Há quem estranhe o termo borderô na primeira vez que se depara com ele, mas compreendê-lo pode ser muito importante para a organização financeira de uma produção.
Por mais que elaborar um planejamento financeiro não seja a parte mais emocionante da produção, é preciso quebrar essa barreira. Afinal, com as finanças em ordem, os eventos produzidos serão um sucesso ainda maior.
O objetivo deste texto é trazer essa prática do mundo financeiro para o contexto do dia a dia dos produtores de eventos. Para isso, vamos abordar:
- O que é um borderô financeiro no cotidiano da produção de eventos?
- Como construir um borderô com qualidade
- Tire um momento para analisar todas as variáveis do seu evento!
- Fique amigo dos números, comece a ser data driven!
- Pare e tente entender seus passos de maneira prática
- Um aprendizado para utilizar a vida toda
O que é um borderô financeiro para eventos?
O borderô, em sua definição mais plena possível, é um relatório detalhado sobre toda a movimentação financeira e como ela transcorreu em uma noite ou em um período do evento (quando este durar mais de um dia, por exemplo).
Trata-se de um fechamento completo que permitirá que os organizadores, ou algum outro tipo de público interessado como patrocinadores e investidores, tenham uma visão estratégica e tirem conclusões e insights a partir dos números apresentados.
Um balanço de qualidade não só mensura o rendimento, mas também já começa a preparar terreno para as edições seguintes. Por isso, o borderô tem um importante papel tanto como forma de documentação, quanto como base de análise e planejamento para a organização.
Como funciona o borderô?
Ao fim do dia ou da noite de evento, o organizador reunirá todas as informações de operações bancárias daquele período em um documento. Em seguida, será preciso enviar tudo para o banco, que fará o processamento desses dados.
Na prática, trata-se de um agrupamento das contas a pagar e receber. O borderô é o documento que formaliza todas as relações envolvendo produtor, consumidor e fornecedor em um evento. É por meio desse registro que as negociações entre as partes envolvidas na produção serão oficializadas.
É importante lembrar ainda que todo esse processo pode ser realizado manualmente, mas as ferramentas digitais têm ajudado cada vez mais os organizadores em suas tarefas financeiras.
Tipos de borderô
Vale notar que há mais de um tipo de borderô no universo da contabilidade. Essa diferenciação é resultado de uma divisão do documento em duas categorias: de cobrança e de pagamento. Entenda:
Borderô de pagamento
Essa categoria reúne despesas, contas a pagar, compras a prazo e outros gastos. E o funcionamento é o mesmo: agrupa-se todas as despesas, que, na sequência, serão enviadas ao banco para processamento.
Borderô de cobrança
Também conhecido como borderô de recebimento, essa categoria é resultado do agrupamento de tudo aquilo que o produtor de eventos tem para receber. Entre esses títulos, estão os cheques pré-datados e as duplicadas, por exemplo.
Como se faz um borderô?
Quando o assunto é a construção de um borderô, informação nunca é demais! Quanto mais dados, mais conclusões sobre o trabalho realizado. Por isso, a dica para o produtor de eventos é: acompanhe tudo de perto e sem medo.
A sugestão é começar pelo básico: quantos são os ingressos que foram adquiridos pela internet, portaria do evento, ou em certo ponto de venda? Quantos foram pagos em dinheiro, quantos em cartão de crédito ou débito?
Essa dica vale para toda movimentação financeira que envolve a produção. O investimento em marketing ou ganhos com consumo realizado pelo público no evento são exemplos.
#DicaSympla: vender os seus ingressos de forma online te dá mais informações e possibilidades de mensurar quantos ingressos foram adquiridos pelo público. Você consegue saber desde coisas como os horários de maior venda, como divulgar melhor seus eventos, até formas de pagamento.
Como levantar os dados do borderô?
Faça algumas perguntas práticas para levantar dados: como foi feita a venda de ingressos? Em quanto tempo e em qual lugar cada lote foi vendido? Houve movimentação financeira dentro do evento? Quais foram os gastos totais com infraestrutura e realização?
Outras questões como essas podem ser acrescentadas, como os prejuízos por causa de algum imprevisto. Tudo depende da sua necessidade e criatividade para criar um borderô aprofundado e claro.
Através disso, você desenvolve uma planilha que te dá controle e conhecimento total na hora de interpretar os números. Para potencializar a eficiência do seu borderô, você pode até mesmo realizar uma pesquisa no evento, conseguindo dados cada vez mais profundos e precisos.
Como interpretar os números do borderô?
A magia do borderô acontece quando você passa a interpretar os dados reunidos, fazendo com que eles comuniquem a você quais são os pontos fortes da sua estratégia e em quais deles você deve fazer ajustes.
Se for observado, por exemplo, que o público consumiu pouca cerveja porém muitos destilados, quer dizer que o ponto forte do seu evento foi a segunda opção e da próxima vez você pode investir mais nesse quesito e aumentar o aproveitamento, destacando-o mais na hora da divulgação.
A princípio, estatísticas são apenas números em um papel. Mas depende de você fazer com que elas realmente iluminem o caminho e esclareçam os principais pontos de interesse no pós-produção.
Vantagens do borderô
Um dos maiores benefícios do borderô é que ele fornece números que representam informações concretas sobre o comportamento do público. Muitas vezes, na organização de eventos, produtores ficam sujeitos a fatores subjetivos, e apenas estimam os acontecimentos de acordo com o planejamento.
Estatísticas são práticas e colocam no papel exatamente em quais aspectos seu evento rendeu o esperado ou deixou a desejar. Portanto, por meio do borderô, o organizador ganha uma base sólida para avaliar precisamente o resultado e encaminhar as suas próximas produções com mais segurança.
Um aprendizado para utilizar a vida toda
Um borderô bem feito não tem um prazo de vencimento definido. Se o evento tem mais de um dia de duração, é possível fazer um borderô por dia e aplicar os ajustes necessários já no dia seguinte ou fazer um borderô geral ao fim do evento com todos os dados reunidos, buscando um desempenho melhor para realizar a próxima edição.
Esses borderôs, portanto, passam a reunir um importante material de análise de tendências do público e a apontar os melhores caminhos para a sua produção, tornando-se um importante documento para reunir toda a experiência que pode fazer diferença em eventos futuros.
O borderô é uma ótima ferramenta para o pós-evento, e pode ser utilizado das mais diferentes maneiras, facilitando análises e gerando conclusões.
