Cansou de produzir para os outros e quer investir no seu próprio negócio? Ficamos felizes em dar dicas para ajudar você a abrir sua própria produtora de eventos!
Além de um abrir um CNPJ e de toda a burocracia envolvida para oficializar a abertura da empresa, começar os trabalhos traz todas as peculiaridades do ramo. Para você não se perder, preparamos um guia básico com 11 dicas para abrir a sua produtora de eventos e se destacar no mercado :)
11 dicas para abrir uma produtora de sucesso
1. Estude o seu nicho de atuação
Antes de abrir a produtora de eventos, faça uma pesquisa de mercado. A sua cidade ou região está carente de bons eventos? Existe demanda para quais tipos de eventos? O que pode ser melhorado na produção dos eventos locais? Você tem uma ideia inovadora? Como poderá lucrar?
Todas essas perguntas têm respostas bastante relevantes para você definir como você irá atuar. Além disso, lembre-se de que eventos não são apenas festas, incluem também congressos, shows, seminários, eventos esportivos e vários outros. Uma ótima dica é procurar saber qual tipo de evento precisa ser melhor explorado em sua região e se especializar nisso.
Outro ponto crucial é não ignorar os seus concorrentes. Da mesma forma que você possui pontos fracos e pontos fortes, as empresas concorrentes também os têm. A dica aqui é se espelhar no que elas têm de melhor e estudar as falhas para não repeti-las em seu negócio.
#DicaSympla: Como fazer pesquisa de mercado para o seu evento
2. Seja especialista em eventos
Para ser um produtor e até para abrir a própria produtora de eventos, é preciso conhecer (pelo menos) um pouco de tudo: administração, comunicação, marketing, gestão de pessoas e muito mais.
Procure ler sobre o tema, fazer cursos, buscar informações inerentes à produção de eventos. Conhecimento e criatividade são mais importantes do que experiência e, para se dar bem na área de produção, o importante é inovar!
#DicaSympla: confira o artigo que descrevemos as principais qualidades de um bom profissional de eventos clicando aqui :)
3. Utilize uma plataforma para gestão de eventos
Parte importante do que determina o sucesso da sua produtora é a maneira a qual você irá gerenciar cada etapa do planejamento e execução dos seus eventos – desde a criação de um site até a divulgação em redes sociais, venda de ingressos online, credenciamento etc., já que erros nessas etapas podem trazer consequências negativas para os participantes.
Por isso, utilizar uma plataforma como a Sympla, que une dados em tempo real dos seus eventos com as melhores ferramentas de gestão, como número de ingressos vendidos e check-ins realizados a um borderô financeiro, torna o processo de gerenciamento da sua produtora de eventos automatizado e, consequentemente, muito mais eficaz :)
4. Faça um planejamento financeiro
Coloque as contas na ponta do lápis e faça uma reserva, pois começar um negócio sem ter algum dinheiro guardado é um risco alto. Faça um orçamento criterioso, que inclua gastos como luz, água, telefone, internet, aluguel de equipamentos e as demais despesas que possam surgir durante os primeiros meses.
Você deve estar preparado para imprevistos e também saber que o início é a estruturação do processo: destaque e lucros virão com o tempo. Economistas recomendam que você tenha uma reserva que consiga cobrir seus gastos caso a empresa fique até três meses sem lucro.
Além da reserva, é importante fazer um controle rígido de todo o dinheiro que entra e sai do caixa para manter o ROI – retorno sobre o investimento – da sua empresa sempre positivo. Isso significa também ter controle de cada evento produzido, com dados consolidados em um relatório detalhado.
#DicaSympla: Uma das formas mais eficazes de armazenar e analisar dados é utilizando um Borderô Financeiro. Com ele, você controla seu orçamento, custos e gastos e consegue ter uma visão cada vez mais estratégica dos seus eventos. Para baixar gratuitamente nosso modelo do borderô, é só clicar aqui :)
5. Encontre bons consultores
Se você não entende nada sobre documentação necessária, nem contrato social, a melhor coisa a se fazer é contratar um advogado. É ele quem vai te auxiliar na hora de preparar a papelada, além de te instruir nas questões de direitos e deveres que a sua empresa terá que cumprir. Um contador também será útil quando o assunto for parte financeira.
6. Use a internet a seu favor
Faça com que as pessoas conheçam a sua marca. Crie um site e divulgue o seu trabalho para o público. O importante é expor as informações sobre seu trabalho, contatos e portfólio (a medida em que for fazendo eventos). Também é importante saber divulgar suas produções. Para tal, utilize as redes sociais e a venda antecipada de ingressos online.
#DicaSympla: Além de usar a internet para divulgar, milhares de produtores utilizam de plataformas online para gerenciar eventos com mais facilidade. Clique aqui para conhecer todas as ferramentas para gerir seus eventos online com a Sympla.
7. Determine a sua meta e seus objetivos
Antes de qualquer coisa, você precisa saber onde pretende chegar com sua produtora. Uma empresa não consegue progredir quando não tem metas e objetivos bem definidos e, para isso, é importante entender a diferença entre os dois:
- Objetivo: o que você quer fazer. Por exemplo: ser a produtora de eventos mais bem-sucedida da sua cidade no ramo de eventos corporativos.
- Meta: como e até quando você quer fazer. Seguindo nosso exemplo, uma de suas metas poderia ser: criar 4 eventos corporativos de sucesso até o segundo trimestre de 2020.
Após colocar suas metas e objetivos no papel, estude as possíveis lacunas que ficarem abertas. Não se deixe abater pelos primeiros empecilhos que surgirem. Lembre-se: o verdadeiro empreendedor é aquele que enxerga uma solução aonde todo mundo só vê problema :)
8. Conheça os valores
Depois, é hora de pesquisar os valores. Isso inclui desde seus gastos com a empresa, as produções e lucros estimados. Quanto você poderá cobrar pela organização da produção? O que seus serviços incluirão?
É importante entender sobre finanças neste momento, desde precificação de ingressos, custos de produção até captação de patrocínio. Não se esqueça que o lucro por evento deverá ser dividido entre seus funcionários. Portanto, defina quanto você obterá a cada evento e como pagará seu time interno.
9. Invista na equipe
Antes de pensar em oferecer os seus serviços é preciso investir na sua equipe, do momento de contratação até a rotina de trabalho. Ofereça treinamento de qualidade aos seus funcionários (tanto internos quanto terceirizados, se julgar necessário) para que realizem um bom trabalho e demonstrem a identidade da empresa em cada ação.
Se nem os seus funcionários souberem direito o que a sua empresa oferece e como agir, será mais difícil fechar um negócio ou trabalhar mais de uma vez com um mesmo cliente.
10. Tenha bons fornecedores
Ao ingressar na área, é importante ter contato com uma lista de fornecedores. Faça um check-list com o telefone de iluminadores, arquitetos, marceneiros, montadores de palcos, buffets, fornecedores de bebida, cinegrafistas, fotógrafos, assessores, equipes de limpeza e de segurança. Enfim, todo e qualquer tipo de serviço ou equipamento que você precisará para montar o seu evento.
11. Faça networking
Começar a produzir eventos está diretamente relacionado a conhecer demais produtores, patrocinadores, assessorias de artistas, fornecedores, boas equipes de trabalho, dentre outros contatos.
Portanto, estar à frente de uma produtora de eventos demanda que você seja um bom comunicador, saiba trocar ideias com gente do mesmo ramo, seja simpático, saiba realmente vender o peixe. Ir a workshops e fazer parcerias ajuda bastante a aumentar sua rede de contatos.
Pronto para abrir sua produtora de eventos? Corra atrás da papelada, monte uma equipe nota dez, faça contatos, conheça bem a sua área. Seguindo estas dicas você vai não somente abrir uma produtora, como também fazer muito sucesso!