Você sabia que ter o controle financeiro do seu evento é fundamental para que ele seja um sucesso? Com essa organização, será possível otimizar os gastos e tomar as melhores decisões, sem causar um grande impacto no seu orçamento.

Inclusive, em uma pesquisa realizada em 2018, pelo Global Planner Sourcing Report, foi constatado que os orçamentos para eventos tiveram um crescimento de 52% com relação ao ano anterior. Com o retorno dos eventos presenciais depois de dois anos da pandemia de Covid-19, a tendência é que esses números voltem a crescer ainda mais, principalmente nos próximos anos.

Para saber os principais motivos de ter um controle financeiro no seu evento e como fazer, continue lendo este artigo.

O que é controle financeiro em eventos?

Antes de mais nada, é de extrema importância que você, como produtor, entenda o que é um controle financeiro e como ele funciona, a fim de tornar o seu orçamento ainda mais prestativo.

O controle financeiro tem o objetivo de analisar toda a condição financeira do evento e garantir que o balanço final fique dentro do planejado. Portanto, essa prática inclui todas as ações, registros e análise com o intuito de aplicar de forma eficiente o planejamento financeiro.

Sendo assim, o controle financeiro é uma forma de garantir que o dinheiro disponibilizado para a realização do seu evento seja aproveitado da melhor maneira possível, considerando todos os gastos e possíveis imprevistos que podem ocorrer durante a ocasião.

Qual é a importância do controle financeiro em eventos?

O controle financeiro é de extrema importância para o mercado de eventos. Sem ele, é impossível prever o orçamento a ser utilizado e ter uma reserva para garantir que nada dê errado durante a sua execução.

Se você não quer passar uma imagem de despreparo e falta de cuidado aos visitantes durante este dia tão importante, é fundamental que você faça essa organização com antecedência.

Imagine que a expectativa de visitantes para o seu evento seja de 2.000 pessoas e na metade do dia, você já não tem mais brindes para distribuir, e o pior, não existe mais dinheiro para comprar novas unidades em cima da hora.

Esse é apenas um dos exemplos de diversas situações que podem ocorrer durante um evento e que você precisa estar preparado para resolver.

Tendo o controle financeiro bem estruturado, esse tipo de acontecimento pode ser previsto, de modo que você tenha capital suficiente para suprir as necessidades e incidentes que poderão ocorrer ao longo do dia.

Conheça alguns fatores que precisam fazer parte do seu orçamento durante a realização do evento:

  • aluguel do local do evento;
  • infraestrutura, caso tenha que fazer alguma reforma;
  • iluminação;
  • áudio e vídeo;
  • mobiliário;
  • materiais de divulgação do evento;
  • brindes;
  • palestrantes;
  • publicidade e marketing que antecedem o dia do evento;
  • alimentação, se houver;
  • fotografia e filmagem;
  • internet;
  • serviços de limpezas;
  • estacionamento;
  • entre outros.

Com todos esses itens previstos no seu controle de orçamento, será mais fácil pensar em quantidades e proporções, evitando que falte algo e, ainda, podendo suprir essas demandas, sem que ninguém perceba, fazendo com que seu evento seja um sucesso.

3 dicas para ter um controle financeiro em eventos

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de ter um controle financeiro em eventos, a fim de garantir a eficiência e o sucesso do começo ao fim deste dia, chegou o momento de conhecer algumas dicas necessárias para facilitar a criação desse controle.

Mas lembre-se que tudo dependerá do segmento da empresa, objetivo do evento e perfil do público. Por isso, é fundamental pensar em todos esses aspectos antes de criar o seu controle, de modo que ele seja mais eficiente.

Veja as dicas a seguir:

1. Verifique as entradas e saídas de caixa

Saber quais são todas as entradas e saídas do seu orçamento, é essencial para ter o controle do seu fluxo de caixa. Isso porque, por meio dessas informações, é possível entender quanto foi destinado para cada setor e o que ainda precisa ser feito.

Sendo assim, é muito importante que todos os itens que contribuem para os ganhos e os gastos de capital do seu caixa sejam listados em uma planilha ou com uma plataforma de gestão de eventos especializada.

2. Tenha uma reserva de emergência

Como dito anteriormente, ter um controle do seu orçamento também é fundamental para que você crie uma reserva de emergência e esteja preparado para qualquer imprevisto que aconteça durante o seu evento.

Você não quer que as pessoas percebam que algo está faltando ou que um determinado equipamento quebrou durante o dia, certo? Por isso, é essencial que você tenha um dinheiro em caixa para arrumar ou comprar esse item que está em falta.

Para isso, é ideal separar uma determinada quantia dentro do seu orçamento para ser a reserva de emergência.

3. Conheça com profundidade o seu público-alvo

Sem conhecer com profundidade o seu público-alvo, fica mais complicado definir quais serão as necessidades e desejos dessas pessoas ao visitar o seu evento.

Já imaginou destinar um determinado valor para um tipo de entretenimento, como algo de alta tecnologia e o seu público não ter interesse nesse tipo de serviço? A probabilidade deles não quererem nem participar da integração é grande.

Por isso, é ideal que você analise por meio das redes sociais ou pesquisas com formulários na hora da inscrição, por exemplo,, hábitos de compras e dados demográficos, e todos os gostos e preferências desse público, a fim ter ações mais eficazes.

Se você ainda tem dúvidas de como realizar um evento eficiente e que atenda as expectativas do seu público, conheça o guia de gestão de eventos e continue contando com a Sympla na sua produção!