Tudo pronto para mais um encontro presencial: espaço alugado, ingressos vendidos, a experiência preparada…

Eis que, com o isolamento social, foi recomendado o cancelamento dos eventos presenciais e, assim como milhares de organizadores, nos vimos com um problema nas mãos.

A sorte é que, na Academia da Criatividade, a experiência presencial se pautava na resolução de problemas e na inovação. Por isso, nos comprometemos com nosso o público a experimentar o evento de forma online.

Mas, como estruturar o evento e garantir a mesma experiência dos eventos presenciais para os participantes, só que, dessa vez, de forma totalmente online? Se você é organizador de eventos e também está com essa dúvida, confira dicas de como estruturamos os encontros da Academia da Criatividade e que podem auxiliar você neste processo:

Saiba qual é a sua Proposta de Valor

Aqui, entra o primeiro elemento que independe do canal de entrega e do tipo de evento online a ser produzido: é preciso ter muito claro quem é o nosso público e qual valor entregamos para ele.

Algumas ferramentas que usamos na Academia da Criatividade para trazer essa clareza são o Canvas da Proposta de Valor e o Mapa da Empatia. Ambas ajudam a compreender mais sobre o público-alvo e ter claro o valor que precisamos entregar. Então, resgatamos o que nós já tínhamos para servir como ponto de partida:

Mapa de Empatia

Mapa de Empatia

O Mapa de Empatia é uma ferramenta que nos permite empatizar com o público, ter consciência do objetivo desse público e compreender – durante a execução das atividades rumo a esse objetivo – o que eles estão vendo, dizendo, fazendo e ouvindo para externalizar suas dores e expectativas.

#DicaSympla: Você sabe com quem está falando? Como descobrir o público-alvo do seu evento

Canvas da Proposta de Valor

canvas da proposta de valor

A partir do conhecimento das dores e das expectativas do público rumo a este objetivo, entra em ação o Canvas da Proposta de Valor. Ele nos ajuda a avaliar nosso repertório e compreender quais soluções podemos criar dentro do formato de um evento online para sanar essas dores, atender às expectativas e ofertar valor aos nossos clientes.

Frame the Challenge: soluções reais para possíveis problemas

Já havia um modelo de entrega de valor bem claro nos eventos presenciais que realizávamos. A partir desse modelo, utilizamos uma técnica criada na própria Academia da Criatividade, chamada de Frame The Challenge.

Frame the Challenge

Em primeiro lugar, pegamos o nosso modelo de entrega de eventos físicos e começamos a listar todos os riscos e problemas que poderiam acontecer por conta da migração para o online.

A partir dessa lista, selecionamos o que era pertinente e fazia sentido resolver, transformando a descrição do problema em uma frase do tipo “Como poderíamos…”

Um exemplo prático foi que, no nosso evento presencial, os participantes compartilham ideias, escrevendo-as em post-its e colando eles na parede. A partir da migração para um evento online, surge o problema de que os participantes não teriam como fazer isso.

Assim, a frase transformada ficaria: “Como poderíamos permitir que os participantes compartilhem as ideias escritas uns com os outros em tempo real?”

A partir dessa frase-desafio, partimos então para listar todas as possíveis soluções para esse desafio e, depois de listadas as opções, escolhemos uma para testar. Encontramos soluções como o Google Docs e ferramentas colaborativas como Miro e Mural. Escolhemos algumas para experimentar, avaliamos os prós e contras de cada uma nos testes e elegemos o Mural para fazer parte do primeiro encontro online.

Dessa forma, seguimos este ciclo para cada um dos problemas que havíamos levantado, encontrando e testando com o time as soluções para os mesmos.

#DicaSympla: PDCA para eventos: como melhorar o resultado das suas produções

A vulnerabilidade e a transparência conectam

Já com as soluções para cada um dos possíveis problemas que poderíamos enfrentar, partimos para a realização do evento. No dia do evento, a primeira coisa que fizemos com nossos clientes foi expor nossa fragilidade, dizendo que eles estavam participando de um MVP (Produto Mínimo Viável), e que gostaríamos que eles compartilhassem suas percepções e recomendações de melhoria. Também dissemos que iríamos seguir neste modelo por um tempo, com um número restrito de participantes, até chegarmos à estrutura e qualidade ideais para podermos voltar à operação total do evento.

Essa transparência foi fundamental para que os participantes se sentissem conectados com o evento e à vontade para compartilhar suas sugestões de melhoria. Dessa forma, foi possível chegar em um formato de evento online que trouxesse a melhor experiência possível para o público, com a participação ativa dos próprios participantes neste processo.

Hoje, temos um modelo de encontro online realizado diariamente em 4 horários diferentes, e estamos alcançando um público muito maior, que antes não participava dos eventos presenciais por conta da necessidade de deslocamento físico.

Além disso, o feedback de quem frequentava os eventos presenciais e continua participando dos encontros online é de que a experiência não deixou de entregar os valores já existentes. Ou seja, foi possível manter a qualidade do conteúdo do evento e o nível de satisfação do público, mesmo em um evento totalmente online.

Se você quer saber mais sobre a nossa experiência de transformar eventos presenciais em online, a Sympla e a Academia da Criatividade produziram um Webinar sobre o assunto. Para acessar o conteúdo, é só clicar aqui.