Sair para a balada é uma das opções preferidas para quem quer se divertir, encontrar os amigos e escutar uma boa música! E para tornar a experiência única para os participantes, é necessário traçar um planejamento completo, da entrada até a saída do evento. Elaborar um check-list, contratar boas equipes de fornecedores, ter um time de confiança, escolher as melhores bandas e DJs, divulgar a festa na internet… tudo isso vai te ajudar a produzir um super evento!
Afinal, produzir um evento requer dedicação e organização! E para ajudar, listamos os principais passos na missão de produzir uma balada inesquecível \o/
Defina o foco da balada
O primeiro passo para que o planejamento seja eficiente é definir que tipo de festa será produzida. Haverá show de bandas da cidade? Apresentação de um DJ famoso? Será uma festa anos 90? Temática baseada em algum filme? Terão itens especiais para a noite?
Determine o gênero do evento e qual o objetivo dele. Dessa forma, você consegue definir o público-alvo da festa de forma ideal – o que vai ajudar (e muito!) na divulgação, principalmente nas redes sociais.
E sabendo o tipo de festa, fica mais fácil listar cada item necessário para compor seu check-list! Quem contratar para ser atração musical, tipo de iluminação necessária, possíveis brindes, fornecedores adequados, quantidade de bebidas… esteja preparado para elaborar sua lista a partir do foco principal do evento :)
Boa música é a alma da balada
Balada é sinônimo de música, amigos reunidos, uma boa bebida e muita diversão! Para criar um ambiente em que seus participantes se sintam à vontade, invista no que as pessoas vão ouvir enquanto estiverem lá. Pesquise bons DJs que possuam setlists que combinem com a proposta da festa, bandas locais com repertórios ecléticos, artistas independentes com músicas autorais… lembre-se que, muitas vezes, a atração serve de gatilho para a decisão final de comparecer ou não na balada.
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É muito importante se certificar de que as atrações convidadas sejam bons profissionais. De nada adianta economizar e deixar o público parado por causa de músicas que não estão agradando.
Seja perfeccionista nos principais detalhes
Alguns pontos devem ser considerados na organização de qualquer balada. Além do foco do evento, é preciso se atentar ao local, definição da data, público e quantidade de pessoas, cronograma, bebidas e um preço de ingressos que seja atrativo. Nessas horas, seja criativo! Escolha um espaço fora do comum, com organização diferente, drinks sensacionais. Se você já tiver acesso ou parceria com alguma casa noturna, invista em uma decoração distinta e que esteja de acordo com a proposta da festa. Surpreenda seus convidados!
Contudo, é importante manter-se dentro do padrão quando o assunto for o valor da entrada e as músicas preferidas do público!
Corra atrás de patrocínio
Uma balada de sucesso requer uma atração relevante, seja ela um DJ conhecido ou uma banda. Além do artista, é necessário lembrar do equipamento de som, a iluminação, barmans especialistas em criar drinks diferentes, os custos com fornecedores, equipe de segurança e de limpeza. O dinheiro arrecadado na venda de ingressos nem sempre consegue cobrir os gastos – portanto, encontre patrocinadores antecipadamente. Dessa forma, você conseguirá garantir que não falte nada na sua festa!
Mas qualquer patrocínio é positivo para sua festa? Nem sempre! O ideal é que você foque em tentar conseguir patrocínio de marcas que sejam a cara da sua balada, conforme for o foco escolhido. A distribuição de brindes – como canecas para bebidas e adesivos divertidos – também torna a parceria interessante, uma vez que os participantes da balada constroem uma relação com o patrocinador e com a marca da festa.
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Divulgação é o caminho para uma super balada
O foco da festa foi definido? Conseguiu bons fornecedores, uma boa atração e patrocínio? Então chegou a hora de divulgar a balada!
Atualmente, o produtor de eventos não precisa se prender à distribuição de panfletos e outdoors pela cidade. A facilidade que a internet oferece proporciona uma divulgação em larga escala e com custos mais reduzidos que as antigas práticas, além de ser muito mais assertiva quando a segmentação é bem-feita.
Invista na divulgação através das redes sociais, criando um evento no Facebook e convidando as pessoas para participarem. Você pode utilizar a página para ir atualizando os convidados das novidades da festa, assim como divulgar a venda de ingressos. Se souber o perfil que poderia se interessar em participar da balada, é possível realizar anúncios com o público segmentado para converter a venda final \o/
Outra alternativa ao usar a internet para a divulgação da balada é fazer parcerias com blogs e sites visitados pelo seu público. É possível criar conteúdos relevantes e que servem de conversão: se a balada for temática, por exemplo, investir em artigos que envolvam o participante. Uma festa anos 90 pode ser divulgada através de um artigo “As 7 melhores músicas dos anos 90” ou “Looks dos anos 90: como usá-los nos dias de hoje”. No final do artigo, divulgue a balada onde a pessoa poderá escutar essas músicas ou usar o look sugerido :)
Venda seus ingressos antecipadamente
Ao vender os ingressos para sua festa de forma antecipada, você consegue acompanhar a evolução das vendas e pode alterar sua estratégia de divulgação a partir dos resultados obtidos. É possível prever o público, garantir que a balada não fique vazia e reduzir as filas formadas!
Por exemplo: se sua balada for utilizar comandas individuais, é possível adiantar o cadastro dos participantes que compraram online e apenas entregar a comanda quando ele chegar, reduzindo (e muito!) o tempo que ele aguarda na fila.
Invista em experiências diferentes
Música, iluminação ambiente, comes e bebes… nada disso é novidade em uma balada, não é mesmo? Para cativar um público, oferecer experiências distintas das que ele está acostumado a encontrar com certeza é uma boa opção. Esse tipo de ação torna seu evento único, sendo ele lembrado por trazer novidades.
Algumas opções são painéis para tirar foto, serviços de fotografia diferenciados (fotos instantâneas, plaquinhas divertidas), mesa de sinuca, distribuição de acessórios, uma maquiadora artística, concurso de fantasia ou de karaokê, artistas performáticos em pontos diferentes na festa… deixe a imaginação fluir!
O sucesso requer próximas edições
Uma balada de sucesso cai na graça do povo! São diversas fotos postadas, comentários na página do evento, pedidos de ‘quero mais’. Uma boa estratégia é pensar nas próximas edições para manter o público fiel. E para melhorar a cada evento, fique de olho nos feedbacks fornecidos pelos participantes e pela equipe envolvida na produção.
Não há segredos! Com planejamento, organização e boa divulgação, sua balada será um evento e tanto. E não haverá ressaca que apague as boas lembranças da noite!