Empresas interessadas em realizar o patrocínio ajudam nos custos e nas operações para colocar um evento em prática. A empresa que patrocina, por sua vez, ganha visibilidade e acesso direto ao público-alvo. A parceria será um sucesso se for realizada pensando no benefício de ambas as partes – portanto, se o produtor de eventos quiser associar patrocinadores, existem alguns critérios a se considerar.
Vamos por partes! Primeiro, é importante saber o que interessa à empresa a qual se dirige a proposta de patrocínio. Segundo, o que cabe ao produtor do evento oferecer. E, finalmente, como proceder caso empresa e produtor se entendam e resolvam firmar uma parceria para eventos.
O que o patrocinador quer?
Ao associar a imagem de sua empresa a um evento, o patrocinador quer uma boa visibilidade. Seja um show, festa, programa cultural ou esportivo, palestra, conferência ou exposição, o importante é que a marca consiga estabelecer contato positivo com o público.
O bacana para as empresas é a possibilidade de associar a marca de uma forma dinâmica com o público consumidor dos seus serviços ou produtos. Por isso, é importante que a empresa patrocinadora escolha o evento que envolva o público certo para a marca. Parece óbvio, mas o resultado negativo de patrocinar um evento que não fala a mesma língua dos clientes da empresa pode resultar em perda de dinheiro. Afinal de contas, patrocínio é sinônimo de querer a ampliação de clientes e de consumo.
Por isso mesmo, quando uma empresa decide patrocinar um evento, deve-se elaborar um plano de comunicação bastante completo para o desenvolvimento de uma interação agradável e marcante com o cliente em potencial. Isso tudo porque o evento será uma oportunidade de ouro para a empresa estar em contato direto com seu público-alvo.
A empresa também se beneficia com a mídia presente no evento. A cobertura, incluindo as fotos, costuma gerar comentários positivos para a marca. Outro ponto a favor das iniciativas de patrocínio: o efeito lembrança de marca. Ao terem uma experiência agradável com a marca, os clientes em potencial poderão aumentar o interesse pelo que é oferecido pela empresa.
O que seu evento deve propor?
Munido dessas informações, o produtor do evento já sabe como abordar a empresa. Antes de qualquer outra ação, você deve identificar se existe alguma relação coerente entre o evento e a empresa a que se pretende propor o patrocínio. Isto é importante para evitar arranhar a imagem da firma responsável pelo evento. Estude cautelosamente o público do seu evento, além de conhecer muito bem o público-alvo da possível empresa patrocinadora.
Feito isso, descreva detalhadamente para a empresa como será o evento, que tipo de cobertura midiática é esperada e qual a proposta de divulgação da marca patrocinadora. Propor acesso ao mailing do evento é uma boa opção, pois agrega potencial de alcance da marca.
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E se a parceria der frutos, como proceder?
Tudo é questão de diálogo e planejamento. Por isso mesmo, uma vez definida a parceria entre produtor e a empresa patrocinadora, deve-se fazer um contrato descrevendo as responsabilidades de cada parte. O contrato deve ser bem detalhado para evitar desentendimentos futuros. Ele deve conter informações sobre as responsabilidades assumidas tanto pela produtora do evento, quanto pela empresa patrocinadora em termos operacionais, financeiros e jurídicos.
É importante também acrescentar a descrição do tipo de apoio a ser prestado pela patrocinadora, ou seja, qual será o tipo de patrocínio, incluindo o período e os valores envolvidos. Os realizadores do evento, por sua vez, irão listar as formas combinadas para a divulgação da marca da empresa.
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É importante deixar claro se a parceria trata-se de patrocínio exclusivo ou se haverá outras empresas envolvidas. Caso haja patrocínio misto, informe como as marcas irão se relacionar no evento.
Resolvida a parte burocrática, é hora de aproveitar a parceria e extrair o melhor para os dois lados. Realizando um evento excelente e estabelecendo uma relação clara, direta e positiva com o patrocinador, é possível que a parceria se repita em outras oportunidades. E assim, todo mundo ganha :)
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