Organizar um evento não é uma tarefa simples, não é mesmo? É um processo que envolve muitas etapas: planejamento, divulgação, venda de ingressos e mais. Com tanta coisa pra lidar, você precisa ter à sua disposição as ferramentas para eventos certas para ajudar na gestão da sua produção.

As ferramentas para eventos são capazes de agilizar o dia a dia do organizador e da sua equipe. Pensando nisso, separamos 6 ferramentas para eventos que vão facilitar o seu planejamento e ajudar nos processos antes, durante e após a sua produção. Quer saber mais? Então confira as nossas dicas :)

1. Check-in online

Um dos momentos mais importantes do planejamento do evento é pensar em como será feita a entrada dos participantes. Ela precisa ser rápida e fluída, afinal ninguém gosta de ficar esperando na fila, certo?

Para ajudar nesse momento, você pode usar a ferramenta de check-in online. Com ela, você controla a entrada dos participantes no evento com mais segurança e agilidade. A ferramenta pode ser usada de duas maneiras: através de um computador ou de um smartphone.

Através do computador

Essa opção é indicada para eventos que acontecem em locais com uma boa conexão de internet e com espaço e estrutura para um ou mais computadores. Especialmente para eventos onde é necessário fazer o credenciamento dos participantes, em que muitas vezes há a entrega de material promocional e crachás personalizados, como:

  • Feiras e congressos;
  • Cursos e workshops;
  • Seminários;
  • Eventos corporativos em geral.

Mas, como funciona o check-in? Utilizando a ferramenta de check-in da Sympla, o  participante chega ao evento, você busca pelo nome dele ou nº do pedido no painel de controle do seu evento, confere as informações e pronto, o check-in está feito!

Pelo smartphone

Nessa opção, você faz o controle de entrada dos participantes do seu evento através do aplicativo no smartphone. O check-in poder ser feito diretamente na lista de inscritos, que fica disponível no aplicativo, ou o participante pode apresentar o ingresso direto na tela do celular sem precisar imprimir e você faz a leitura do QR code. Rápida e prática, essa é a opção de check-in mais recomendada e utilizada pelos organizadores de eventos :)

#DicaSympla: Como evitar fraude em eventos

2. Borderô financeiro

Que tal poder ter acesso a um relatório financeiro completo sobre o seu evento? O Borderô financeiro é uma ferramenta que reúne todos os dados financeiros do seu evento, com todas as informações que você precisa para avaliar as vendas de ingressos, os lucros e a performance da sua produção.

O planejamento financeiro é uma das partes mais importantes e críticas da organização de um evento. Por isso, o Borderô pode ser muito útil nesse momento. Nele você encontrará as informações detalhadas das vendas de ingresso: ele mostra a quantidade exata de ingressos vendidos, o valor total das vendas, quanto foi arrecadado em cada ponto de venda e se o valor total do evento corresponde ao número de ingressos vendidos nele.

Com o Borderô você entende as finanças do seu evento de forma simples, transparente e segura. Assim, você poderá analisar os números e o comportamento de compra do seu público.

#DicaSympla: Borderô para Eventos: conheça os novos relatórios financeiros da Sympla

3. Envio de certificados de participação

Os certificados de participação são documentos que comprovam a presença do participantes em um evento e são entregues, principalmente, ao final de eventos corporativos como cursos, palestras, seminários e workshops. Então, se você é um organizador de eventos corporativos, precisa ter uma ferramenta que faz o envio de certificados.

Com a ferramenta de envio de certificado da Sympla, você pode personalizar os certificados de forma simples, sem precisar ter habilidades técnicas de design, e enviá-los por e-mail para os participantes do evento. E você não precisa da famosa lista de presença para saber para quais participantes você deve fazer o envio: através da ferramenta de check-in, que falamos anteriormente, essa lista é gerada automaticamente.

Além disso, enviar certificados através da plataforma gera menos custos, já que você não precisa gastar imprimindo os certificados, e agiliza a entrega aos participantes logo após o término do evento

#DicaSympla: Modelos de certificados e sua importância

4. Emissão de nota fiscal para eventos

Emitir notas fiscais faz parte da rotina de muitos produtores de eventos, mas é um processo burocrático que requer muita atenção e cuidado. Por isso, é importante contar com uma ferramenta que facilite a sua vida nesse momento. Assim, você pode dedicar mais tempo para planejar um evento de sucesso!

O eNotas é um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas e está integrado com a Sympla, o que simplifica o processo de envio das notas. Você poderá emitir notas fiscais aos participantes dos seus eventos sem precisar importar os dados manualmente: as vendas realizadas na plataforma são enviadas diretamente ao sistema do eNotas, e as notas fiscais podem ser geradas automaticamente.

Usando essa ferramenta para eventos, você otimiza todo o fluxo de emissão de notas, desde a captação das informações da compra até o envio da nota para o e-mail do cliente.

#DicaSympla: Nota fiscal para eventos: como funciona e como emitir

5. E-mail marketing e mailing

Para atrair o público para seu evento, é preciso investir em várias estratégias de divulgação – e o e-mail marketing não pode ser deixado de lado nesse momento. Ele é uma  ótima forma de divulgar o seu evento para um público segmentado e criar uma relação mais próxima com ele.

Usando ferramentas de e-mail marketing você pode comunicar informações importantes sobre o seu evento, como o início da venda de ingressos, atrações confirmadas, além de enviar descontos exclusivos ou cortesias de ingresso.

Com a ferramenta de e-mail marketing dada Sympla, você pode criar e-mails personalizados para divulgar seu evento a qualquer momento. Você também pode enviar os e-mails gratuitamente para participantes que já interagiram de alguma forma com a sua marca ou já foram em outros eventos que você organizou. As possibilidades são infinitas: tudo depende da sua estratégia de comunicação :)

#DicaSympla: Automação de marketing para eventos: como utilizar na sua produção

6. Venda de ingressos por lote

Criar lotes de ingressos para o seu evento é uma ótima estratégia para estimular os compradores e alavancar a venda de ingressos. A venda por lotes gera um senso de urgência no público que está interessado no evento e incentiva que eles comprem o ingresso ou se inscrevam o quanto antes. Além disso, essa estratégia permite que você tenha uma visão antecipada de como andam as vendas e do retorno financeiro do evento ao longo do tempo.

Contar com uma ferramenta para eventos que te ajude a criar e vender ingressos por lote de forma simples e prática pode te ajudar bastante durante o planejamento do seu evento. Com a  Sympla, você pode automatizar todo processo de criar lotes de ingressos. Você pode programar a mudança de lote de forma automática de duas maneiras:

  • Por data: você pode escolher a data de início e de término das vendas do lote;
  • Por disponibilidade de ingressos: determine o fim do lote a partir da quantidade de ingressos disponíveis: é só estabelecer o limite de ingressos para cada lote.

Usando essa ferramenta, você não precisa ficar se preocupando em ter que lembrar de fazer a virada de lote manualmente. Assim, você pode se concentrar em outras etapas do planejamento do evento.

#DicaSympla: As vantagens de vender ingressos por lotes

7. Sympla Streaming

Se você está produzindo um evento online, um ponto importante do seu planejamento deve ser a escolha da ferramenta de Streaming. Nessa hora, você precisa levar alguns pontos em consideração como: preço, praticidade e se a ferramenta comporta o número de participantes do seu evento. Existem diversas plataformas, pagas e gratuitas, disponíveis na internet para transmitir um evento online.

Ao criar o seu evento online na Sympla, por exemplo, você pode utilizar o Sympla Streaming para fazer a transmissão. A ferramenta é gratuita, dinâmica e fácil de usar. Os participantes acompanham o evento direto da tela do computador ou do smartphone e também podem interagir em tempo real com você, fazendo perguntas e comentários.

Outra vantagem é que você não precisa de nenhuma integração externa para usar a ferramenta, é só criar seu evento na Sympla, escolher o Sympla Streaming para a transmissão e pronto! Depois, você já pode começar a divulgar o seu evento online para o público-alvo.

Fazer um evento no formato online pode ser a oportunidade da sua marca alcançar mais pessoas e o Sympla Streaming pode ser usado para diversos tipos de eventos online como: cursos, workshops, webinars, seminários, meetups, entre outros.

#DicaSympla: 5 tipos de eventos online que você pode produzir

Agora que você já conhece as ferramentas para eventos que você deve usar na sua produção, que tal já começar a usá-las? Crie o seu evento na Sympla e tenha acesso a essas e outras vantagens da nossa plataforma de gestão de eventos :)