Como organizar um evento beneficente

Você coordena uma instituição social e gostaria de angariar recursos de uma maneira diferente e efetiva? Que tal organizar um evento beneficente?

Os eventos beneficentes são os preferidos das organizações que contam com doações para continuarem funcionando. Como os eventos possuem uma estrutura maior e podem contar com a participação de dezenas (ou até centenas!) de pessoas, a arrecadação de recursos – sejam eles financeiros ou materiais – pode ser alcançada em maior escala e com grandes chances de sucesso.

Mas, calma! Não é preciso ser um grande produtor de eventos para realizar um evento desse tipo. Reunimos abaixo tudo o que você precisa saber sobre como organizar um evento beneficente. Confira!

1. O que é um evento beneficente

Os eventos beneficentes não possuem fins lucrativos e são sempre realizados em prol de alguma causa ou instituição. Todos os recursos arrecadados com a realização do evento beneficente são direcionados para alguma instituição, que pode ser uma ONG (Organização Não Governamental), OSCIP (Organização da Sociedade Civil de Interesse Público), fundação, entidade de assistência social, instituto privado ou cooperativa.

Muitas instituições contam com doações voluntárias para exercerem suas atividades – por isso, os eventos beneficentes são uma excelente solução para assegurar a arrecadação de recursos e garantir que o trabalho continue sendo desenvolvido.

2. Quais tipos de eventos beneficentes você pode organizar

A grande vantagem dos eventos beneficentes é a flexibilidade no tipo de evento que pode ser realizado. Dessa maneira, é possível promover eventos com essa finalidade em qualquer período do ano, aproveitando as épocas festivas para pensar em eventos temáticos com decoração e alimentos típicos que atraiam o público.

De forma geral, os principais eventos beneficentes que você pode organizar são:

• Jantares;
• Feiras e bazares;
• Shows musicais;
• Feijoada;
• Competições esportivas (jogos de futebol, corridas, etc.);
• Quermesses.

Mas lembre-se de que qualquer evento pode ter o objetivo de ajudar alguma instituição, desde as pequenas festas de aniversário até os grandes festivais de música! Por isso, não se limite aos formatos tradicionais de eventos beneficentes se você gostaria de contribuir com doações ou arrecadação de recursos para algum projeto social.

2. Como organizar um evento beneficente

Os eventos beneficentes contam com alguns diferenciais dos eventos comuns. Aqui, as palavras de ordem são planejamento, antecedência e organização para evitar imprevistos e gastos extras!

Como o objetivo do evento é justamente arrecadar fundos, é importante que todos os gastos sejam mantidos sob controle. Para isso, organize todos os valores em uma planilha de orçamento, que deve ser constantemente atualizada e apresentar todos os custos previstos.

#DicaSympla: Conte com voluntários para trabalhar durante o evento! Assim, não será preciso gerar despesas com funcionários ou com a contratação de profissionais :)

3. Estrutura do evento beneficente

A estrutura necessária para que o evento beneficente aconteça irá depender do tipo de evento que será realizado. No geral, é importante pensar no conforto do público e na quantidade de bebidas e alimentos sendo vendidos. Caso o evento seja de grande porte ou gratuito, é possível que o espaço fique bem cheio – nesses casos, a atenção deve ser redobrada!

Independentemente do tipo de evento, é preciso realizar a conferência dos ingressos dos participantes na entrada do evento – principalmente se o valor dos ingressos for convertido em doações para a instituição beneficiada. Lembre-se também de providenciar um alvará para eventos.

Aqui vão alguns itens necessários para os principais tipos de eventos beneficentes:

1. Jantares

• Mesas e cadeiras
• Pratos, talheres e guardanapos
• Bebidas
• Escolha do menu do jantar
• Cálculo da quantidade necessária de ingredientes para servir o público

2. Feiras e bazares

• Expositores para o evento (neste caso, parte do valor dos produtos vendidos pode ser convertida em doação para a instituição)
• Mesas, cadeiras e barracas para cada expositor
• Arrecadação de produtos para venda (eletrodomésticos, roupas e calçados em bom estado, bolsas, acessórios, etc)

3. Shows musicais

• Estrutura de áudio, vídeo e imagem
• Escolha da banda ou cantor(a) para apresentação durante o evento
• Mesas e cadeiras para o público (para eventos de pequeno porte)
• Venda de bebidas e alimentos

4. Feijoada

• Cálculo da quantidade necessária de feijoada para servir o público
• Mesas e cadeiras
• Pratos, talheres, guardanapos e bebidas
• Atração musical para animar o evento

5. Competições esportivas

• Kit para os participantes (camiseta, garrafa de água e crachá com número)
• Autorização da prefeitura para realizar a corrida em locais públicos (pode ser necessário interditar a área ou realizar o desvio do trânsito)
• Prêmios para os vencedores

6. Quermesses e festas juninas

• Mesas e cadeiras
• Alimentos e bebidas típicas
• Barracas para a venda dos alimentos e bebidas
• Decoração temática de festa junina
• Atrações musicais (bandas e duplas sertanejas, por exemplo)
• Organização das tradicionais danças juninas

#DicaSympla: Para acompanhar a organização e obtenção desses (e outros itens), a dica é manter tudo centralizado em um checklist para produção de eventos :)

4. Conseguindo patrocinadores

O grande segredo para organizar um evento beneficente de sucesso é conseguir bons parceiros e patrocinadores. Com isso, boa parte dos itens necessários pode ser obtida sem nenhum custo financeiro – o que é bastante vantajoso se o evento estiver sendo realizado pela própria instituição beneficente.

Assim, busque transformar os fornecedores do evento em parceiros! Alimentos e bebidas, equipamentos de som, aluguel do espaço, brindes, prêmios, atrações musicais…tudo isso pode ser obtido por meio de patrocinadores e parcerias. No entanto, é importante lembrar que todo patrocínio deve ter uma contrapartida – por isso, tenha em mente o que o seu evento beneficente pode trazer de visibilidade e divulgação para essas empresas!

Aproveite para saber tudo sobre patrocínios e parcerias com o nosso Kit de Patrocínio para Eventos :)

5. Divulgação do evento beneficente

A divulgação é importante para que qualquer evento seja um sucesso – no caso dos eventos beneficentes, é ainda mais essencial investir nessa área para conseguir bater a meta de recursos arrecadados!

Toda a divulgação do evento deve buscar sensibilizar o público a respeito da causa sendo beneficiada, e como a participação de todos é fundamental para que o trabalho continue sendo desenvolvido. A grande vantagem dos eventos beneficentes é que o público-alvo é bastante amplo – ou seja, as estratégias de divulgação podem ter como foco pessoas de qualquer idade e até empresas de vários setores.

Para divulgar o evento beneficente, pense em ações de marketing como:

• Criação de materiais gráficos (flyers, banners e imagens para redes sociais);
• Divulgação nas principais redes sociais (Facebook, Instagram e até LinkedIn);
• Criação de um evento de divulgação no Facebook;
• Distribuição de flyers e panfletos em locais estratégicos (restaurantes, shoppings, lojas, espaços públicos, etc.);
• Divulgação em mídias offline (jornais, revistas e televisão);
• Conte com voluntários, parceiros e pessoas que acompanham o trabalho da instituição para que divulguem o evento em seus canais de comunicação (essa também é uma maneira legal de ajudar!).

Não se esqueça de utilizar os materiais de divulgação para mostrar ao público os principais atrativos do evento, desde os comes e bebes até o sorteios de prêmios e shows musicais! Outra dica é divulgar vídeos e fotos das atividades realizadas pela instituição beneficente. Assim, o público pode conhecer melhor o trabalho que estará ajudando a dar continuidade :)

6. Venda de ingressos

Tudo certo com a organização do evento beneficente? Então, é hora de partir para a venda de ingressos! Você pode optar por dois tipos:

• Ingressos gratuitos: os fundos serão arrecadados com as vendas e doações durante o evento.
• Ingressos pagos: a venda dos ingressos também pode ser convertida em recursos para a instituição.

Independentemente do tipo de ingresso escolhido, a principal dica é realizar a venda online para que o público tenha acesso aos ingressos de maneira prática e segura. Com isso, a venda dos ingressos fica atrelada à divulgação, e as chances do evento ser um sucesso são muito maiores.

Você ainda pode disponibilizar várias formas de pagamento aos participantes e utilizar os dados obtidos para manter uma comunicação direta e frequente com cada um deles – quem sabe eles não se transformam em apoiadores frequentes da instituição?

Para facilitar a venda dos ingressos, invista em ações como:

• Venda de ingressos promocionais;
• Descontos na compra de dois ou mais ingressos;
• Códigos promocionais para parceiros e pessoas que já apoiam a instituição;
• Venda de ingressos especiais que dão direito a produtos personalizados, como canecas, garrafas d’água, camisetas e mascotes de pelúcia.

#DicaSympla: ao organizar seu evento beneficente na Sympla, a página do evento se transforma em um hotsite. Você pode divulgá-lo nas redes sociais, integrá-lo diretamente em seu site e até enviar convites por e-mail para que os participantes efetuem a compra de ingressos com facilidade o/