É de extrema importância que todo produtor saiba como funciona a logística de eventos e como é feita a sua organização de forma eficiente. Afinal, ela envolve diversas áreas, como o planejamento, a escolha do local, a gestão do estoque e cadeia de suprimentos, entre outras.

Organizar um evento de sucesso exige uma ótima gestão de logística. Dessa forma, o produtor se previne contra eventuais erros durante o evento, está preparado para imprevistos, além de garantir a boa experiência dos participantes.

Para entender melhor o assunto, acompanhe neste artigo:

  • o que é logística de eventos?
  • qual é a importância da logística de eventos?
  • como implementar a logística de eventos?

O que é logística de eventos?

A organização de um evento não é uma tarefa simples, há vários detalhes que precisam ser pensados. Para que tudo saia como planejado, o profissional deve utilizar a logística para manter a situação sob controle, resolver pendências, emergências e garantir o bom andamento do evento.

Mas o que é a logística de eventos?

Os seus principais componentes são:

  • a etapa de definição de datas e horários;
  • planejamento de entregas (como equipamentos que serão utilizados no evento e diversos outros materiais que serão utilizados ou oferecidos para o público);
  • montagem e desmontagem do evento (palcos, cenários, stands, etc);
  • garantir o funcionamento de tecnologias necessárias para o evento;
  • serviços de apoio (equipe médica, vigilância, staffs para tirar dúvidas, etc).

Como implementar a logística de eventos?

Para garantir o sucesso do evento, coloque em prática as principais etapas da logística. Veja a seguir algumas dicas do que o produtor deve fazer para implementar essa demanda.

Faça o planejamento

Independentemente do tipo de evento, é imprescindível planejar tudo o que deve ser feito. Esse plano deve conter as informações necessárias para garantir que todas as etapas sejam feitas de maneira correta — do pré ao pós evento.

Por exemplo, defina com antecedência:

  • qual é o perfil do público;
  • qual será o orçamento disponível;
  • uma estimativa da quantidade de participantes;
  • o tema do evento;
  • a data e localização;
  • serviços e facilidades que vai oferecer durante;
  • alimentação, coffee-break;
  • entre outros.

Priorize a estrutura do local

Imprevistos acontecem, então é sempre bom pensar em soluções para possíveis problemas a fim de evitá-los. Portanto, — até por questão de segurança — escolher um local para o evento com uma ótima estrutura é essencial.

Dessa forma, caso aconteça chuva muito forte, queda de energia ou alguma outra situação do tipo, ter uma estrutura preparada fará toda a diferença. Tenha a proteção necessária, utilizando equipamentos como geradores, ofereça pontos de acessibilidade, entre outros meios de solução para esses imprevistos.

Defina as funções de cada equipe

É praticamente impossível realizar todo o evento sozinho, sendo assim, o produtor precisa definir bem a função das equipes e deixar cada uma responsável por um setor. Por exemplo, delegar alguém para ser responsável por organizar o translado de participantes e outro para cuidar da parte de alimentação.

Tenha fornecedores de qualidade

Escolher estrategicamente os fornecedores é uma tarefa importantíssima. Eles precisam entregar o que foi solicitado, no tempo combinado. Usando o exemplo citado acima, sobre alimentação, imagine que algo aconteça e a comida que seria oferecida para os participantes não é entregue?

Seria uma situação muito incômoda para todos. Por isso, conte com fornecedores e contratos que evitem esse tipo de risco. O que é válido não só para os alimentos no evento, mas para todo o resto.

Conclusão: os pilares para uma logística de eventos eficiente

Por fim, fica evidente que cada etapa de um evento deve ser bem planejada, por isso, é importante que o organizador conte com uma equipe bem treinada e capacitada para garantir o sucesso da produção.

Por esse motivo, investir na capacitação da equipe — com treinamentos estratégicos (de como fazer um ótimo evento) e técnicos (para lidar com todos os detalhes de segurança, infraestrutura e tecnologia) — é fundamental.

Já que organizar um evento demanda diversos esforços, o produtor pode criar um checklist com todas as pendências. Assim, ele terá maior controle sobre o que já está resolvido e o que ainda precisa ser feito. Isso auxilia a melhorar a logística de eventos.

O que colocar nesse checklist?

Essa lista deve conter os detalhes pendentes, assim como os contatos de prestadores de serviços. Assim, qualquer um que ficar responsável pelo evento e tiver esse documento, saberá o que fazer.

Outro ponto de atenção é buscar parceria com fornecedores e prestadores de serviços de qualidade e que possam suprir as demandas do evento.

A execução da logística do evento é o que vai garantir a montagem correta das estruturas, a movimentação estratégica de pessoas e objetos, assim como o cumprimento da programação no tempo certo, sem imprevistos.

Além de pensar na logística, saiba como fazer o controle financeiro para o seu evento e entenda por que ele também é fundamental.