Organizar eventos culturais é uma excelente forma de aproximar o seu público em torno de um tema específico, ou de simplesmente proporcionar entretenimento e diversão!

Os principais tipos de eventos culturais são os festivais de música, shows, apresentações teatrais, festivais de gastronomia, exposições de arte e lançamentos de livros, cada um deles com características e necessidades próprias! Para que você não cometa erros na hora de produzir o seu, confira o nosso guia com tudo sobre como organizar eventos culturais que levem experiências completas ao público:

Como organizar eventos culturais

O primeiro passo para organizar um evento cultural é definir o formato da sua produção. Nos eventos culturais, o objetivo é levar arte e entretenimento ao público, e isso pode ser feito de diversas maneiras!

Dessa forma, é preciso saber com clareza o formato do evento cultural a ser realizado para, a partir disso, planejar as ações antes, durante e depois do evento.

Planejamento

É fundamental iniciar o planejamento do evento com bastante antecedência! Isso evita que imprevistos e surpresas aconteçam no dia e atrapalhem a sua produção. Inicialmente, procure definir:

  • Qual será a temática do evento
  • Onde e quando ele deve ser realizado
  • Qual será a duração (algumas horas ou vários dias)
  • Qual é o número esperado de participantes
  • Quais itens de estrutura e logística serão necessários
  • Quais objetivos se deseja alcançar com a realização do evento

É neste momento que você também irá definir os custos iniciais do evento – ou seja, calcular quanto o evento irá custar e qual será o lucro pretendido com a produção! O orçamento é um dos aspectos mais importantes e precisa ser elaborado com atenção e detalhismo, para impedir que você acabe tendo prejuízos ou se esqueça de alguma despesa indispensável.

A melhor maneira de organizar um evento sem que informações se percam ou sejam esquecidas é por meio de uma planilha de planejamento estratégico. Nela, você pode acompanhar o andamento de todas as questões durante as fases de pré-produção, produção, e pós realização do evento. Aproveite e faça o download de um modelo preparado pela Sympla :)

#DicaSympla: Saiba como definir o objetivo de um evento

Estrutura para eventos culturais

Boa parte dos itens de infraestrutura para o evento irá depender do formato escolhido. Festivais de música, por exemplo são realizados geralmente em locais abertos, enquanto exposições e lançamentos de livros costumam acontecer em espaços fechados, como museus, centros culturais e livrarias.

Dessa forma, é importante especificar os itens necessários de acordo com as características do tipo de evento. Alguns elementos que você precisará providenciar são:

  • Definição do espaço para realizar o evento;
  • Alvará para eventos (no caso de locais externos ou espaços alugados);
  • Contratação de artistas (no caso de shows e festivais de música);
  • Escolha da equipe para o evento (controle de entrada, limpeza, segurança, ponto de apoio, etc.);
  • Sinalização (banheiros, bares, saídas de emergência);
  • Iluminação, sonorização e decoração;
  • Venda de alimentos e bebidas;
  • Venda de ingressos;
  • Check-in e controle de entrada.

Também vale lembrar que, principalmente no caso de eventos musicais, toda a programação do evento será definida a partir da apresentação da atração principal e das atrações secundárias! Em caso de exposições ou eventos em outros formatos, considere o momento mais importante – como um discurso ou a distribuição de autógrafos – como o acontecimento principal, e pense nos outros a partir dele.

#DicaSympla: Acompanhe a execução de todos estes itens através de um checklist para produção de eventos!

Definindo o público-alvo

Muitos produtores de eventos se esquecem de definir o público do evento – ou seja, o perfil de pessoas que desejam influenciar a participarem do evento. No entanto, sem saber com clareza quem é o público-alvo, é impossível pensar em uma estratégia de divulgação e de vendas coerente com os objetivos do evento e que traga resultados!

Para definir o público do seu evento, procure pensar nos nos seguintes aspectos:

  • O evento está sendo realizado para um público específico ou geral?
  • Qual a faixa etária?
  • Quais os principais interesses deste público (arte, gastronomia, música alternativa, teatro, leitura…)?
  • Quais eventos do segmento cultural ele costuma frequentar?
  • Quais canais e redes sociais ele utiliza para se comunicar?

A partir de informações como essas, será possível investir em experiências para encantar o público, de acordo com o que ele espera do evento. Espaços interativos, brindes, ativações de marca… Nessa hora, o que vale é ser criativo para trazer ainda mais visibilidade à sua produção!

#DicaSympla: O que é persona e qual a importância de criar uma para seu evento

Captação de patrocínios

A captação de patrocínios é uma das estratégias mais utilizadas para viabilizar eventos culturais. Com patrocínios e parcerias, é possível cobrir os custos de boa parte do evento – com itens como bebidas, brindes, equipamentos e divulgação –, fazendo com que o evento também tenha mais valor e visibilidade!

O patrocínio também pode ter várias vantagens para as empresas patrocinadoras! Mas para convencê-las a fazer parte do seu evento cultural, é fundamental deixar claro quais são as contrapartidas propostas pela sua produção – ou seja, quais vantagens ela podem ter ao entrarem como patrocinadoras ou parceiras.

Para te ajudar nessa tarefa, preparamos um Kit de patrocínio para eventos! Clique aqui e baixe agora \o/

Estratégias de divulgação

Agora que você já conhece bem o seu público, é hora de pensar nas estratégias de divulgação para o evento. Ela é essencial para que as pessoas saibam que o seu evento está acontecendo! Por isso, também é importante planejar as estratégias de divulgação com antecedência, elaborando um plano de marketing.

Invista em ações nas principais redes utilizadas pelo público, e utilize uma linguagem clara e criativa para comunicar as principais informações e atrações do evento. Lembre-se de que, dependendo do tipo de evento, os canais de divulgação mais adequados podem mudar.

Aqui vão algumas sugestões de ações de divulgação que você pode colocar em prática:

  • Produção de materiais de divulgação (identidade do evento);
  • Divulgação nas principais redes sociais;
  • Distribuição de flyers em espaços relacionados à cultura (museus, teatros, cinemas, livrarias, casas de shows, lojas de arte);
  • Ações de engajamento do público pré-evento;
  • Divulgação em mídias offline (jornais, outdoors e busdoors);
  • Divulgação via e-mail marketing.

O formato dos materiais de divulgação pode ser variado, passando por vídeos e imagens que explorem a identidade do evento e as principais atrações. Não deixe de exaltar os diferenciais do evento e demonstre como a sua produção está focada em proporcionar experiências inesquecíveis aos participantes!

#DicaSympla: Saiba como divulgar um evento

Venda de ingressos

Agora que a organização do seu evento já está preparada, é hora de pensar na venda dos ingressos! Independentemente se o evento será pago ou gratuito, é necessário realizar o controle das vendas e dos participantes por meio de uma plataforma especializada na venda de ingressos.

Isso permite que você acompanhe os resultados das vendas em tempo real. Se alguma estratégia não estiver dando o resultado esperado, você pode pensar em alternativas para impulsionar a venda dos ingressos! Além disso, você também pode criar códigos promocionais, separar os ingressos por lotes, realizar sorteios nas redes sociais, integrar a página do evento ao seu site oficial e disponibilizar todas as informações do evento aos participantes.

Para ter acesso a esses (e outros!) benefícios, aproveite para criar o seu evento na Sympla! :)