?

Como criar uma persona para o seu evento

Para criar uma persona é preciso, primeiro, conhecer quem é o seu público-alvo. Com as informações sobre o seu público em mãos, então será possível desenvolver as características singulares de cada persona.

Responder algumas perguntas pode ajudar no processo de criação da persona do seu evento:

Qual seu nome (crie um!), onde mora, idade, gênero, nível escolar, profissão e estado civil?

Quais as características físicas dessa pessoa? Ela faz exercícios, tem algum tipo de necessidade especial?

E as características psicológicas? Quais são seus desejos, ambições e suas dores, limitações, medos e ansiedades?

Quais seus hábitos de lazer, o que ela faz no tempo livre?

O que essa pessoa gosta de consumir?

Por quais meios de comunicação essa pessoa consome informação?

Quem influencia essa pessoa?

Essas são apenas algumas perguntas que podem direcionar a criação da persona do seu evento. Quanto mais perguntas e mais detalhada a descrição de sua persona, melhor!

Dicas extras

Com a coleta de dados completa, basta elaborar um personagem que represente essas informações, e incluir essa persona no plano de comunicação e divulgação do evento. Com esse escopo montado, fica mais fácil se perguntar “o que eu preciso fazer e onde preciso estar para conseguir conversar com essa pessoa?”.

Aqui, fica uma dica: menos é mais. Você pode criar quantas personas desejar, mas recomendamos começar com 2 no máximo 3 personas diferentes.

Lembre-se que todas as informações utilizadas para formar cada persona precisam ser o mais próximo da verdade. Nada pode ser uma suposição ou um chute. Isso afeta diretamente nos resultados alcançados pelas estratégias de marketing desenvolvidas com base na apresentação das personas. Somente com a utilização de dados reais é que as estratégias resultarão em alcances também reais.

Outra dica para deixar a sua persona completa é não forçar em detalhes sem importância. Atente-se somente às informações que ajudarão a criar o perfil do seu cliente (frequentador do evento).

No exemplo sobre a persona frequentadora de uma festa universitária, saber qual é o seu time de futebol, por exemplo, pode ser irrelevante (a não ser que seu evento caia na final do campeonato, daí você pode criar mensagens diferentes do seu evento para o fã de cada time).

Coloque em prática!

Criar uma persona é uma etapa extremamente importante e positiva para o seu evento. É como fazer exercícios: faz bem pra todo mundo, todo mundo sabe, mas não é todo mundo que pratica.

Por isso, não deixe de separar um tempo para a elaboração desse tópico, mesmo que você já tenha coletado as informações sobre o seu público-alvo e considere o processo completo. Vale a pena montar a persona e garantir um direcionamento ainda mais correto dos seus investimentos, principalmente de tempo e dinheiro.

Além disso, confira outras dicas sobre a organização e gestão de eventos no blog da Sympla. Todos os materiais e conteúdos encontrados aqui são especialmente elaborados para ajudar você, produtor de eventos, nessa jornada. Aproveite!