O início do ano – janeiro, fevereiro e março – é, em geral, marcado pelo retorno dos estudantes às escolas e universidades. Trata-se de um período em que as atenções estão voltadas para a volta às aulas, o que pode representar uma oportunidade para os produtores. Por isso, uma boa pedida é planejar eventos educacionais para esse período.

Mas como organizar um evento de volta às aulas de sucesso? Neste texto, a Sympla reúne as principais dicas e boas práticas para esse tipo de produção. Continue lendo este artigo para ficar por dentro.

O que é um evento educacional?

Os eventos educacionais podem ser tanto pequenas produções, realizadas em escolas com o intuito de engajar os alunos em alguma atividade ou assunto, quanto grandes congressos e seminários que atraem palestrantes e público de fora.

Alguns dos principais tipos de eventos educativos são:

  • congressos, que têm o intuito de debater ideias sobre determinado assunto;
  • encontros, com o objetivo de discutir melhorias para um campo de atuação;
  • seminários, que são eventos nos quais são apresentadas pesquisas desenvolvidas por alunos e pesquisadores;
  • simpósios, onde pesquisadores e estudantes discutem um tema para chegar a maiores conclusões;
  • fóruns, em que há participação da plateia no debate livre sobre algum assunto;
  • conferências, que reúnem especialistas para a discussão de um tema;
  • cursos, que têm por intuito educar ou capacitar um grupo de pessoas;
  • feiras, em que os alunos podem mostrar suas produções e ideias;
  • workshops, que podem ser definidos como uma aula conduzida por um especialista..

Mas além desses, há outros diversos formatos em que alunos, professores e outros especialistas podem se reunir. E, no momento atual, em que medidas de distanciamento social ainda estão em vigor por causa da pandemia do coronavírus, os eventos online ganharam força.

Nesse sentido, o trabalho dos produtores tem sido facilitado pelas plataformas de gestão de eventos, como a Sympla, onde é possível se cadastrar e gerenciar toda a produção com poucos cliques.

Como produzir eventos educacionais?

Os eventos educacionais oferecem uma série de oportunidades para os produtores de eventos. Afinal, em produções como essas, os organizadores estão em contato com instituições como colégios, universidades e outros centros acadêmicos que têm uma demanda por eventos ao longo de todo o ano.

Dessa forma, é possível fazer networking com a comunidade acadêmica, além de desenvolver experiência no gerenciamento desse tipo de produção e conhecer melhor o universo dos eventos de educação.

Por isso, a Sympla reuniu as melhores dicas para você, produtor, não esquecer nada na sua produção!

Financiamento

Além das taxas de inscrição (quando cobradas), a maior parte do financiamento do evento virá dos patrocinadores ou da verba disponibilizada pelo seu cliente. Por isso, antes de iniciar o restante do planejamento, é importante ter noção dos valores disponíveis para custear o que for preciso.

Ao criar um orçamento para o cliente, considere o objetivo e o tema do evento. Dessa forma, é possível ter clareza quanto ao tipo de espaço a ser utilizado, tamanho do público e outros investimentos necessários.

Tema e público

Como dito anteriormente, um dos primeiros passos para realizar um evento educativo de sucesso é entender o que o seu cliente realmente deseja. Faça as seguintes perguntas.

  • Qual o tipo de evento? Será um seminário, feira, congresso…?;
  • qual o tamanho do público desejado? Entenda se será um evento interno ou aberto a demais estudantes;
  • Quais são as expectativas do seu cliente?;
  • Qual é o público que ele pretende atingir? Podem ser crianças, acadêmicos…;
  • Qual é o formato? Online, híbrido ou presencial?

Esses são alguns dos pontos iniciais para acertar na produção. Afinal, dependendo das respostas, a organização pode mudar totalmente.

Local e data

Após definir se o evento será online, híbrido ou presencial, é interessante definir o local e a data — que, nesse caso, deverá ser próxima à volta às aulas, para aproveitar o momento.

Se a produção for híbrida ou 100% online, você pode contar com uma plataforma de transmissão, como a Sympla Streaming, em que é possível criar, vender e transmitir o seu evento online em um só lugar. Dessa forma, a gestão do evento é facilitada e você consegue dar atenção a outras questões.

Entretanto, se o evento for presencial, é interessante checar se o seu cliente tem um espaço, nas próprias dependências da escola ou faculdade, para suportar o tamanho do público esperado. Caso seja preciso alugar um local, é importante ficar de olho em algumas características do espaço:

  • infraestrutura disponível, para garantir conforto e comodidade;

  • localização, para ser acessado com facilidade;

  • acessibilidade, para que todos possam participar;

  • tamanho, que deve ser ideal ao público estimado.

Mas fique tranquilo! Caso o evento seja presencial, você também pode recorrer às ferramentas oferecidas pela Sympla para cadastrar, vender e gerenciar a sua produção. Além disso, também é possível contar com as funcionalidades da plataforma para realizar todas as tarefas de marketing e impulsionar as vendas ou visualizações do seu cliente.

Conte com a Sympla para produzir um evento educacional de sucesso

Quer usar a maior plataforma de eventos do Brasil para realizar uma produção de volta às aulas? Conte com a Sympla e acompanhe tudo em tempo real. Vendas de ingressos, gestão dos participantes, dados, interesses do público e desempenho das campanhas poderão ser analisados rapidamente com a geração de relatórios.

Faça o seu cadastro na plataforma Sympla e comece a otimizar a produção dos eventos educacionais nessa volta às aulas para oferecer um bom desempenho aos seus clientes.