Por definição, a conferência é um evento organizado por um grupo de indivíduos, associações ou instituições, com o objetivo de reunir pessoas para discutir determinada questão ou problemática, visando o levantamento de soluções, prioridades e propostas para o bem comum.

Aparentemente, é algo simples. Mas se você acredita que basta chamar as pessoas para que a conferência seja produtiva e gere resultados, está enganado. Uma conferência também é um evento que exige organização para atrair participantes  e alcançar o objetivo a que ela se propõe!

Confira as dicas que reunimos para você organizar uma conferência de sucesso:

Escolha um espaço adequado

Normalmente, as conferências são realizadas para resolver problemas e discutir assuntos pré-determinados. Por isso, não gere novos problemas para os debates! Para isso, selecione com cautela o local da conferência, lembrando que:

  • O local precisa comportar confortavelmente o número total de pessoas;
  • O número de banheiros deve ser compatível com o de participantes;
  • Preocupe-se com o acesso ao local do evento, se há estacionamento, bem como mobilidade para deficientes físicos;
  • Se precisar de um espaço para o coffee-break, procure por um local arejado que facilite o deslocamento das pessoas para que elas se sirvam.

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Programação é essencial

Para que a conferência flua da melhor maneira possível, é necessário que  haja um tempo específico para cada palestrante ou debate – e isso precisa ser avisado com antecedência. Dessa forma, quem for discursar pode preparar uma apresentação na medida certa. Uma boa dica é, durante a apresentação, informá-lo através de placas sobre o tempo restante, por exemplo, “faltam 10 minutos”. Peça que o mestre de cerimônias, ao apresentar o palestrante, informe que no final haverá um espaço para perguntas, assim os participantes podem anotar suas dúvidas e questionar no momento certo.

Além de uma conferência bem planejada, uma programação permite que o tempo não se prolongue exageradamente.

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Roteirize as apresentações

Quando organizar a palestra, discurso ou orientação, determine previamente os temas que serão discutidos. Assim, quem vai falar com o público não será repetitivo quanto ao conteúdo exposto. Outro ponto a ser enfatizado é que as apresentações devem ser enviadas a você com antecedência para avaliação dos dados que serão explicados. Você não vai querer que haja incompatibilidades com o tema e improvisos, ou até mesmo invenção de dados, certo?

O evento deve chegar a quem realmente interessa

A empresa que contratou você, precisa informar sobre a quantidade de convidados, palestrantes e interessados. Dessa forma você vai poder direcionar a divulgação do evento para um público-alvo correto. Se uma empresa, por exemplo, tiver um mailing dos associados é uma boa oportunidade de conquistar novos participantes. Divulgue o conteúdo das palestras nos materiais que forem criados, isso ajuda a despertar interesse no evento.

Providencie o que será usado no evento

Como qualquer evento, você vai precisar de um check-list e estudar todas as necessidades dos palestrantes, convidados e participantes. Lembre-se da carga horária para poder selecionar os itens e suas quantidades. E programe um teste de todos os equipamentos.

Para quem for falar, providencie garrafas de água, microfone, datashow, câmera (de acordo com o local e a estrutura que você tiver, há possibilidade de realizar um streaming para participantes que se inscreveram na modalidade à distância), cabos, pen drives e demais acessórios necessários para a apresentação. Já para os convidados, disponibilize assentos confortáveis, internet wi-fi e cartões indicando nome da rede e senha, caso haja.

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Conte com uma equipe de apoio

Para recepcionar os participantes e credenciá-los, você deve ter uma bancada com os crachás, separando-os por ordem alfabética, o que agilizará em caso de atrasos e filas.

É essencial que este controle seja rigoroso mas, ao mesmo tempo, muito rápido e prático para evitar demoras no cadastramento. É por isto que recomendamos a utilização de uma plataforma automática online, que irá propiciar, além da venda online das inscrições, o cadastramento automático dos participantes no dia do evento.

Aproveite para deixar materiais interessantes para os participantes na entrada. O evento vai contar com pasta, folders de parceiros e outros materiais? Inclua um material da sua empresa nessa pasta, é uma forma sutil de divulgação.

De acordo com o número de participantes, selecione recepcionistas e auxiliares. Direcione gente para auxiliar os palestrantes e convidados, bem como para ficar responsável por cronometrar as palestras e informar os minutos faltantes.

Saiba lidar com imprevistos

Um palestrante ficar preso em algum lugar, perder o voo ou ficar doente são possibilidades que não devem ser descartadas. E por esse motivo, os demais participantes não poderão ficar no ócio até o horário da nova palestra. É importante sempre dispor de uma carta na manga para esse tipo de situação, como ter vídeos sobre o tema do evento. Se for possível, adeque os horários, remanejando as palestras. Outra solução é ampliar o tempo das perguntas até que o palestrante seguinte entre em cena.

Mesmo que realizando o teste dos equipamentos, algo pode falhar. Portanto, você deve estar preparado para todas as possibilidades. Se possível. tenha equipamento extra para garantir que o evento continue sem interrupções.

Como qualquer evento, peça um feedback dos participantes. Junto com os materiais entregues no credenciamento, coloque uma pesquisa de satisfação. É uma boa forma de saber como seu evento está sendo avaliado por quem participa.


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Boa sorte e sucesso com a sua conferência!