Para realizar um evento, seja ele online ou presencial, diversos fatores devem ser considerados. Um deles, que possui extrema relevância, é montar um orçamento.

Um evento presencial tem uma série de itens e fatores que devem ser considerados na hora de fazer um orçamento, como: locação, comida, aluguel de estrutura, credenciamento, transporte, entre outros. Já em um evento online, apesar de parecer mais simples e descomplicado, também existem alguns itens que precisam ser levados em conta na hora de planejar a produção:

  • Plataforma para transmissão do evento;
  • Provedor de internet;
  • Locação ou aquisição de câmeras e computadores; 
  • Equipamentos de iluminação;
  • A participação de convidados, palestrantes ou atores ou atrizes; 
  • Entre outros

Elaborar um orçamento para eventos online pode ajudar na hora do planejamento e para que tudo dê certo :)  Então, vamos te ajudar a montar um orçamento fácil e eficiente para seu evento online. Confira as dicas:

1. Plataformas de transmissão

Graças às tecnologias avançadas que temos à nossa disposição, existem muitas plataformas  para transmissão de eventos online e cada uma delas possui funcionalidades diferentes, com custos diferentes. 

Avalie bem cada uma delas para identificar qual se encaixa melhor com a proposta do seu evento e que se adequá a sua expectativa de valores.

A Sympla possui algumas ferramentas e funcionalidades que são muito utilizadas por produtores de eventos online. Além da nossa plataforma de venda de ingressos, você tem a opção de utilizar o Sympla Streaming⁽ᵇᵉᵗᵃ⁾, serviço que integra a plataforma da Sympla com o aplicativo Zoom para a transmissão do seu evento online.. 

#DicaSympla: Sympla Streaming (Beta): produza eventos online em tempo real.

2. Patrocinadores

Outro ponto que deve ser considerado na hora de planejar um orçamento é a possibilidade de obter o patrocínio para seu evento online.

Pense que alguma empresa, que combine com a proposta do seu evento, pode patrocinar sua produção  e em troca, durante o evento serão feitas propagandas do produto ou serviço. Isso pode ajudar com os custos, além de trazer credibilidade para o seu evento online.

#DicaSympla: 7 ideias para uma proposta de patrocínio de eventos online

3. Convidados e palestrantes

Uma lista de convidados e palestrantes renomados pode fazer toda a diferença em um evento online, como um curso ou workshop. Assim como um ator ou atriz famosos podem ser o grande destaque de uma peça de teatro online.

Portanto, é importante pensar a respeito, pois da mesma forma que isso irá agregar muito valor ao seu evento, também existem custos que devem ser considerados dentro do seu orçamento para eventos online. 

4. Ferramentas e equipamentos

Para que seu evento online seja um sucesso, é necessário ter atenção às ferramentas e equipamentos que serão utilizados durante a transmissão. Um som e uma imagem de qualidade fazem a diferença na experiência que o participante terá ao assistir sua produção.

Não é necessário adquirir todas as ferramentas: é possível até alugar algumas delas. Mas, independentemente se elas foram compradas ou alugadas, será necessário inserir o custo no orçamento. 

#Dica Sympla: confira a lista das ferramentas que podem te ajudar a realizar um evento online.

5. Organização dos dados

Com o levantamento de todos esses dados e preços, é necessário organizar e catalogar todos eles para que seu orçamento seja claro e objetivo. Montar uma planilha de controle bem detalhada, com todos os itens e valores, irá te ajudar nesse momento. 

Sugerimos que reserve um espaço na planilha para o total estimado e total real de cada item. Essas especificações permitirão que você compare os valores e faça ajustes nos próximos eventos.

#Dica Sympla: Faça download da nossa planilha para te ajudar a realizar o orçamento do evento clicando aqui!

6. Quantidade de participantes e valor da inscrição ou ingresso

Ao levar em consideração todos os pontos descritos aqui, você conseguirá visualizar o custo da sua produção e, a partir disso, calcular quanto deve custar a inscrição ou ingresso para seu evento online.

É importante lembrar que, em um evento online, os participantes podem acessar seu evento de qualquer lugar do mundo. Com o Sympla Streaming⁽ᵇᵉᵗᵃ⁾ é possível realizar eventos com até 300 participantes, podendo ser ampliado para até 1000 participantes, de acordo com sua necessidade.

Chegou a hora de colocar as dicas em prática: faça as análises e monte o orçamento para eventos online. Lembre-se que quanto mais detalhado for, melhor será para o seu controle e para o sucesso do seu evento online. Depois que orçamento estiver pronto, você pode criar o seu evento na Sympla e aproveitar todas as vantagens :)