O acesso simplificado a uma grande quantidade de dados nos permite tomar decisões fundamentadas, evitando o risco de escolhermos por simples achismo. E como todo tipo de projeto, também é preciso utilizar os dados a nosso favor para a tomada de decisões na gestão de eventos :)

Mas, como escolher os dados certos para organizar um evento data-driven (guiado por dados)? Onde é possível encontrar estas informações e qual a melhor forma de analisá-las?

Reunimos a seguir alguns dos principais dados que você pode utilizar para tomar melhores decisões durante a gestão do seu evento, além de como você pode utilizá-los em algumas situações bastante comuns. Confira:

Dados que apoiam o planejamento do evento

Estes dados podem ser bastante úteis e podem começar a ser aplicados antes da divulgação e venda de ingressos, ainda na fase de planejamento do evento. Também podem ser aplicados durante a divulgação do evento – para ajustar as estratégias de venda de ingressos  – e após o fim do evento, para ajudar na análise do impacto das vendas realizadas em relação a suas metas do ano.

A falta de planejamento e acompanhamento das vendas do seu evento pode gerar prejuízos e resultados inesperados. Poucos participantes, uma divulgação não direcionada ao público-alvo e a não adaptação das estratégias de divulgação ao longo das vendas são exemplos que podem contribuir para isso.

Então, como faço para criar estrategicamente um evento? Além de observar atentamente o que seu público gosta e os eventos que estão acontecendo no mercado, um bom caminho é entender o seu histórico como organizador. Isso mesmo! Se você já organizou alguns eventos, a partir dos resultados obtidos no passado, é possível tomar decisões mais acertadas em eventos futuros.

Procure dados e reflita sobre questões como:

  • Quais eventos foram mais bem sucedidos em vendas?
  • Quais foram as decisões tomadas em relação aos eventos que não tiveram o mesmo sucesso?
  • Em que período do ano tive a melhor e a pior venda de ingressos?
  • Quais datas e sazonalidades que podem afetar o sucesso do meu evento?

Essas perguntas podem te guiar em uma escolha mais assertiva do perfil do seu próximo evento :)

#DicaSympla: Como mensurar os resultados de campanha do seu evento

Dados que apoiam a divulgação dos meus eventos

Se você já passou pela etapa do planejamento do evento e já está com ele publicado, o foco agora é a gestão das vendas. Sabe aquela ansiedade de tentar vender ingressos o mais rápido possível? Os dados também podem ajudar nessa etapa :)

Para otimizar as vendas, é importante conhecer bem o perfil do seu público, além de levantar dados sobre o comportamento de vendas de eventos anteriores. Busque entender como seus clientes tomam a decisão de compra de ingressos para eventos, quais fatores influenciam nessa tomada de decisão e o que é atrativo ou não para eles. Outros dados importantes a serem analisados são:

  • Quais dispositivos são utilizados para a compra de ingressos (computador ou celular)?
  • Quais são os compradores mais recorrentes dos seus eventos?
  • Qual o melhor horário para o público realizar suas compras (pela manhã ou no final da tarde, por exemplo)?

Ao saber em quais horários a venda de ingressos foi maior, você pode definir estrategicamente o horário de início de campanhas de marketing, ações de taxa zero, descontos e anúncios dos últimos ingressos antes de uma virada de lote, por exemplo.

Agora, se você sabe em que dispositivo o seu público mais efetiva a compra de ingressos dos seus eventos, você pode fazer campanhas voltadas para este meio, simplificar o formulário de inscrição para facilitar as vendas, etc.

#DicaSympla: Conhecendo o seu público com o formulário de inscrição

Dados que apoiam a análise de resultados do evento

Mesmo depois que você já vendeu os ingressos e passou pela adrenalina do dia do evento, os dados continuam podendo te auxiliar. Neste momento, o foco é analisar os resultados do evento, sejam eles financeiros, de satisfação, de qualidade e produção. 

Para isso, você pode levantar dados totais e relativos da venda de ingresso, comparar o número de ingressos comprados com o número de check-ins efetuados no dia, além de dados qualitativos do evento, como a satisfação dos participantes. Busque refletir sobre quais foram os pontos positivos, as melhores práticas da equipe e os pontos negativos que será preciso melhorar para as próximas edições do evento.

Além disso, é interessante analisar qual foi o impacto deste evento no seu histórico como organizador:

  • Quais métricas foram impactadas por esse evento?
  • Ele aumentou, manteve ou diminuiu médias que você tinha anteriormente?
  • Ele teve mais ou menos sucesso comparado aos eventos anteriores?

Essa comparação com eventos anteriores e com o histórico total pode ajudar a trazer uma perspectiva na análise dos resultados de um evento. Afinal, dados isolados são difíceis de ser interpretados. Vender 200 ingressos em um mês é bom? Esse número pode ser motivo de comemoração para alguns organizadores e de completo desespero para outros – tudo depende do contexto e histórico.

#DicaSympla: O que é um borderô para eventos?

Onde encontrar dados sobre os meus eventos? 

Acompanhar e analisar os dados de um evento pode parecer difícil – mas estamos aqui para simplificar essa tarefa :)

Na Sympla, você pode acompanhar os resultados dos seus eventos diariamente, com uma visualização descomplicada e voltada para a tomada de decisões na gestão de eventos. Crie o seu evento e experimente!