Se engana quem pensa que a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, é um assunto restrito à comunidade jurídica. A regulamentação trata de privacidade e proteção de dados pessoais, assuntos que dizem respeito a todos, inclusive aos produtores de eventos.

Dados são gerados, coletados e armazenados o tempo todo. Quem organiza festas, congressos e palestras ou produz cursos online, por exemplo, precisa dessas informações. É por meio delas que são enviados e-mails marketing, emitidas notas fiscais, processados os pagamentos…

A LGPD não tem o objetivo de impedir que os organizadores façam tudo isso, mas veio para estabelecer normas para o uso dessas informações pessoais. E o produtor precisa segui-las! Descubra como neste texto.

O que é a LGPD?

O Artigo 1º da LGPD diz que ela “dispõe sobre o tratamento de dados pessoais” por pessoas físicas e jurídicas com o “objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade”.

No universo da produção de eventos, isso significa que a Lei regula a forma com que os produtores coletam as informações dos participantes, e, ainda, a maneira com que esses dados serão armazenados e utilizados.

Para compreender a LGPD, no entanto, é preciso entender antes os conceitos de dados pessoais. Confira:

O que são dados?

Dados pessoais:

De acordo com a Lei, os dados pessoais são informações relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável.

O que isso significa? Que esses dados estão ligados a uma pessoa natural. Em grupo ou individualmente, essas informações permitem que uma pessoa seja identificada. São exemplos:

  • nome;
  • CPF;
  • RG;
  • número de telefone;
  • endereço residencial;
  • histórico de pagamentos;
  • hábitos de consumo etc.

Dados pessoais sensíveis:

De acordo com a Lei – artigo 5º, inciso III –, são dados pessoais sensíveis aqueles sobre origem racial ou étnica, convicções religiosas ou filosóficas, opiniões políticas, filiação sindical, questões genéticas, biométricas e sobre a saúde ou a vida sexual de um indivíduo.

Essas informações precisam receber um tratamento diferenciado, já que sua exposição pode fazer com que o titular seja vítima de todo tipo de discriminação. Saiba como viabilizar a coleta de dados sensíveis.

Dados anonimizados:

Por fim, há os dados anonimizados, resultantes de uma situação em que não é possível identificar o titular. Como eles não configuram um dado pessoal, não serão tratados pela LGPD.

Portanto, como o próprio nome já diz, a LGPD, que entrou em vigor em 2020, veio para evitar que os dados pessoais sejam utilizados de forma ilegítima e indiscriminada. Com isso, ela pretende evitar que o direito à privacidade seja violado.

Quais dados são usados pelo produtor de eventos?

Agora que o produtor já sabe mais sobre os conceitos em torno da LGPD, é importante compreender quais são as situações em que os dados são utilizados no contexto dos eventos.

A seguir, a Sympla reuniu uma série de situações em que os produtores de eventos utilizam dados em sua rotina:

  • no credenciamento e controle de acessos;
  • na distribuição de certificados;
  • na inscrição e na gestão dos participantes;
  • na comunicação e divulgação (envio de avisos e e-mail marketing);
  • na emissão de nota fiscal;
  • no processamento de pagamentos.

Todas essas práticas são muito importantes para a produção de um bom evento ou conteúdo online. Vale lembrar que as normas não vedam a utilização desses dados, mas promovem maior segurança jurídica. Afinal, a lei desempenha o papel de instruir como as informações pessoais devem ser tratadas.

Você conhece mais a seguir.

Produtor de eventos e LGPD: conheça alguns princípios

Organizar eventos é criar boas memórias. E o uso indevido de dados pessoais não combina com nada disso, né? A LGPD veio para garantir que cada indivíduo tenha o poder de escolher o que fazer com suas informações.

A venda e compra de lista de e-mails, por exemplo, configura uma prática ilegal, já que aquelas pessoas não concordaram ou não possuem a expectativa de que suas informações fossem distribuídas para quem quer que pague por elas.

A Sympla reuniu alguns dos dez princípios da LGPD para que o produtor se certifique de que está de acordo com a Lei. Confira:

  • Finalidade e Adequação: deve-se usar os dados com um objetivo, que precisa ter sido definido previamente, sem possibilidade de utilização incompatível com o determinado, bem como comunicado – de forma clara e objetiva – com o participante do evento e, por fim, utilizado sempre compatível com o que foi informado.
  • Necessidade: os dados devem ser explorados minimamente, apenas para alcançar aquele objetivo.
  • Transparência: o participante do evento deve ter acesso fácil às informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais. Lembre-se: é importante fornecer todas as condições para que o titular faça uma escolha informada.
  • Segurança: o produtor acumulará, a cada evento, uma série de dados pessoais. É sua responsabilidade armazená-los e manuseá-los de modo que a segurança esteja garantida. Afinal, estamos falando do direito à privacidade e proteção de dados do participante.
  • Prevenção: e como prevenir é melhor do que remediar, é importante que o produtor de eventos tome medidas para mitigar os riscos em relação aos dados.
  • Responsabilização: os responsáveis pelo tratamento dos dados precisarão comprovar que adotaram medidas e agiram em prol da segurança e da prevenção em relação às informações pessoais.

É importante compreender a legislação em todos os seus princípios, mas o fundamental você já sabe: antes de coletar qualquer tipo de informação, tenha clareza em relação ao destino daquele dado.

Vale se perguntar: por que eu preciso dessa informação? Como ela será usada exatamente? Todas as partes envolvidas estão de acordo? E, por fim, questione-se: tenho condições de prezar pela segurança dessa informação?

O que acontece se a LGPD for violada?

No mundo dos eventos, violar a LGPD significa utilizar os dados dos participantes de uma forma incompatível com as obrigações legais ou falhar em proteger as informações.

Imagine que uma pessoa comprou um ingresso e informou seu endereço para a emissão da nota fiscal eletrônica. Nesse cenário, o produtor não deverá usar o endereço para outro fim, por exemplo, como o envio de um kit de divulgação, sem adotar os controles cabíveis.

Mas, e se a violação acontecer? Não obedecer à LGPD é descumprir uma lei que vigora em todo o país. Por isso, podem existir processos judiciais e sanções administrativas, como advertências, multas e até suspensões.

E os prejuízos não param por aí. Além das questões judiciais, a exposição do uso indevido de dados pode trazer danos à reputação e imagem do produtor de eventos. É que a repercussão pode provocar uma reação negativa do público em relação à produção.

Quais cuidados o produtor de eventos precisa ter com os dados pessoais?

Para evitar que um evento tenha uma repercussão negativa, é preciso tomar alguns cuidados. É só assim que o produtor poderá se resguardar e respeitar o direito de seus participantes.

Confira algumas dicas:

Política ou Declaração de Privacidade

Informe qual é a sua Política de Privacidade e a de seus patrocinadores logo na descrição do evento! Esse é o documento que explica quais são as práticas de proteção à privacidade adotadas pelo organizador. Assim, não restará dúvida sobre a utilização dos dados!

O produtor também pode escolher por inserir uma Declaração de Privacidade no formulário que será preenchido pelo participante para a retirada dos ingressos ou inscrição. Nesse documento, constará a forma com que os dados serão obtidos, armazenados e tratados.

#DicaSympla: Saiba mais sobre como ser transparente sobre a coleta e utilização de dados pessoais.

Compartilhe e armazene dados com segurança

Precisa compartilhar dados com parceiros, patrocinadores, prestadores de serviços, entre outros? Use sua Política de Privacidade para oferecer transparência e estabeleça contratos que prezam pela proteção adequada das informações. Já no caso em que for necessário trabalhar com freelancers, também é recomendado restringir alguns dados.

Na plataforma da Sympla, é possível, inclusive, definir níveis de acesso. Assim, o organizador do evento poderá estabelecer quais dados estarão visíveis para todos os envolvidos, e quais só poderão ser vistos por pessoas autorizadas.

Faça uma divulgação responsável

Não basta produzir um evento incrível, é preciso mostrá-lo para o mundo! É pensando nisso que os organizadores elaboram estratégias de divulgação para as suas produções.

O envio de e-mails é uma prática interessante e muito usada, mas deve ser explorada com parcimônia. Uma divulgação que respeita a privacidade é aquela que:

  • evita spam, ou seja, o envio excessivo de e-mails de publicidade;
  • não usa listas de e-mails compradas ou trocadas (você sabia que essa prática é ilegal?);
  • oferece opção de opt out, de modo que quem recebe o e-mail pode se descadastrar a qualquer momento.

Fique de olho! A LGPD é ampla e os organizadores devem explorar e conhecer mais detalhes. Além dessas dicas, é fundamental conferir outras diretrizes da lei, como: mapeamento e registro da atividade de tratamento, realização de avaliações, definição de hipóteses legais, atendimento dos direitos dos titulares, entre outros.

Conte com a Sympla

Não tem tanto tempo assim que a LGPD entrou em vigor, né? Neste texto, os organizadores de eventos aprenderam mais sobre a proteção à privacidade, mas é normal que algumas dúvidas apareçam.

Além de procurar a ajuda de um especialista no assunto, o produtor pode investir nas soluções da Sympla, que será seu braço direito na gestão do evento. A empresa vem trabalhando pela privacidade e proteção dos dados, e disponibiliza um formulário web em sua Política de Privacidade para atender às solicitações dos participantes.

Que tal conhecer melhor as soluções para produtores de eventos e empreendedores digitais da Sympla?

Atenção: o objetivo dessa publicação é meramente informativo. Nós nos preocupamos com os organizadores de evento e usuários que utilizam a nossa plataforma, mas não prestamos consultoria jurídica e nem nos responsabilizamos pelo uso diferente do sugerido. Além dessas dicas, é fundamental conferir outras diretrizes da lei, como: mapeamento e registro da atividade de tratamento, realização de avaliações, definição de hipóteses legais, atendimento dos direitos dos titulares, entre outros.

Em caso de dúvidas, recomendamos consultar a orientação das autoridades e, principalmente, buscar o apoio de profissionais especializados.