Independentemente do ramo de atividade ou do tamanho do seu negócio, sempre existirão boas oportunidades para organizar eventos empresariais que tragam resultados positivos. Os motivos podem ser diversos, como:

  1. Treinamento para colaboradores;
  2. Encontro de gestores das filiais;
  3. Lançamento de novos produtos ou serviços;
  4. Comemoração do aniversário da empresa;
  5. Alcance de metas;
  6. Etc.

Parte importante do sucesso de um evento corporativo é ter em mente que ele é uma estratégia eficaz para aumentar o engajamento dos funcionários, estreitar relações entre fornecedores e entre a própria equipe, ajudar a promover sua marca e muito mais :)

Ou seja, seu evento deve ser visto como um investimento e não como apenas mais um gasto para a empresa. E quando todas as pessoas envolvidas na organização do evento compreendem a importância dessa estratégia para os negócios, fica bem mais simples organizá-lo em direção ao sucesso.

Na hora de planejar, as dúvidas podem ser muitas: onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como convidar todas as pessoas que devem estar lá? Em qual data fazer? Mas calma, sem desespero! Para garantir que tudo saia como o esperado, basta seguir algumas dicas e se organizar para fazer a melhor comemoração. Vamos lá!

Como organizar eventos empresariais de sucesso?

1. Defina seu orçamento

O ponto de partida não pode ser outro: antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Portanto, faça uma planilha para organizar todos os gastos e a preencha com até mesmo os menores gastos.

Lembre-se de conversar com o responsável pela contratação do seu serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia de capital disponível. Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.

Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.

#DicaSympla: baixe nossa planilha de orçamento para produção de eventos para fazer um planejamento financeiro sem dificuldades!

2. Escolha a data e o local

Estabelecido o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar nas melhores datas e locais para o seu evento.

Nesse momento, é importante levar alguns fatores em consideração, como evitar épocas de muito estresse para os funcionários ou épocas muito próximas a datas comemorativas. Os finais de mês, por exemplo, costumam ser mais desgastantes, e é improvável que muitas pessoas compareçam a um evento uma semana antes do Natal, não é mesmo?

Lembre-se também que eventos empresariais realizados em dias úteis, fora do horário de trabalho, podem comprometer a jornada do dia seguinte, já que os funcionários não terão um período de descanso completo. Portanto, tente fazê-los em dias próximos ao fim de semana ou dê um dia de folga após o evento :)

Para escolher o local, além do espaço e da infraestrutura, uma boa localização é essencial. A alternativa mais democrática é procurar lugares que sejam próximos à empresa. Dessa forma, os convidados já estarão familiarizados com a região e dificilmente terão problemas para chegar ao local do evento.

É bom ter em mente que um planejamento bem feito pode fazer toda a diferença na escolha do local e da data. Se você deixar para a última hora, provavelmente encontrará poucas opções disponíveis e poderá acabar pagando mais caro ou, até mesmo, não conseguindo encontrar o local na data ideal.

3. Faça as contas

Essa dica vai poupar seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas. Para ajudar nas contas, considere os cálculos abaixo:

Comida:

  • 12 a 15 salgados por pessoa se houver apenas coquetel;
  • 5 a 8 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar;
  • 150 gramas de massa por pessoa, se servida como acompanhamento, ou 200 gramas, se servida como prato principal;
  • 200 gramas de carne por pessoa.

Bebida:

  • Uma garrafa de vinho para cada duas pessoas;
  • Um litro de whisky para cada 10 pessoas;
  • Uma garrafa de cerveja por pessoa;
  • 400 ml de refrigerante por pessoa;
  • 200 ml de água mineral por pessoa.

#DicaSympla: não se esqueça de garantir a procedência dos serviços e produtos de seus fornecedores. Aprenda tudo que você precisa saber sobre fornecedores clicando aqui:)

4. Comunique os convidados

Evento planejado, serviços contratados. E agora? Só falta avisar os convidados todos os detalhes do evento!

Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar outras alternativas. Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas.

Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação. O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.

#DicaSympla: anexe ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode retirar um convite. Assim, você ainda poderá realizar o controle de entrada de cada participante do evento.

5. Obtenha feedbacks

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.

Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas.

Os convidados são o item mais importante de qualquer produção. Portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.

Em 5 passos simples você consegue colocar em prática um evento empresarial que atingirá os objetivos de quem o contratou!

#DicaSympla: você produz eventos empresariais e tem interesse em revolucionar a gestão deles, além de fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então, conheça a Sympla e crie seu evento com a gente! Se seu evento for gratuito, você usufrui das ferramentas de gestão da Sympla sem custos :)